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„Open Space“ – geht so Büro heute?

Chan­cen und Risi­ken in den neuen Büro­ar­beits­wel­ten

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Bei „Open Space“-Bürokonzepten sind Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten und vertrauliche Gespräche wichtig. Foto: © MackeVision © Vitra
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Immer mehr Unter­neh­men gestal­ten ihre Büros nach einem „Open Space“ Konzept. Dabei gilt es, nicht nur die Chan­cen dieser neuen Büro­ar­beits­form im Blick zu haben, sondern auch einige Risi­ken zu beach­ten.

Die Ergeb­nisse einer Trend­ana­lyse zeigen, dass Unter­neh­men ihre Büros immer häufi­ger als Open Space [1] gestal­ten (Krat­zer & Lütke Lanfer, 2017). Dabei wird die zur Verfü­gung stehende offene Büro­flä­che in verschie­dene Zonen aufge­teilt, beispiels­weise in offene Berei­che mit mehre­ren Arbeits­plät­zen, Bespre­chungs­zel­len, Think Tanks sowie in Kommunikations- und Pausen­be­rei­che. Es wird weni­ger in Arbeits­plät­zen als viel­mehr in Arbeits­wel­ten gedacht. Damit einher geht auch die Idee der Non-Territorialität: „An [die] Stelle fester, persön­lich zuge­ord­ne­ter Arbeits­plätze tritt in Open Space-Büros eine Viel­zahl unter­schied­li­cher Arbeits­sze­na­rien, die entspre­chend den jewei­li­gen Arbeits­ak­ti­vi­tä­ten von den Mitar­bei­tern ausge­wählt werden können“ (Kohlert, 2016, S. 128).

Warum Open Space?

Die Ziele bei der Einfüh­rung von Open Space-Strukturen sind viel­fäl­tig. Unter­neh­men wollen mit Hilfe von „Desk Sharing“ – mit einem Verhält­nis von 0,7 Arbeits­plät­zen je Beschäf­tig­ten – ihre Flächen- und Kosten­ef­fi­zi­enz stei­gern. Dane­ben wollen Unter­neh­men mit neuen Büro­kon­zep­ten aber vor allem auch Kommunikations- und Koope­ra­ti­ons­pro­zesse verbes­sern, den Infor­ma­ti­ons­fluss beschleu­ni­gen, Entschei­dungs­wege verkür­zen und Wissen besser vertei­len. Sie wollen ihre Arbeit­ge­ber­at­trak­ti­vi­tät erhö­hen, indem sie eine moderne, offene und dyna­mi­sche Arbeits­um­ge­bung bieten. Krat­zer und Lütke Lanfer (2017) beob­ach­ten ergän­zend eine höhere Flexi­bi­li­tät bei Restruk­tu­rie­run­gen. Neue Abtei­lun­gen und Projekt­teams können schnel­ler und effi­zi­en­ter zusam­men­ge­stellt werden, inklu­sive der Arbeits­flä­chen und ‑räume, die sie für ihre aktu­elle Tätig­keit benö­ti­gen. Bezo­gen auf die Kultur verfol­gen die Unter­neh­men mit der Einfüh­rung offe­ner Büro­kon­zepte das Ziel stär­ke­rer Demo­kra­ti­sie­rung und Trans­pa­renz. Denn mit dem Büro­kon­zept verän­dern sich Arbeits­ab­läufe, Tätig­kei­ten und soziale Bezie­hun­gen, welche die Unter­neh­mens­kul­tur maßgeb­lich prägen. Aufgrund dieser viel­fäl­ti­gen Auswir­kun­gen sollte die Arbeits­um­ge­bung primär als Inves­ti­ti­ons­feld verstan­den werden, um Gesund­heit und Leis­tung von Beschäf­tig­ten best­mög­lich zu unter­stüt­zen und die stra­te­gi­schen Ziele des Unter­neh­mens zu errei­chen (Wind­lin­ger et al. 2016).

