Arbeitsplatzgestaltung: Büro‐Effizienz - Eins greift ins andere

Das Gespräch führte Petra Jauch.

Herr Lauble, Sie sam­meln schon sehr lange Erfahrun­gen und Erken­nt­nisse zum The­ma Arbeit­splatzgestal­tung im Büro – genau genom­men von Kindes­beinen an. Wie kam es dazu?

Ich habe das The­ma ein biss­chen in die Wiege gelegt bekom­men: Mein Vater hat sich schon in den 80er Jahren mit dem The­ma Büro­gestal­tung befasst. Da er immer sehr viel zu tun hat­te und ich als Kind natür­lich gern in sein­er Nähe war, habe ich ihm etwas zugear­beit­et. Irgend­wann durfte ich dann selb­st Ist-Zus­tands-Analy­sen machen, Nutzen­be­w­er­tun­gen und Pläne aufstellen.

Sie sind also im wahrsten Wortsinn in das The­ma hineingewach­sen. Die The­matik hat Sie aber auch per­sön­lich ange­sprochen und überzeugt?

Ja, mit ein­er Erweiterung: Ich habe mich zwis­chen­zeitlich für sechs Jahre aus­gek­linkt, in denen ich mich mit Per­sön­lichkeit­sen­twick­lung beschäftigt habe. Mein Vater hat viel mit Büromö­bel­her­stellern und deren Beratern gear­beit­et. Mir ist es auch wichtig, die Beschäftigten im Büro direkt zu erre­ichen, um ihnen das The­ma näherzubringen.

In diesem Jahr haben Sie die Bausteine, die bei der Gestal­tung effizien­ter Bürow­el­ten eine Rolle spie­len, in ein­er Grafik zusam­menge­fasst. Wozu?

Büros sind mehr und mehr zu wichti­gen Leben­sräu­men gewor­den und ger­ade bei Fachkräfte­man­gel sollen die Poten­ziale opti­mal aus­geschöpft wer­den. Ich bekomme zum Beispiel immer wieder Anfra­gen zur Akustik. Akustik ist ein tolles The­ma, keine Frage, sicher­lich auch wichtig – ger­ade in den heuti­gen Büro­for­men. Es fließen aber sehr viel mehr Fak­toren in die Büroar­beit ein. Es gibt ja nicht nur die tech­nis­che und die organ­isatorische Ebene, son­dern auch die per­sön­liche Ver­hal­tensebene. Selb­st wenn ich auf der Tech­nikebene, im Bere­ich Akustik, ein Prob­lem zu hun­dert Prozent lösen würde – was in der Real­ität kaum möglich ist – aber die anderen Vor­e­in­stel­lun­gen ver­nach­läs­sige, ist dem Kun­den let­ztlich nicht geholfen – und den Beschäfti­gen schon gar nicht. Um diese Zusam­men­hänge greif­bar­er zu machen, habe ich die Pyra­mide entwick­elt. Grund­sät­zlich habe ich schon immer mit diesen Bausteinen gear­beit­et und das jet­zt nur bild­haft dargestellt.

Mit dem Stich­wort Ergonomie wird häu­fig der Sitz-Steh-Tisch und ein guter Schreibtis­chstuhl assozi­iert. Das ist wohl eben­falls zu kurz gedacht.

Ergonomie wird oft missver­standen, weil tat­säch­lich häu­fig angenom­men wird, wenn Büros über einen Sitz-Steh-Tisch und einen guten Stuhl ver­fü­gen, sind sie ergonomisch ein­gerichtet. Die Anthro­pome­trie, also die Anpas­sung der Möbel oder Arbeitsmit­tel an die kör­per­lichen Gegeben­heit­en, ist aber nur ein Bestandteil der Ergonomie. Mit einem höhen­ver­stell­baren Tisch und einem drei­di­men­sion­alen Stuhl ist ein Büroar­beit­splatz noch lange nicht opti­mal ein­gerichtet. Wenn zum Beispiel visuelle Ein­flüsse die Konzen­tra­tion stören, wer­den auch auf einem wun­der­baren Stuhl Fehler gemacht. Fehler kosten Nachar­beit und damit Zeit und schon begin­nt der Stress-Kreis­lauf. Deswe­gen müssen auch diese Fak­toren beachtet werden.

Kön­nen Sie den Auf­bau der Pyra­mide ein­mal erk­lären – möglichst kurz?

Die Grund­lage für Büroef­fizienz ist, dass die Mitar­beit­er gesund sind – denn nur dann sind sie dauer­haft leis­tungs­fähig. Nur auf dieser Basis, die ich mit dem Fun­da­ment im Haus­bau ver­gle­iche, kann der Sinn des Unternehmens, näm­lich seine Wirtschaftlichkeit, ver­fol­gt wer­den. Wie beim Haus­bau bauen darauf mehrere Ebe­nen auf: Nach dem TOP-Prinzip zunächst die Technik‑, und die Organ­i­sa­tion­sebene und dann die per­sön­liche Ver­hal­tensebene. Let­ztere habe ich auf zwei Ebe­nen herun­terge­brochen, die Wis­sensebene und die Ver­hal­tensebene. Denn es gibt ja immer wieder Men­schen, die zwar viel wis­sen, dies aber nicht umset­zen. All das fließt dann wiederum ein in die Sozialebene, denn Umfeld und Umgang haben immer schon großen Ein­fluss auf die Men­schen gehabt und wirken auch kün­ftig. Die Sozialebene kann sowohl von den Führungskräften als auch von den Beschäftigten selb­st pos­i­tiv oder neg­a­tiv bee­in­flusst werden.

