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Büro-Effizienz: Eins greift ins andere

Arbeits­platz­ge­stal­tung

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Die Pyra­mide „Büro-Effizienz“ bildet die Quint­essenz aus den Erkennt­nis­sen, die Martin Lauble in zahl­rei­chen Projek­ten und jahre­lan­gen Praxis­er­fah­run­gen gewon­nen hat. Die Konstruk­tion aus zwei­und­zwan­zig Baustei­nen soll die Zusam­men­ar­beit aller Betei­lig­ten bei der Gestal­tung effi­zi­en­ter Büro­wel­ten erleich­tern. Wir spra­chen mit dem Fach­mann für Büro­ge­stal­tung über die Bedeu­tung seiner Grafik.

Das Gespräch führte Petra Jauch.

Herr Lauble, Sie sammeln schon sehr lange Erfah­run­gen und Erkennt­nisse zum Thema Arbeits­platz­ge­stal­tung im Büro – genau genom­men von Kindes­bei­nen an. Wie kam es dazu?

Ich habe das Thema ein biss­chen in die Wiege gelegt bekom­men: Mein Vater hat sich schon in den 80er Jahren mit dem Thema Büro­ge­stal­tung befasst. Da er immer sehr viel zu tun hatte und ich als Kind natür­lich gern in seiner Nähe war, habe ich ihm etwas zuge­ar­bei­tet. Irgend­wann durfte ich dann selbst Ist-Zustands-Analysen machen, Nutzen­be­wer­tun­gen und Pläne aufstel­len.

Sie sind also im wahrs­ten Wort­sinn in das Thema hinein­ge­wach­sen. Die Thema­tik hat Sie aber auch persön­lich ange­spro­chen und über­zeugt?

Ja, mit einer Erwei­te­rung: Ich habe mich zwischen­zeit­lich für sechs Jahre ausge­klinkt, in denen ich mich mit Persön­lich­keits­ent­wick­lung beschäf­tigt habe. Mein Vater hat viel mit Büro­mö­bel­her­stel­lern und deren Bera­tern gear­bei­tet. Mir ist es auch wich­tig, die Beschäf­tig­ten im Büro direkt zu errei­chen, um ihnen das Thema näher­zu­brin­gen.

In diesem Jahr haben Sie die Bausteine, die bei der Gestal­tung effi­zi­en­ter Büro­wel­ten eine Rolle spie­len, in einer Grafik zusam­men­ge­fasst. Wozu?

Büros sind mehr und mehr zu wich­ti­gen Lebens­räu­men gewor­den und gerade bei Fach­kräf­te­man­gel sollen die Poten­ziale opti­mal ausge­schöpft werden. Ich bekomme zum Beispiel immer wieder Anfra­gen zur Akus­tik. Akus­tik ist ein tolles Thema, keine Frage, sicher­lich auch wich­tig – gerade in den heuti­gen Büro­for­men. Es flie­ßen aber sehr viel mehr Fakto­ren in die Büro­ar­beit ein. Es gibt ja nicht nur die tech­ni­sche und die orga­ni­sa­to­ri­sche Ebene, sondern auch die persön­li­che Verhal­tens­ebene. Selbst wenn ich auf der Tech­nik­ebene, im Bereich Akus­tik, ein Problem zu hundert Prozent lösen würde – was in der Reali­tät kaum möglich ist – aber die ande­ren Vorein­stel­lun­gen vernach­läs­sige, ist dem Kunden letzt­lich nicht gehol­fen – und den Beschäf­ti­gen schon gar nicht. Um diese Zusam­men­hänge greif­ba­rer zu machen, habe ich die Pyra­mide entwi­ckelt. Grund­sätz­lich habe ich schon immer mit diesen Baustei­nen gear­bei­tet und das jetzt nur bild­haft darge­stellt.

Mit dem Stich­wort Ergo­no­mie wird häufig der Sitz-Steh-Tisch und ein guter Schreib­tisch­stuhl asso­zi­iert. Das ist wohl eben­falls zu kurz gedacht.

Ergo­no­mie wird oft miss­ver­stan­den, weil tatsäch­lich häufig ange­nom­men wird, wenn Büros über einen Sitz-Steh-Tisch und einen guten Stuhl verfü­gen, sind sie ergo­no­misch einge­rich­tet. Die Anthro­po­me­trie, also die Anpas­sung der Möbel oder Arbeits­mit­tel an die körper­li­chen Gege­ben­hei­ten, ist aber nur ein Bestand­teil der Ergo­no­mie. Mit einem höhen­ver­stell­ba­ren Tisch und einem drei­di­men­sio­na­len Stuhl ist ein Büro­ar­beits­platz noch lange nicht opti­mal einge­rich­tet. Wenn zum Beispiel visu­elle Einflüsse die Konzen­tra­tion stören, werden auch auf einem wunder­ba­ren Stuhl Fehler gemacht. Fehler kosten Nach­ar­beit und damit Zeit und schon beginnt der Stress-Kreislauf. Deswe­gen müssen auch diese Fakto­ren beach­tet werden.

Können Sie den Aufbau der Pyra­mide einmal erklä­ren – möglichst kurz?

