Zeitmanagement

Durch schlechte Arbeit­sor­gan­i­sa­tion entste­ht fast immer Zeit­druck. Die Berge unerledigter Auf­gaben wer­den größer, die Hek­tik nimmt zu. Die Het­zerei schlägt auf den Magen, man wird nervös, schläft schlecht oder ist ständig verspan­nt. Wenn das Tag für Tag so geht, lässt bald auch die Konzen­tra­tion bei der Arbeit nach. Die Leis­tungs­fähigkeit sinkt, Fehlerquote und Unfall­risiko steigen. Die gesund­heitliche Belas­tung wird immer größer. Man fühlt sich über­fordert, Angstzustände oder depres­sive Ver­stim­mungen kön­nen sich bemerk­bar machen. Nicht sel­ten greifen die Betrof­fe­nen zu Beruhigungs‑, Auf­putsch- oder Schmerzmit­teln. Auch der Zigaret­ten- und Alko­holkon­sum steigt oft an, wenn man per­ma­nen­tem Zeit­druck aus­ge­set­zt ist. Die Arbeit­saufträge gut zu organ­isieren und den zeitlichen Ablauf zu pla­nen, trägt dazu bei, dass man Zeit spart und ein gutes Ergeb­nis her­auskommt. Nicht sel­ten ist man aber auch selb­st Schuld, wenn die Zeit hin­ten und vorne nicht reicht. Immer wieder tappt man in Zeit­fall­en. Man schiebt zum Beispiel eine ungeliebte Auf­gabe vor sich her. Erledigt statt dessen unnöti­gen Kleinkram, checkt zum x‑ten Mal die E‑Mails, braucht drin­gend noch eine Tasse Kaf­fee … Am Ende hat man nicht nur die Zeit ver­tan, son­dern sich auch noch ein schlecht­es Gewis­sen und Frust eingefangen.

Zeit­man­age­ment ist vor allem Selb­st­man­age­ment. Um aber richtig pla­nen zu kön­nen, müssen die Ziele klar sein. Wenn man nicht weiß, was man will bzw. was das Ergeb­nis sein soll, braucht man gar nicht erst mit der Arbeit zu begin­nen. Ein Ziel ist dann präzise bes­timmt, wenn es mach­bar und mess­bar ist. Um es zu erre­ichen, muss auch geplant wer­den, bis wann die Auf­gabe bear­beit­et wer­den soll. In einem größeren Pro­jekt, an dem mehrere beteiligt sind, oder bei ein­er Tea­mauf­gabe muss jed­er Einzelne für sich seine Ziele und die ihm zur Ver­fü­gung ste­hende Zeit ken­nen. Jed­er ist selb­st ver­ant­wortlich, den anderen mitzuteilen, wenn er erken­nt, dass er ein Ziel in der vorgegebe­nen Zeit nicht erre­ichen kann.

So gelingt es, ter­min­gerecht und effizient zu arbeiten

Manche ver­suchen mehrere Dinge gle­ichzeit­ig zu erledi­gen, um mit der Zeit hinzukom­men. Doch das ist keine Lösung. Denn was wir als zeit­gle­ich wahrnehmen, bedeutet für das Gehirn einen ständi­gen, schnellen Wech­sel zwis­chen ver­schiede­nen Auf­gaben. Für den Kör­p­er ist das Stress. Eine Studie des Insti­tuts für Arbeit und Gesund­heit (IAG) der Deutschen Geset­zlichen Unfal­lver­sicherung (DGUV) mit 64 Ver­suchsper­so­n­en belegt das. Unter Mul­ti-Task­ing-Bedin­gun­gen ver­schlechterte sich die Fahrleis­tung, stieg der Herz­schlag auf durch­schnit­tlich 87 Schläge pro Minute an und emp­fan­den die Teil­nehmer eine starke Anspannung.

Mith­il­fe von Uhren und Kalen­dern teilt der Men­sch schon seit Jahrtausenden die Zeit ein. Heute ist Zeit auch Geld. Damit die wichti­gen und nicht die drin­gen­den Dinge zum Zuge kom­men, müssen wir die Zeit­pla­nung ständig im Auge behal­ten. Haben sich Verän­derun­gen oder Abwe­ichun­gen ergeben, muss die Pla­nung an die neuen Gegeben­heit­en angepasst wer­den. Mit ein biss­chen Übung braucht man für die tägliche Pla­nung fünf bis zehn Minuten. Hier ein paar hil­fre­iche Methoden:

Ein Tag, eine Woche, ein Monat, Quar­tal oder Jahr: Für alle Zeitab­schnitte ist es sin­nvoll, die Ter­mine rechtzeit­ig schriftlich festzuhal­ten. Wenn unter­schiedliche Per­so­n­en über Ter­mine informiert sein müssen, bietet es sich an, einen Kalen­der im Com­put­er z. B. mit Out­look einzuricht­en. Den kön­nen alle Beteiligten ein­se­hen und bear­beit­en. Bei den Ein­trä­gen sollte man darauf acht­en, dass für Besprechun­gen außer der Anfangszeit auch ein Endzeit­punkt fest­geschrieben ist. Auch Tele­fonate und Kor­re­spon­denz soll­ten am besten immer zu ein­er bes­timmten Tageszeit einge­plant werden.