Büro­räume haben einen entschei­den­den Einfluss sowohl auf das psychi­sche Wohl­be­fin­den als auch auf das Arbeits­en­ga­ge­ment der Beschäf­tig­ten (Schanné, et al., 2018). Aller­dings gibt es bisher wenige wissen­schaft­li­che Befunde, die einen Schluss zulas­sen würden, wie sich Open Space-Bürokonzepte insge­samt auf die Gesund­heit der Beschäf­tig­ten auswir­ken (Lütke Lanfer & Pauls, 2017). Obwohl die neue Arbeits­um­ge­bung im Sinne von Ausstat­tung (Mobi­liar, Tech­nik, etc.) an sich posi­tiv bewer­tet wird, kommt es im Wesent­li­chen auf Fakto­ren wie die Funk­tio­na­li­tät der physi­schen Arbeits­um­ge­bung, die Erfül­lung sozio-räumlicher Bedürf­nisse (Privat­heit, Rück­zugs­mög­lich­keit) durch die Arbeits­um­ge­bung und die vorhan­dene Umwelt­kon­trolle (Einfluss auf Umge­bungs­fak­to­ren) an (Wind­lin­ger et al., 2016). Entspre­chend werden unzu­rei­chende Ausprä­gun­gen dieser Fakto­ren (zum Beispiel mangelnde Privat­heit, geringe Rück­zugs­mög­lich­kei­ten, geringe Kontrolle über Beleuch­tung und Klima, etc.) häufig als psychi­sche Belas­tung in Open Space Büros genannt. Hinzu kommen vermehrte Störun­gen und Unter­bre­chun­gen, ein erhöh­ter Geräusch­pe­gel bezie­hungs­weise hohe Sprach­ver­ständ­lich­keit und erhöhte Selbst­kon­troll­an­for­de­run­gen (zum Beispiel Ablen­kun­gen zu wider­ste­hen).

Beschäf­tigte sehen aber auch die Vorteile von Open Space-Bürokonzepten. Dazu gehö­ren gestei­gerte Kommu­ni­ka­ti­ons­mög­lich­kei­ten, erhöh­ter Hand­lungs­spiel­raum und Flexi­bi­li­tät, wann und wo gear­bei­tet wird, das heißt sich je nach Tätig­keit und indi­vi­du­el­len Bedürf­nis­sen den passen­den Arbeits­platz zu wählen (Enge­len et al., 2018). In Mitar­bei­ter­be­fra­gun­gen schnei­den Open Space-Büros, im Vergleich zu klas­si­schen Groß­raum­bü­ros, zwar häufig etwas besser ab, aber trotz­dem schlech­ter als kleine Büro­ein­hei­ten für jeweils ein bis drei Perso­nen. Um Privat­heit und Konzen­tra­tion in Open Space-Büros zu ermög­li­chen ist es daher wich­tig, ausrei­chend Ange­bote und Rück­zugs­mög­lich­kei­ten für vertrau­li­che Gesprä­che sowie konzen­trier­tes Arbei­ten zu schaf­fen.

Gesunde Büros – was ist wich­tig?

Für die Gestal­tung gesund­heits­för­der­li­cher Büro­räume sind folgende Aspekte zu beach­ten:

  1. durch­dachte Räum­lich­kei­ten
  2. ein parti­zi­pa­ti­ver Verän­de­rungs­pro­zess und
  3. die passende Kompe­tenz­ent­wick­lung der Beschäf­tig­ten sowie der Führungs­kräfte.

