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Zertifizierung in Corona-Zeiten und Remote-Audits und Fristen

Remote-Audits und Fristen
Zerti­fi­zie­run­gen in Corona-Zeiten

Zertifizierungen in Zeiten der Coronavirus-Pandemie müssen teilweise anders organisiert werden. Foto: © Sikov - stock.adobe.com
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Unter­neh­men sind derzeit in vieler­lei Hinsicht gefor­dert: Sie müssen ihr wirt­schaft­li­ches Über­le­ben sichern, Mitar­bei­ter ins Home­of­fice oder in Kurz­ar­beit schi­cken und neue Stra­te­gien entwi­ckeln. Sind Manage­ment­sys­teme für Quali­tät, Umwelt, Ener­gie oder Arbeits­schutz einge­rich­tet, stehen Audits durch den Zerti­fi­zie­rer an. Wann Remote-Audits möglich sind und Fris­ten verlän­gert werden können, zeigt der nach­fol­gende Arti­kel.



Deut­sche Akkre­di­tie­rungs­stelle (DAkks): Die Deut­sche Akkre­di­tie­rungs­stelle weist aktu­ell die Zerti­fi­zie­rer für Manage­ment­sys­teme auf die Bestim­mun­gen des infor­ma­ti­ven Doku­ments IAF ID3:2011 hin: Danach soll die Verschie­bung einer Über­wa­chung von bis zu sechs Mona­ten grund­sätz­lich möglich sein. Durch die Kombi­na­tion mit Remote-Techniken soll dies auch um noch längere Zeit­räume ausge­dehnt werden können.

Manage­ment­sys­teme für Quali­tät, Umwelt, Ener­gie und Arbeits­schutz

Für Unter­neh­men, die ein Manage­ment­sys­tem nach den folgen­den Normen bzw. Stan­dards einge­rich­tet haben (Quelle: GUTcert) bzw. für die Ener­gie­au­dits erfor­der­lich sind, bedeu­tet das konkret:

  • ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001: Einige Zerti­fi­zie­rer führen derzeit sog. Remote-Auditverfahren durch: Für Teile des Audit­pro­gramms findet eine Audi­tie­rung per WebMee­ting statt. Audit­the­men, die dage­gen eine Vor-Ort-Begehung erfor­dern, können zu einem späte­ren Zeit­punkt nach­ge­holt werden. Ggf. können im Einzel­fall Fris­ten um bis zu 6 Monate verlän­gert werden.
  • EMAS: Die Vali­die­rung durch Umwelt­gut­ach­ter kann nur durch eine Vor-Ort-Begutachtung erfol­gen. Um die Prüfung vor Ort zeit­lich zu opti­mie­ren, können Umwelt­gut­ach­ter auch hier Teile der Begut­ach­tung remote audi­tie­ren. Alle EMAS Regis­trie­run­gen, die bis zum 30. Juni 2020 anste­hen, können auf Antrag in der Regis­trie­rungs­stelle um drei Monate verlän­gert werden. Die Frist­ver­län­ge­rung führt nicht zu einer Verlän­ge­rung der Regis­trie­rung, nach­fol­gende Fris­ten sind davon also unbe­rührt.
  • IATF 16949: Für das Zerti­fi­zie­rungs­ver­fah­ren nach IATF16949 sind Remote-Audits nicht zuge­las­sen. Unter­neh­men können jedoch Audit­fris­ten verschie­ben, ohne dass Zerti­fi­zie­run­gen ausge­setzt werden müssen. Zusätz­li­che Verlän­ge­run­gen sind für Erst­zer­ti­fi­zie­rung, Überwachungs‑, Rezertifizierungs- und Transfer-Audits möglich. Die Gültig­keit aller gülti­gen Zerti­fi­kate wird aktu­ell um 6 Monate verlän­gert (inkl. ausge­setzte Zerti­fi­kate).
  • Ener­gie­au­dits nach DIN EN 16247–1: Unter­neh­men die, bedingt durch die Corona-Krise, ihr Ener­gie­au­dit nicht frist­ge­recht durch­füh­ren konn­ten, müssen das Ener­gie­au­dit bzw. die Online-Erklärung nach Been­di­gung der Krise unver­züg­lich nach­ho­len und eine kurze Begrün­dung abge­ben z. B. wegen Corona-Krise kein Betre­tungs­recht durch Externe. Während der Krise erfolgt keine Stich­pro­ben­kon­trolle durch das BAFA. Da die Vor-Ort-Begehung Teil der DIN EN 16247–1 ist, ist das Ener­gie­au­dit erst voll­stän­dig abge­schlos­sen, wenn auch die Vor-Ort-Begehung durch­ge­führt wurde. Falls das Ener­gie­au­dit aufgrund einer verspä­te­ten Vor-Ort-Begehung verfris­tet abge­schlos­sen wurde, soll­ten die Gründe doku­men­tiert werden. Die Doku­men­ta­tion sollte z.B. darle­gen, ob begrün­dete Verdachts­fälle bestan­den, der Betrieb komplett oder für Externe (Ener­gie­au­di­to­ren) geschlos­sen wurde oder es aus ande­ren Grün­den nicht möglich war, dem Geschäfts­be­trieb normal nach­zu­ge­hen. Je ausführ­li­cher die Doku­men­ta­tion ist, desto hilf­rei­cher ist es für die Beur­tei­lung. Das BAFA wird diese Umstände bei der Beur­tei­lung berück­sich­ti­gen. Die Vor-Ort-Begehung ist unver­züg­lich nach­zu­ho­len, sobald die Corona-bedingte Ausnah­me­si­tua­tion been­det ist (Quelle: FAQ des BAFA).

Was tun? Es empfiehlt sich, Kontakt mit dem zustän­di­gen Zerti­fi­zie­rer aufzu­neh­men und die Vorge­hens­weise für das Zerti­fi­zie­rungs­ver­fah­ren zu klären. Exper­ten, wie zum Beispiel von Qumsult, unter­stüt­zen Unter­neh­men beim Vorbe­rei­ten auf die Zerti­fi­zie­rung und führen interne Audits durch, derzeit vorwie­gend in WebMee­tings.

Weitere Infor­ma­tio­nen unter
E‑Mail: info@qumsult.de
www.qumsult.de

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