Gefahrstoffe rechtssicher managen

Mit ihren qual­i­ta­tiv hochw­er­ti­gen Lösun­gen für Steuer­ber­ater, Wirtschaft­sprüfer und Recht­san­wälte verbessert die Dat­ev eG die betrieb­swirtschaftlichen Prozesse von 2,5 Mil­lio­nen Unternehmen, Kom­munen, Vere­inen und Insti­tu­tio­nen. Die 1966 gegrün­dete Genossen­schaft mit Sitz in Nürn­berg beschäftigt über 6.000 Mitar­beit­er und zählt zu den größten Soft­ware-häusern und Infor­ma­tions­di­en­stleis­tern in Europa.

Als die neue Gef­Stof­fV im Jahr 2010 in Kraft getreten ist, stand Dat­ev, genau­so wie viele andere Unternehmen, vor der gewalti­gen Auf­gabe, das gesamte betriebliche Gefahrstoff­man­age­mentsys­tem an die europäis­che CLP-Verord­nung anzu­passen. Neue Gefahrsym­bole und Sig­nal­wörter, zusät­zliche Gefahren­klassen sowie Änderun­gen bei den Sicher­heits- und Gefahren­hin­weisen müssen bis zum Ablauf der Über­gangs­frist umge­set­zt wer­den. Davon betrof­fen sind sämtliche Doku­mente von Sicher­heits­daten­blät­tern und Betrieb­san­weisun­gen über Gefahrstof­fverze­ich­nisse und Etiket­ten bis hin zur Gefährdungs­beurteilung selb­st. Mit den kon­ven­tionellen Lis­ten und Tabellen stoßen Unternehmen schnell an ihre Gren­zen, denn es ist äußerst umständlich alle Doku­mente manuell zu pfle­gen und dafür zu sor­gen, dass sie stets aktuell sind und allen geset­zlichen Vorschriften ein­wand­frei entsprechen.

Zeit­gle­ich mit den Neuerun­gen des Geset­zge­bers wur­den bei Dat­ev die inter­nen Bere­iche Arbeitssicher­heit und Umwelt umstruk­turi­ert. Auf­grund der vie­len Schnittstellen mit den Auf­gaben im Gefahrstoff­man­age­ment ist die Notwendigkeit ein­er the­menüber­greifend­en, zukun­fts­fähi­gen Lösung immer klar­er gewor­den. Doch wed­er das auf Access-Basis erstellte Gefahrstof­fkataster noch die Excel-Lis­ten mit einges­can­nten Sicher­heits­daten­blät­tern kon­nten die neuen gesetz- lichen Anforderun­gen erfüllen. Weit­ere Anwen­dun­gen zur Erstel­lung von Betrieb­san­weisun­gen und Gefährdungs­beurteilun­gen, die von ver­schiede­nen Fach­abteilun­gen betreut wur­den, führten dazu, dass die Prozesse im Gefahrstoff­man­age­ment nicht ein­deutig waren oder nicht kon­se­quent zu Ende liefen. Dabei hat Daten­sicher­heit für den Soft­ware­an­bi­eter aus Mit­tel­franken höch­ste Pri­or­ität, was eine weit­ere Her­aus­forderung an das neue Sys­tem darstellte.

Zur Entschei­dungs­find­ung lud Dat­ev einen Anwen­der aus dem Nach­barun­ternehmen ein, der seine Erfahrun­gen im Umgang mit der web­basierten Soft­ware EcoWeb­Desk schilderte. Nach umfang-reichen inter­nen Abstim­mungen und erfol­gre­ich­er Test­phase, in der die Soft­ware der EcoIn­tense GmbH zahlre­ichen Prü­fun­gen unter­zo­gen wurde, ist die Entschei­dung gefall­en: „Wir haben eine tragfähige Lösung für unser Gefahrstoff­man­age­ment gefun­den, die sowohl die alte als auch die neue Gefahrstof­fverord­nung opti­mal unter­stützt“, erk­lärt Clau­dia Waitz, die im Team IT- und Prozess­man­age­ment Facil­i­ty Man­age­ment als Admin­is­tra­tor EcoWeb­Desk betreut. „Gefährliche Arbeitsstoffe sind jet­zt bei uns in einem zen­tralen Sys­tem abge­bildet und die Dat­en sind für alle Ver­ant­wortlichen auf Abruf verfügbar.“

Mit dem Ein­satz von EcoWeb­Desk lässt sich das kom­plexe Sys­tem von betrieb­swirtschaftlichen Ken­n­dat­en, geset­zlichen Vor­gaben sowie Anforderun­gen an Arbeitssicher­heit und Gefahren­ver­mei­dung effizient ver­wal­ten. Dank ihres mod­u­laren Auf­baus kann sich die web­basierte Soft­ware an jede Unternehmensstruk­tur flex­i­bel anpassen, egal ob Großkonz­ern oder Mit­tel­stand, Fer­ti­gung oder Dien­stleis­tung. Durch regelmäßige Updates wird die Aktu­al­ität der tech­nis­chen Sicher­heits­stan­dards und des fach­lichen Standes der Soft­ware sichergestellt – ob in der SaaS-Ver­sion (Soft­ware as a Ser­vice) oder als Enter­prise-Lösung, bei der EcoWeb­Desk auf vorhan­de­nen unternehmen­seige­nen Servern einge­set­zt wird. Das webgestützte Man­age­mentsys­tem kann direkt per Brows­er ges­tartet wer­den und erlaubt somit jed­erzeit ort­sun­ab­hängiges Arbeit­en. Fol­glich bekom­men Unternehmen ein Werkzeug, mit dem sie alle Auf­gaben und Prozesse im betrieblichen HSE-Man­age­ment (Health, Safe­ty & Envi­ron­ment) bequem und rechtssich­er steuern kön­nen, denn die Soft­ware ist voll­ständig kon­form zu den inter­na­tionalen Nor­men ISO 14001 (Umwelt­man­age­ment), ISO 50001 (Energie­m­an­age­ment) und OHSAS 18001 (Arbeits- und Gesund­heitss­chutz­man­age­ment). Dies wurde im Rah­men extern­er Audits offiziell von der Dekra Cer­ti­fi­ca­tion GmbH bestätigt.