Zu 1) Wesent­lich ist, dass es kein Stan­dard­re­zept für die Gestal­tung eines Open Space gibt. Es gibt verschie­dene Konzepte zur Gestal­tung, die passend zum Unter­neh­men, dessen Kultur und vor allem der Tätig­keit der Beschäf­tig­ten gewählt bezie­hungs­weise indi­vi­du­ell entwi­ckelt werden müssen. Um eine opti­male Passung zu erzie­len, ist eine struk­tu­rierte Bedarfs­ana­lyse uner­läss­lich. Ziel ist es, das „Ange­bot“ auf Seiten der Immo­bi­lie und die „Nach­frage“ auf Seiten der Nutzen­den in Einklang zu brin­gen. Dafür müssen vor allem die Bedarfe auf der Nach­fra­ge­seite verstan­den werden. Nur so können für Unter­neh­men, Abtei­lun­gen und Tätig­kei­ten die rich­ti­gen Ange­bote in der benö­tig­ten Quali­tät und Quan­ti­tät geschaf­fen werden. Dazu soll­ten Unter­neh­men bereit sein, auf Basis regel­mä­ßi­ger Evalua­tio­nen, im Sinne eines konti­nu­ier­li­chen Verbes­se­rungs­pro­zes­ses, Räum­lich­kei­ten an sich verän­dernde Tätig­kei­ten und Bedürf­nisse anzu­pas­sen (Stef­fen & Schulze, 2017).

Zu 2) Bei der Einfüh­rung neuer Büro­struk­tu­ren entste­hen Erwar­tun­gen, aber auch Sorgen und Ängste bei den Beschäf­tig­ten. Dabei ist der Ansatz, mit dem offe­nen Büro auch den eige­nen Schreib­tisch aufzu­ge­ben (Desk Sharing), bei den Mitar­bei­tern und Mitar­bei­te­rin­nen am umstrit­tens­ten. Beschäf­tigte soll­ten früh­zei­tig die Möglich­keit erhal­ten, sich mit den Verän­de­run­gen ausein­an­der­zu­set­zen. Dafür sind eine früh­zei­tige und regel­mä­ßige Kommu­ni­ka­tion, Möglich­kei­ten der Betei­li­gung an der Gestal­tung der neuen Büro­welt und eine Pilo­tie­rung der neuen Umge­bung uner­läss­lich. Grund­sätz­lich sollte bei der Einfüh­rung von Open Space der Verän­de­rungs­pro­zess parti­zi­pa­tiv und syste­ma­tisch gestal­tet werden (Konkol et al., 2017). Hier­für sind ausrei­chend Zeit und Ressour­cen einzu­pla­nen. Eine Bedarfs­ana­lyse bindet Beschäf­tigte ein und vermit­telt ihnen Wert­schät­zung, was sich posi­tiv auf die Akzep­tanz und Offen­heit gegen­über den Verän­de­run­gen auswirkt. Die Planung beginnt idea­ler­weise auf der obers­ten Führungs­ebene – Inter­views und Work­shops sensi­bi­li­sie­ren für die stra­te­gi­sche Bedeu­tung des Büro­raums und unter­stüt­zen die Verstän­di­gung auf lang­fris­tige stra­te­gi­sche Ziele, die mit dem Büro­raum erreicht werden sollen. So können Ziel­kon­flikte vermie­den und das Konzept auf die lang­fris­tige Unter­neh­mens­stra­te­gie ausge­rich­tet werden (Wind­lin­ger et al., 2016).

Zu 3) Die wohl durch­dach­ten Räum­lich­kei­ten und der parti­zi­pa­tive Verän­de­rungs­pro­zess soll­ten durch eine passende Kompe­tenz­ent­wick­lung beglei­tet und unter­stützt werden. Dies zielt auf drei Ebenen ab:

