Hunderte von Menschen starben in den vergangenen Jahren bei Explosionen oder Bränden. In jedem dieser Fälle hätte ein professionelles Notfallmanagement die Folgen wesentlich abmildern können. Und auch bei weniger dramatischen Notfällen sparen Unternehmen durch Prävention, Risikoanalyse und ein Handlungskonzept hohe Kosten — sei es bei technischen Störungen, Umweltkatastrophen, einer Pandemie oder Sabotage.
Autor: Jens-Christian Voss
Ist Ihren Vorgesetzten die Thematik „Notfallmaßnahmen“ ausreichend bekannt? Sind hieraus Maßnahmen für das Unternehmen abgeleitet? Ist jedem Mitarbeiter das Verhalten bei Erster Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung geläufig? Existiert in Ihrem Unternehmen ein Evakuierungskonzept und eine Betriebliche Katastrophenorganisation? Sind entsprechende Verantwortung mit Befugnissen genau benannt und bekannt? Werden Evakuierungsmaßnahmen in regelmäßigen Zeitabständen zusammen mit den Rettungskräften geübt? Sind Meldeketten für Krisenfälle beschrieben?
Notfallmanagement ist auch für kleine Betriebe ein Thema
Ein strukturiertes Notfallmanagement führt zur Vermeidung oder Minimierung von Personen- und Sachschäden, Imageschäden und daraus resultierenden unerwarteten Kosten für den Unternehmer. Notfallmanagement umfasst die Bereiche Prävention, Notfallplanung und Notfallbewältigung.
Die Vorbereitung auf mögliche Notfälle und unvorhergesehene Ereignisse im Betriebsablauf, die Einschätzung der jeweiligen Eintrittswahrscheinlichkeit möglicher Risiken und die Ablaufplanung und Simulation der Reaktionen bei Auftreten der Krisen und Notfälle sind die zentralen Aspekte des Notfallmanagements.
Notfallmanagement ist heute nicht mehr nur ein Thema für große Unternehmen, die sensible Verfahren einsetzen oder mit entsprechenden Stoffen arbeiten, sondern auch für kleine und mittelständische Betriebe.
Zur Vorbereitung auf die Erstellung eines Notfallkonzepts oder Notfallmanagements gehört die Bestandsaufnahme (Ist-Zustand) im Hinblick auf mögliche Gefahrenpotenziale im eigenen Betrieb. Wie sieht bei Ihnen der alltägliche Betriebsablauf aus, die Struktur Ihres Organisationsaufbaus und die Geschäftsprozesse? Gehen wir die Aspekte nach und nach durch und fangen mit den auslösenden Ereignissen an.
Auslösende Ereignisse
Welche Ereignisse stellen für unseren Betrieb einen Notfall dar und müssen daher beherrscht werden?
Typische Beispiele dafür sind:
- Brand
- Bombendrohung
- Gasaustritt
Weiterhin sind als auslösende Ereignisse zu berücksichtigen:
- Unfall
- Technische Störungen
- Umweltkatastrophe
- IT-Ausfall
- Naturereignisse
- Sabotage
- Pandemie / Entführung / Erpressung
Ich bewerte diese Ereignisse im Arbeitskreis „Notfallmanagement“ auf die Wahrscheinlichkeit des Auftretens und lege für die jeweiligen Ereignisse ein eigenes Kapitel im Notfallhandbuch an.
Beispiele für Notfallsituationen
Wenn Sie regelmäßig die Tages- oder Fachpresse verfolgen, lesen Sie häufig von Notfällen. Hier sind einige ausgewählte Beispiele, die schon wieder in Vergessenheit geraten sind, uns aber mahnend die Notwendigkeit von Krisen- und Notfallmanagement aufzeigen sollten:
- 01.02.1974: Hochhausbrand in Sao Paulo, Brasilien (Joelmo-Gebäude). 227 Tote und 250 Schwerverletzte; fehlende bzw. nicht umgesetzte Brandschutzvorgaben: zu geringe Anzahl von Notausgängen, fehlende Rauchmelder, gesamte Innenausstattung aus leicht brennbaren Materialien.