Bei Dat­ev wurde vor allem die Daten­qual­ität hin­sichtlich Datenkon­sis­tenz und Voll­ständigkeit seit der Ein­führung von EcoWeb­Desk erhöht. Alle Dat­en und Doku­mente sind zen­tral und revi­sion­ssich­er hin­ter­legt. Dabei bleiben Änderun­gen über die inte­gri­erte Ver­sion­ierung und Archivierung langfristig nachvol­lziehbar. Der Zugang zu Dat­en wird über dif­feren­zierte Freiga­be­mech­a­nis­men geregelt, damit unter­schiedliche Nutzer nur die jew­eils benötigten Infor­ma­tio­nen erhal­ten. So haben beispiel­sweise Pro­duk­tion­s­mi­tar­beit­er im Druck- und Ver­sandzen­trum nur eine lesende Berech- tigung, wobei Umwelt­beauf­tragte und Sicher­heits­fachkräfte zusät­zlich über Schreibrechte verfügen.

Durch die zen­trale Daten­ver­wal­tung wer­den Mehrfach­bear­beitun­gen und Redun­danzen ver­mieden, was ins­beson­dere im Hin­blick auf die sich ständig weit­er­en­twick­el­nde Geset­zes­grund­lage im Arbeits- und Umweltschutz für den Infor­ma­tions­di­en­stleis­ter sehr nüt­zlich ist.

Mit dem Fach­mod­ul „Gefahrstoff­man­age­ment“ baute Dat­ev ein neues Gefahrstof­fkataster auf, in dem über 460 Arbeits- und Gefahrstoffe sowie Gemis­che hin­ter­legt sind. Dank der indi­vidu­ell anpass­baren Fil­ter­funk­tio­nen sind die ver­wen­de­ten Inhaltsstoffe samt Kennze­ich­nung nach gängi­gen Stan­dards (Gef­Stof­fV, GHS/CLP) sekun­den­schnell gefun­den. Dadurch kon­nte der gesamte Prozess der Gefahrstoff­beschaf­fung wesentlich vere­in­facht wer­den: Vor der Bestel­lung wird nun zen­tral geprüft, ob dieser oder ein ähn­lich­er Stoff im Hause bere­its einge­set­zt wird oder ob er durch einen anderen Stoff sub­sti­tu­iert wurde. Stel­lung­nah­men der Gesund­heits- und Umwelt­beauf­tragten sowie des Arbeitssicher­heitsin­ge­nieurs wer­den beim Einkauf bis hin zur Ware­nan­nahme lück­en­los doku­men­tiert, was mehr Trans­parenz für alle Beteiligten im Gefahrstoff­man­age­ment bringt.

Für die Anwen­der ist es beson­ders prak­tisch, dass Infor­ma­tio­nen zu Freiga­bereg­ulierun­gen, Ein­satzbere­ichen und Zusam­men­lagerung von Gefahrstof­fen nach TRGS 510 in der Soft­ware automa­tisch über­prüft wer­den. Gefahren­quellen lassen sich somit schnell iden­ti­fizieren und es wird sichergestellt, dass immer das aktuell­ste Sicher­heits­daten­blatt vorhan­den ist. Hohe Benutzer­fre­undlichkeit garantiert zudem die stan­dar­d­isierte Vorge­hensweise bei der Erstel­lung von Gefährdungs­beurteilun­gen und Betrieb­san­weisun­gen. Dabei sind Angaben zu Tätigkeit­en, Gefahren, Erste Hil­fe und Entsorgung bequem hin­ter­legt und die Ableitung von Schutz­maß­nah­men erfol­gt automa­tisiert in Anlehnung an das EMKG (Ein­fach­es Maß­nah­menkonzept Gefahrstoffe) Ver­sion 2.2 der Bun­de­sanstalt für Arbeitss­chutz und Arbeitsmedizin.

Heute set­zt Dat­ev das umfassende Man­age­mentsys­tem EcoWeb­Desk nicht nur für die Ver­wal­tung von Gefahrstof­fen ein, son­dern auch in anderen HSE-Bere­ichen. Dank regelmäßigem Ressourcen­mon­i­tor­ing und dem neuen Abfal­lkataster im Mod­ul „Öko-Con­trol­ling“ ste­hen entsprechende betriebliche Umweltkenn­zahlen für den Nach­haltigkeits­bericht auf Knopf­druck zur Ver­fü­gung. Im Fach­mod­ul „Legal Com­pli­ance“ wird ein neu erstelltes Recht­skataster gepflegt, so dass Gefahrstoffe und Betrieb­smit­tel nun direkt mit den ein­schlägi­gen Recht­snor­men und abgeleit­eten Recht­spflicht­en verknüpft sind. Auf diese Weise behält der Umwelt­beauf­tragte alle rel­e­van­ten Geset­ze und deren Änderun­gen stets im Überblick, was zu höher­er Rechtssicher­heit im gesamten Unternehmen führt.

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