Ob die Zeit­pla­nung im klas­sis­chen Taschenkalen­der oder elek­tro­n­isch mit Note­book, iPad, Handy oder Smart­phone gemacht wird, ist Geschmackssache. Bei­de For­men haben ihre Vor- und Nachteile.

Die A‑L-P-E-N-Meth­ode nach Lothar J. Sei­w­ert, Experte für Zeit- und Lebens­man­age­ment, ist eine ein­fache Art, einen Tagesablauf ohne spezielle Hil­f­s­mit­tel zu pla­nen. Es braucht nur wenige Minuten, um einen schriftlichen Tage­s­plan zu erstellen. Die fünf Eck­punk­te dafür lauten:

Auf dem Papi­er wer­den die Anforderun­gen des Tages sicht­bar. Der Tage­s­plan ist dann real­is­tisch, wenn er nur das bein­hal­tet, was auch tat­säch­lich bewältigt wer­den kann.

Unvorherge­se­henes kann einen Zeit­plan zum Scheit­ern brin­gen. Vor allem dann, wenn zu knapp geplant wurde. Deshalb ist es wichtig, Pufferzeit­en einzu­pla­nen. 40 Prozent der täglichen Arbeit­szeit, so Zeit­man­age­ment-Coach Lothar Sei­w­ert, sollte für Unvorherge­se­henes als Puffer bleiben. Das sind bei einem Acht-Stun­den-Tag gut drei Stunden.

Zeitaufwand und Ergeb­nis ste­hen häu­fig in einem umgekehrten Ver­hält­nis, so der ital­ienis­che Sozi­ologe Vil­fre­do Pare­to: Die Gesamtzahl der täglich anfal­l­en­den Auf­gaben beste­ht zu 20 Prozent aus wichti­gen Auf­gaben und zu 80 Prozent aus rel­a­tiv neben­säch­lichen. Die weni­gen wichti­gen Auf­gaben tra­gen allerd­ings zu 80 Prozent zum Arbeit­ser­folg bei, während die neben­säch­lichen nur mit 20 Prozent zu Buche schla­gen. Unter­suchun­gen zeigen aber immer wieder, dass Men­schen für Neben­säch­lichkeit­en häu­fig 80 Prozent der Arbeit­szeit – oder sog­ar mehr – einsetzen.

Die ersten und die let­zten 30 Minuten eines Arbeit­stages sollte man zur „ein­samen Stunde“ machen. Bei Ankun­ft im Büro wird zuerst der Tag geplant und struk­turi­ert. Danach wer­den Post und E‑Mails gecheckt. Am Tage­sende nimmt man sich dann noch ein­mal eine halbe Stunde Zeit. Jet­zt heißt es aufräu­men, vor­bere­it­en und sich darüber freuen, was man alles geschafft hat.

Mit Form­blät­tern für Maß­nah­me­pläne, Besprechung­spro­tokolle, To-do-Lis­ten, Tele­fon­no­ti­zen etc. lassen sich viele Auf­gaben schnell und sys­tem­a­tisch abar­beit­en. Elek­tro­n­is­che Vor­la­gen lassen sich indi­vidu­ell anpassen. Auf ein­er Check­liste lässt sich abstre­ichen, was zu tun ist. Oft legt sie auch die Rei­hen­folge fest. Durch Check­lis­ten müssen Rou­tinevorgänge nicht immer wieder neu durch­dacht wer­den. Das Risiko, etwas zu vergessen, sinkt. Für viele Bere­iche gibt es vorge­fer­tigte Check­lis­ten, die auf die eige­nen Anforderun­gen und Bedürfnisse angepasst wer­den können.

Was ist zu tun? Mith­il­fe der Liste wird dies schriftlich fix­iert. Eine To-do-Liste sollte begren­zt sein. Nur dann ist es möglich, die einzel­nen Punk­te auch wirk­lich zu erledi­gen, und nur dann ver­spricht sie Erfolg und ver­mit­telt das Gefühl, etwas erre­icht zu haben. Es ist also bess­er, immer wieder eine neue Liste anzule­gen. Wird eine vorhan­dene Liste erweit­ert, hat man schnell das Gefühl, nichts zu Ende zu bringen.

Pausen sind keine Zeitver­schwen­dung. Sie brin­gen Energie und Leis­tung zurück. Unter­suchun­gen haben ergeben, dass nach ein­er Stunde konzen­tri­ert­er Arbeit zehn Minuten Pause genü­gen, um sich zu regener­ieren! Bei der täglichen Zeit­pla­nung soll­ten auch die Pausen berück­sichtigt sein. Als wichtig­ste Zeitregel gilt: regelmäßig kurze Pausen machen.

Wer nach Zeit­plan arbeit­et, weiß, dass die beste Pla­nung nichts nutzt, wenn Störun­gen auftreten. Oft sind es andere Men­schen, die einen stören:

Nimmt man Per­so­n­en regelmäßig als Stör­fak­tor wahr, kann das an ein­er man­gel­haften Zeit­pla­nung liegen. Der Fehler kann aber auch in der Arbeit­sor­gan­i­sa­tion steck­en. Am besten ist es, mit den einzel­nen Per­so­n­en feste Ter­mine zu vere­in­baren, aber auch Zeit­en festzule­gen, in denen nicht gestört wer­den darf.

Bet­ti­na Brucker