  1. Büro-Kompetenzen der Beschäf­tig­ten (mit dem Ziel der rich­ti­gen Nutzung der Büro­räume), zum Beispiel:
  2. Beschäf­tigte dahin­ge­hend quali­fi­zie­ren, dass sie entschei­den zu können, welcher Ort sich für welche Tätig­keit am besten eignet (Schanné, et al., 2018).
  3. Einfüh­rung eines Verhal­tens­ko­de­xes, wie ein „Open-Space-Knigge“, und Einfüh­rung in die Nutzung der Räum­lich­kei­ten.
  4. Büro-Kompetenzen der Führungs­kräfte, zum Beispiel:
  5. Regeln zur Nutzung des neuen Büro­raums gemein­sam mit den Mitar­bei­tern erar­bei­ten, deren Einhal­tung sicher­stel­len und diese bei Bedarf anpas­sen.
  6. Führungs­kräf­ten neue Stra­te­gien vermit­teln, um den Kontakt mit den Beschäf­tig­ten herzu­stel­len und eigene Rück­zugs­mög­lich­kei­ten zu nutzen.
  7. Change-Kompetenzen der Führungs­kräfte, zum Beispiel:
  8. Zwei-Wege-Kommunikation betrei­ben, Vorbild sein während der Verän­de­rung.
  9. Struk­tur der Zusam­men­ar­beit und Führungs­stil reflek­tie­ren und anpas­sen.

Dr. Nick Krat­zer vom Insti­tut für Sozi­al­wis­sen­schaft­li­che Forschung in München beschreibt die wesent­li­chen Anfor­de­run­gen in einem Open Space-Büro anhand von drei Span­nungs­fel­dern, die sich nicht voll­stän­dig auflö­sen lassen – weshalb die Bedürf­nisse der Beschäf­tig­ten in diesen Feldern genau ausge­lo­tet werden soll­ten:

  1. Konzen­tra­tion – Kommu­ni­ka­tion
  2. Privat­heit – Sicht­bar­keit
  3. Indi­vi­dua­li­sie­rung – Stan­dar­di­sie­rung

Jeder Pol hat seine Vorzüge, aber je stär­ker dieser Pol bedient wird, desto mehr Abstri­che müssen bei dem Gegen­pol des Span­nungs­felds gemacht werden.

Es wird deut­lich, dass sich die Belas­tungs­fak­to­ren in einer Open Space-Büroarbeitswelt, im Vergleich zu ande­ren Büro­for­men, nicht unbe­dingt verrin­gern oder verstär­ken, sondern verschie­ben.

 

Lite­ra­tur

  • Enge­len, L., Chau, J., Young, S., Mackey, M., Jeya­pa­lan, D. & Bauman, A. (2019) Is activity-based working impac­ting health, work perfor­mance and percep­ti­ons? A syste­ma­tic –review, Buil­ding Rese­arch & Infor­ma­tion, 47:4, 468–479, DOI: 10.1080/09613218.2018.1440958
  • Kohlert, C. (2016). Büro-Flächen-Gestaltung – Trends und Ansätze. In: Klaffke, M. (Hg.), 2016. Arbeits­platz der Zukunft. Wies­ba­den: Sprin­ger, S. 119–139.
  • Konkol, J., Schanné, F., Lange, S., Weich­brodt, J., Degen­hardt, B., Schulze, H., Klei­brink, M., Coradi, A., Schwein­gru­ber, D., Metzger-Pegau, L., Neck, R., Gisin, L., Wieser, A., Wind­lin­ger, L. (2017). Gesund­heits­för­der­li­che Büro­räume und Work­place Change Manage­ment – ein Leit­fa­den. Hand­lungs­emp­feh­lun­gen für Unter­neh­men in der Schweiz, um bei der Planung, Imple­men­tie­rung und Bewirt­schaf­tung von Büro­räu­men die psychi­sche Gesund­heit der Mitar­bei­ten­den zu fördern. Gesund­heits­för­de­rung Schweiz, Bern und Lausanne.
  • Krat­zer, N. & Lütke Lanfer, S. (2017). Open-Space-Büros und psychi­sche Gesund­heit – Eine Trend­ana­lyse. Zeit­schrift für Arbeits­wis­sen­schaft, 71.
  • Lütke Lanfer, S. & Pauls, N. (2017). Eine syste­ma­ti­sche Lite­ra­tur­re­cher­che zu moder­nen Büro­struk­tu­ren und deren Auswir­kung auf psychi­sches Befin­den. Gesell­schaft für Arbeits­wis­sen­schaft e.V., Dort­mund (Hrsg.), Früh­jahrs­kon­gress 2017 in Brugg: Sozio­tech­ni­sche Gestal­tung des digi­ta­len Wandels – krea­tiv, inno­va­tiv, sinn­haft – Beitrag C.4.2
  • Schanné, F., Wind­lin­ger, L., Konkol, J., Weich­brodt, J., Schläppi, M., Gisin, L., Meier, G. & Degen­hardt, B. (2018). Einfluss des Büro­raums und des beglei­ten­den Verän­de­rungs­pro­zes­ses auf die psychi­sche Gesund­heit. Gesund­heits­för­de­rung Schweiz, Fakten­blatt 31.
  • Stef­fen, M. & Schulze, H. (2017). Multispace funk­tio­niert nur, wenn es stän­dig opti­miert wird. fmpro service. 20–22.
  • Wind­lin­ger, L., Konkol, J., Janser, M., Schanné, F., Lange, S. & Cui, Y. (2016). Die 20 hart­nä­ckigs­ten Miss­ver­ständ­nisse und Irrtü­mer zu Büro­ar­beits­wel­ten.