- 06.02.1979: Explosion in einer Bremer Mehlfabrik (Rolandmühle). Aufgrund eines kleinen Brands entstehen mehrere kleine und größere Explosionen. Sie enden in einer großen Explosion, die 14 Menschen tötet; über 50 Mio. Euro Sachschaden.
- 11.05.1985: Brand im Fußballstadion Bradford, Großbri- tannien. 56 Tote und über 250 zum Teil schwer verletzte Personen aufgrund eines Brands, ausgelöst durch eine Zigarette, begünstigt durch eine brennbare Holztribüne und ein brennbares Regenschutzdach.
- 06.07.1988 : Gasexplosion auf der Ölplattform „Piper Alpha“ (Nordsee). 167 Menschen sterben, die Ölplattform brennt noch drei Wochen.
- 11.04.1996 : Brand am Düsseldorfer Flughafen. Durch Heißarbeiten an einer Dehnungsfuge wird eine Brandkatastrophe ausgelöst, die ihre Schwere in etwa 40 wesentlichen Verstößen begründet findet: 17 Tote, 150 Millionen Euro reiner Brandschaden.
- 30.10.1998 : Brandstiftung in Diskothek in Göteborg, Schweden. Ein für 150 Menschen zugelassener Saal ist mit 400 Menschen überfüllt, Notausgänge versperrt, 63 Tote.
- 03.12.1998: Elektrischer Kurzschluss führt zu Brand in einem Waisenhaus in Manila, Philippinen. Obwohl die Feuerwache nur 500 m entfernt ist, vergeht eine Stunde bis zur Ankunft der Retter
- 11.11.2000: Brand in der Kitzsteinhorn-Bahn in Kaprun, Österreich, Technischer Defekt, 155 Tote.
Bei dieser Auflistung wurde extra auf die bekannten Notfälle in deutschen Unternehmen weitestgehend verzichtet, nicht zuletzt, um die breite Facette von möglichen Notfallszenarien aufzuzeigen. Aber eins haben alle beschriebenen Notfälle gemeinsam: Sicherlich hat auch mit diesen Bränden und Explosionen niemand gerechnet.
Warum Notfallmanagement?
Die Begründung für effektive Krisen- und Notfallmanagementsysteme sind vielfältig und gelten sicherlich auch für Ihr Unternehmen:
- Existenzsicherung des Unternehmens
- Verfügbarkeit der wichtigen Geschäftsfunktionen
- Zielsichere Reaktion in Notfällen
- Schnelle Behebung von Unterbrechungen
- Funktionierende Notfallorganisation
- Vollständige, revisionsfähige Dokumentation
Notfallsituationen in den einzelnen Arbeitsbereichen
In einem nächsten Schritt sollte der durch die Geschäftsleitung neu eingesetzte Arbeitskreis „Notfallmanagement“ mit den Abteilungsleitern konkret festlegen, welche Risiken in deren Arbeitsbereichen jeweils auftreten könnten und wie diesen konkret vorzubeugen bzw. dann konkret zu reagieren wäre („Risikoanalyse“). Als mögliches Arbeitsdokument empfiehlt sich hier eine vereinheitlichte Checkliste.
So könnte ein Abteilungsleiter für seine Abteilung z. B. bewerten, dass Brand, technische Störung und IT-Ausfall konkrete Probleme für ihn darstellen könnten.
Sehr wichtig ist nun festzulegen, welche Maßnahmen vorher bereits geklärt sein sollten, damit bei Auftreten der Notfallsituation der Produktionsausfall / Schaden weitestgehend minimiert bleibt. Das kann wiederum der betroffene Abteilungsleiter am besten beurteilen. Von daher wird hier seine aktive Mithilfe sehr wichtig. Je genauer die Maßnahmen festgelegt werden, umso besser klappt es im Notfall.
Präventionsarbeit
Nun gehen wir, scheinbar, wieder einen Schritt zurück: zur Präventionsarbeit. Prävention steht vor allem!
Durch vorbeugende Maßnahmen soll weitestgehend ausgeschlossen werden, dass es zu den beschriebenen Notfallsituationen kommt.