Das ist aber noch nicht die Spitze der Pyramide?

Nein, die Spitze ist, den Sinn des Unternehmens zu ver­fol­gen, also durch effiziente Arbeit ein gesun­des Wach­s­tum zu gener­ieren. Dazu braucht man aber noch eine Kon­trollebene. Ich bin zwar überzeugt, dass jed­er Men­sch sein Bestes gibt, aber es ist schw­er, sich selb­st zu beurteilen. Dabei hil­ft die Kon­trolle. Im End­ef­fekt ist das die Gefährdungs­beurteilung, durchge­führt von den Sicher­heits­fachkräften. Ich sage immer, sie sind der Kle­ber zwis­chen den Beschäftigten und dem Unternehmer. Die Gefährdungs­beurteilung ist sehr wichtig, denn sie schaut auf alle Ebe­nen und alle Bausteine. Die Pyra­mide verdeut­licht, warum das nötig ist: Ein Vaku­um an ein­er Stelle genügt, um den Ober­bau ins Rutschen zu bringen.

Drei Bausteine fall­en beson­ders ins Auge: die IST-Zus­tands-Analyse, Raum-Pla­nung und Leis­tungs­bere­itschaft. Was hat es damit auf sich?

Für mich ist jed­er Baustein prinzip­iell gle­ich wichtig, es spielt und wirkt alles zusam­men. Die Ist-Zus­tand­s­analyse sehe ich aber in jedem Fall als Eckpfeil­er, denn nur Unternehmen, die wis­sen, wo sie ste­hen, kön­nen eine Rich­tung vorgeben. Extrem wichtig in meinen Augen ist es auch, die Mitar­beit­er zu befra­gen. In der ISO 6385 aus den 80er Jahren stand dazu etwas, was heute nir­gend­wo mehr zu find­en ist – näm­lich dass das sub­jek­tive Empfind­en der Mitar­beit­er zu berück­sichti­gen ist. Heutige Regel­w­erke basieren auf Zahlen und Mess­werten. Bei über­wiegend geisti­gen Tätigkeit­en gilt zum Beispiel ein Lärm­pegel von 55 Dez­i­bel als Ober­gren­ze. Wenn nun jemand Konzen­tra­tionss­chwierigkeit­en hat, kann die Sicher­heits­fachkraft hun­dert­mal sagen, es ist nicht zu laut, wir liegen darunter. Fakt ist, der Betr­e­f­fende kann sich nicht konzen­tri­eren. Dann gilt es, andere Lösun­gen zu find­en, etwa durch Umset­zen der Person.

Hin­ter jedem Baustein steck­en dem­nach viele Themen…

Let­zten Endes ist jed­er Block eine Schublade, in die viel hinein­passt. Beispiel­sweise lässt sich über die Raum­pla­nung schon sehr viel erre­ichen. Ich erlebe lei­der immer noch, dass Schreibtis­che in Viererblöck­en ange­ord­net sind. Ein­er sitzt am Fen­ster, der Kol­lege daneben am Gang. Wenn der Beschäftigte vom Fen­ster­platz auf­ste­ht, läuft er erst­mal am Rück­en seines Nach­barn vor­bei. Das ist ein Stör­fak­tor, der auf Dauer die Leis­tungs­bere­itschaft deut­lich senken kann. Men­schen nehmen 80 bis 85 Prozent aller Infor­ma­tio­nen über die Augen auf. Die Augen wan­dern dabei ganz automa­tisch zu Gesichtern und zu Bewe­gun­gen im Periph­eriebere­ich, die nicht scharf gese­hen wer­den. Das sind visuelle Stör­fak­toren. Ohne aus­re­ichende Abschir­mung fühlen sich Men­schen zudem ständig beobachtet.

An jedem Arbeit­splatz müssen andere The­men berück­sichtigt wer­den. Dabei ste­ht für mich die Arbeit­sauf­gabe immer im Zen­trum. Meis­tens heißt es ja ‚Im Mit­telpunkt der Men­sch‘. Das stimmt aber nicht, denn ohne Auf­gabe gäbe es auch keine Men­schen im Büro.

Wie sind die Sicher­heits­beauf­tragten in die Büro­pla­nung eingebunden?

Ich habe zum Glück sehr oft mit Sicher­heits­beauf­tragten zu tun. Aus mein­er Erfahrung sind ger­ade sie beson­ders zugänglich für neue Aspek­te – auch über Vorschriften und Regel­w­erk hin­aus. Diese Neugierde und Offen­heit soll­ten sie sich bewahren.