[1] In diesem Arti­kel wird der Begriff Open Space verwen­det. Es gibt viele weitere Begriffe, die ähnli­che Arten von Büro­ar­beits­platz­kon­zep­ten beschrei­ben, zum Beispiel Activity Based Working, New/Future Way of Working, Flexi­ble Office, Multi Space usw.


Foto: privat

Dr. Nico­las Feuer­hahn

VBG, Bezirks­ver­wal­tung München,

Abtei­lung Präven­tion,

nicolas.feuerhahn@vbg.de


Foto: privat

Dr. Jana Kühnel
Univer­si­tät Ulm, Arbeits- und
Orga­ni­sa­ti­ons­psy­cho­lo­gie


Open Space – das Wich­tigste auf einen Blick

  • Open Space verän­dert das Arbei­ten – der Büro­raum hat Einfluss auf Tätig­keits­ab­läufe, Führungs­ver­hal­ten und letzt­lich die Orga­ni­sa­ti­ons­kul­tur
  • Die Passung muss stim­men – Büro­raum­an­ge­bote müssen die Anfor­de­run­gen aus der Tätig­keit bedie­nen
  • Es gibt keine Musterlö­sung – jedes Unter­neh­men muss für sich, basie­rend auf einer struk­tu­rier­ten Analyse, ein indi­vi­du­el­les Konzept erar­bei­ten
  • Das Büro­kon­zept sollte adap­tiv sein – Büro­räume soll­ten zu einem gewis­sen Grad immer wieder ange­passt werden können um Verän­de­run­gen in der Arbeit und der Orga­ni­sa­tion opti­mal zu unter­stüt­zen
  • Gute Bedin­gun­gen sind nicht ausrei­chend – selbst das beste Büro­kon­zept braucht eine gute Beglei­tung im Verän­de­rungs­pro­zess und die Beschäf­tig­ten und Führungs­kräfte die entspre­chen­den Kompe­ten­zen
  • Subjek­tive Bewer­tun­gen ernst nehmen – die objek­tive Bewer­tung von Büro­flä­chen alleine eignet sich nicht, um daraus auf Wohl­be­fin­den, Gesund­heit und Zufrie­den­heit der Beschäf­tig­ten zu schlie­ßen
  • Belas­tungs­fak­to­ren verschie­ben sich – es wird weder alles schlech­ter noch alles besser, man muss das verän­derte Belas­tungs­spek­trum im Blick behal­ten und Verhältnis- und Verhal­tensprä­ven­tion betrei­ben
  • Weitere Forschung erfor­der­lich – Open Space-Büroräume und ihre Folgen für das Wohl­be­fin­den und die Gesund­heit sind noch nicht ausrei­chend unter­sucht, um abschlie­ßende Aussa­gen zu tref­fen
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