Diese Maßnahmen sollten systematisch zusammengeschrieben und regelmäßig „auf ihre Wirksamkeit“ kontrolliert werden. So können z. B. für Maßgaben in der Arbeitsstätte die Sicherheitsbeauftragten oder die Brandschutzhelfer mit einer vorgegebenen Checkliste aufgefordert werden, diesen beschriebenen Sicherheitsstandard einmal monatlich in ihrem Arbeitsbereich abzulaufen und zu gewährleisten.
In der Prävention sollten auf jeden Fall die betroffenen Arbeitsbereiche aktiv eingebunden werden, nicht zuletzt, damit sich die Arbeitsbereiche selbst mit den Notfallsituationen offensiv auseinandersetzen.
Evakuierungskonzept – ein Teil der Präventionsarbeit
Bei einer Vielzahl der Notfallsituationen wird eine Räumung oder Evakuierung der betroffenen Bereiche erforderlich. Daher ist ein funktionstüchtiges Evakuierungskonzept Bestandteil eines Krisen- und Notfallmanagements.
Erfahrungsgemäß hätten über 80 Prozent der Fehler, die sich im Notfall zeigen, durch ein vernünftiges Evakuierungskonzept und daraus abgeleitete Übungen verhindert werden können. Sie wollen doch auch nicht erst nachträglich aus Ihren Fehlern lernen? Die Thematik „Evakuierung“ ist ein eigenes umfassendes Thema; zusammengefasst sind für ein Evakuierungskonzept insbesondere folgende Aspekte zu klären bzw. zu beherrschen:
- Flucht- und Rettungswege
- Kennzeichnungen am Arbeitsplatz
- Aufzüge
- Sicherheitsbeleuchtung
- Sammelstelle / Sammelraum
- Rettungskette, Notruftelefon
- Alarmierung
- Unterweisung der Mitarbeiter
- Einweisung von Fremdfirmen
- Besonders schutzbedürftige Beschäftigtengruppen
- Brandschutzhelfer / Löschselbsthilfekräfte
- Evakuierungshelfer
- Schulung der Vorgesetzten
- Zusammenarbeit mit Feuerwehr und Polizei
- Besonderheiten für die Übung, Regieanweisung
Zu den „Besonderheiten“ gehören u. a. der Umgang mit schwer evakuierbarem Personal, die Einbindung des Betriebsrats in das Konzept, die Einspielung von Einlagen und die Art der Alarmierung. Ungefähr 10 % der im Gebäude befindlichen Personen bilden hinsichtlich ihrer körperlichen Verfassung ein nicht vorhersehbares Risiko. Zu dem betroffenen Personenkreis gehören:
- Asthmapatienten, schwangere Frauen, Menschen mit Behinderungen, und Personen mit Verletzungen
Um nach der Übung einen vollständigen Überblick über das Gesamtgeschehen des Evakuierungsvorgangs zu haben, erhält das Funktionspersonal eine Frageliste. Diese dient dazu und ermöglicht es, alle zu Tage getretenen Mängel zu erkennen und nach Auswertung der Erfahrungen die erforderlichen Verbesserungen durchzuführen. Deshalb nimmt das Funktionspersonal unmittelbar nach der Übung auch an der Manöverkritik teil, die zu jeder Evakuierungsübung dazu gehört, um Verbesserungspotenziale aufzuzeigen.
Ziel der Manöverkritik soll es sein, positive und negative Aspekte aufzuzeigen und das bestehende Evakuierungs-/Notfallkonzept entsprechend zu verbessern.
Teilnehmer bei der Manöverkritik sind üblicherweise:
- Mitglieder des Arbeitskreises „Notfallmanagement“ und des Krisenstabs
- Funktionspersonal (Evakuierungshelfer, Sammelplatzbeauftragte)
- Schiedsrichter / Beobachter
- Externe Hilfskräfte (Feuerwehr, Polizei)
Über die Ergebnisse der Manöverkritik werden die Führungskräfte und die Mitarbeiter (gekürzte Version) informiert. Typische Auszüge aus Manöverkritiken sind:
- Keine Beauftragten für die einzelnen Etagen
- Doppeltüren waren Engstellen
- Wichtige Stellen nicht informiert
- herabgelassene Schranke behindert Feuerwehr
- Vollzähligkeitsmusterung am Sammelplatz fehlt
- Besucher werden weiterhin am Haupttor abgeholt
- LKW fahren weiter auf das Gelände
- zögerliches Anlaufen der Übung
- Feuerwehrzufahrten verstellt
- Werkschutz / Pforte sind nicht über das Übungsende informiert
Alles spannende Ansätze, das bestehende Konzept zu hinterfragen und kontinuierlich zu verbessern.