Die Grund­lage für Büro­ef­fi­zi­enz ist, dass die Mitar­bei­ter gesund sind – denn nur dann sind sie dauer­haft leis­tungs­fä­hig. Nur auf dieser Basis, die ich mit dem Funda­ment im Haus­bau verglei­che, kann der Sinn des Unter­neh­mens, nämlich seine Wirt­schaft­lich­keit, verfolgt werden. Wie beim Haus­bau bauen darauf mehrere Ebenen auf: Nach dem TOP-Prinzip zunächst die Technik‑, und die Orga­ni­sa­ti­ons­ebene und dann die persön­li­che Verhal­tens­ebene. Letz­tere habe ich auf zwei Ebenen herun­ter­ge­bro­chen, die Wissens­ebene und die Verhal­tens­ebene. Denn es gibt ja immer wieder Menschen, die zwar viel wissen, dies aber nicht umset­zen. All das fließt dann wiederum ein in die Sozi­al­ebene, denn Umfeld und Umgang haben immer schon großen Einfluss auf die Menschen gehabt und wirken auch künf­tig. Die Sozi­al­ebene kann sowohl von den Führungs­kräf­ten als auch von den Beschäf­tig­ten selbst posi­tiv oder nega­tiv beein­flusst werden.

Das ist aber noch nicht die Spitze der Pyra­mide?

Nein, die Spitze ist, den Sinn des Unter­neh­mens zu verfol­gen, also durch effi­zi­ente Arbeit ein gesun­des Wachs­tum zu gene­rie­ren. Dazu braucht man aber noch eine Kontroll­ebene. Ich bin zwar über­zeugt, dass jeder Mensch sein Bestes gibt, aber es ist schwer, sich selbst zu beur­tei­len. Dabei hilft die Kontrolle. Im Endef­fekt ist das die Gefähr­dungs­be­ur­tei­lung, durch­ge­führt von den Sicher­heits­fach­kräf­ten. Ich sage immer, sie sind der Kleber zwischen den Beschäf­tig­ten und dem Unter­neh­mer. Die Gefähr­dungs­be­ur­tei­lung ist sehr wich­tig, denn sie schaut auf alle Ebenen und alle Bausteine. Die Pyra­mide verdeut­licht, warum das nötig ist: Ein Vakuum an einer Stelle genügt, um den Ober­bau ins Rutschen zu brin­gen.

Drei Bausteine fallen beson­ders ins Auge: die IST-Zustands-Analyse, Raum-Planung und Leis­tungs­be­reit­schaft. Was hat es damit auf sich?

Für mich ist jeder Baustein prin­zi­pi­ell gleich wich­tig, es spielt und wirkt alles zusam­men. Die Ist-Zustandsanalyse sehe ich aber in jedem Fall als Eckpfei­ler, denn nur Unter­neh­men, die wissen, wo sie stehen, können eine Rich­tung vorge­ben. Extrem wich­tig in meinen Augen ist es auch, die Mitar­bei­ter zu befra­gen. In der ISO 6385 aus den 80er Jahren stand dazu etwas, was heute nirgendwo mehr zu finden ist – nämlich dass das subjek­tive Empfin­den der Mitar­bei­ter zu berück­sich­ti­gen ist. Heutige Regel­werke basie­ren auf Zahlen und Mess­wer­ten. Bei über­wie­gend geis­ti­gen Tätig­kei­ten gilt zum Beispiel ein Lärm­pe­gel von 55 Dezi­bel als Ober­grenze. Wenn nun jemand Konzen­tra­ti­ons­schwie­rig­kei­ten hat, kann die Sicher­heits­fach­kraft hundert­mal sagen, es ist nicht zu laut, wir liegen darun­ter. Fakt ist, der Betref­fende kann sich nicht konzen­trie­ren. Dann gilt es, andere Lösun­gen zu finden, etwa durch Umset­zen der Person.

Hinter jedem Baustein stecken demnach viele Themen…

Letz­ten Endes ist jeder Block eine Schub­lade, in die viel hinein­passt. Beispiels­weise lässt sich über die Raum­pla­nung schon sehr viel errei­chen. Ich erlebe leider immer noch, dass Schreib­ti­sche in Vierer­blö­cken ange­ord­net sind. Einer sitzt am Fens­ter, der Kollege dane­ben am Gang. Wenn der Beschäf­tigte vom Fens­ter­platz aufsteht, läuft er erst­mal am Rücken seines Nach­barn vorbei. Das ist ein Stör­fak­tor, der auf Dauer die Leis­tungs­be­reit­schaft deut­lich senken kann. Menschen nehmen 80 bis 85 Prozent aller Infor­ma­tio­nen über die Augen auf. Die Augen wandern dabei ganz auto­ma­tisch zu Gesich­tern und zu Bewe­gun­gen im Peri­phe­rie­be­reich, die nicht scharf gese­hen werden. Das sind visu­elle Stör­fak­to­ren. Ohne ausrei­chende Abschir­mung fühlen sich Menschen zudem stän­dig beob­ach­tet.

An jedem Arbeits­platz müssen andere Themen berück­sich­tigt werden. Dabei steht für mich die Arbeits­auf­gabe immer im Zentrum. Meis­tens heißt es ja ‚Im Mittel­punkt der Mensch‘. Das stimmt aber nicht, denn ohne Aufgabe gäbe es auch keine Menschen im Büro.

Wie sind die Sicher­heits­be­auf­trag­ten in die Büro­pla­nung einge­bun­den?

Ich habe zum Glück sehr oft mit Sicher­heits­be­auf­trag­ten zu tun. Aus meiner Erfah­rung sind gerade sie beson­ders zugäng­lich für neue Aspekte – auch über Vorschrif­ten und Regel­werk hinaus. Diese Neugierde und Offen­heit soll­ten sie sich bewah­ren.


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