Notfallplanung
Nach der Risikoanalyse mit den Abteilungsleitern folgt die Notfallplanung; sie ist Teil des Krisen- und Notfallmanagements. Sie ist betriebsspezifisch unterschiedlich und somit individuell. Der Notfallplan enthält konkrete Maßnahmen bzw. Prozesse, legt deren Reihenfolge und Ablauf in Plänen fest und visualisiert sie. Auf diese Art und Weise entsteht ein Notfallhandbuch aus den einzelnen Notfallplänen, welches die einzelnen Reaktionsschritte in den benannten Ausnahmesituationen auflistet. Diese müssen dahingehend optimiert werden, dass sie in möglichst kürzestem Zeitrahmen ermöglichen, den normalen Betriebsablauf wieder aufzunehmen („Wiederanlaufklasse“).
Die Notfallpläne müssen für den Anwender übersichtlich sein, damit sie im Notfall ein effektives Arbeiten ermöglichen. Denn eins haben wir in Notfallsituationen nicht: Zeit. Zeit, um Dinge zu diskutieren. Zeit, um Maßnahmen zu koordinieren. Zeit, um miteinander Aspekte abzuwägen. Hier sind jetzt Entscheidungen, insbesondere des Krisenstabs zu treffen.
Krisenstab
Mögliche Teilnehmer des Krisenstabs sind:
- Geschäftsleitung, Brandschutzbeauftragter, Pressesprecher
- Leiter Technik, Einkauf, Personal, Facility Management
Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die wesentlichen Funktionen abgedeckt sind, der Krisenstab aber von der Anzahl der beisitzenden Köpfe nicht zu groß wird.
Aufgaben des Krisenstabs
Die Aufgaben des Krisenstabs sind sehr umfassend und sollten vorher auch genau beschrieben sein.
Wesentliche Aufgaben sind:
- Einsatzleitung und Leitung des Rettungs- und Löscheinsatzes bis zum Eintreffen der Feuerwehr
- Alarmierung der Sicherheits- und Etagenbeauftragten
- Lagebeurteilung
- Entscheidung über Alarmierungs-/ u. Räumungsumfang
- Veranlassen des Ab- und Umschaltens von Gas, Dampf, Wasser, Strom, usw.
- Verständigung der Behörden (Umweltamt, Gewerbeaufsichtsamt etc.)
- Annahme und Weiterleitung von Nachrichten und Meldungen
Da im Ernstfall wenig Zeit bleibt, Aufgaben und Vorgehensweisen festzulegen, sollte dies bereits vorher passiert sein. Auch ist es erforderlich, Fachbereiche mit ihren wichtigen Aufgaben bereits vorher zu belegen, damit diese im Ernstfall parallel sofort losarbeiten – und nicht auf Anweisungen warten, die in der stressigen Notsituation vielleicht nicht erfolgen. So werden die Maßnahmen bereits dezidiert vorher festgelegt und den einzelnen Funktionen eindeutig zugeordnet.
Typische Mängel im Notfallkonzept
Typische Mängel im Notfallkonzept, die wiederholt auffallen, sind nachfolgend aufgelistet. Frei nach dem Motto „Lernen aus Fehlern von Anderen“, sollten Sie die Fehler für sich ausschließen.
- Krisenstab muss mit seinen konkreten Aufgaben benannt werden (mit genauer Benennung der Legitimationen)
- Geschäftsleitung muss Notfallkonzept in Kraft setzen
- Es fehlen Sicherheits- und Etagenbeauftragte, Räumungshelfer und Sammelplatzbeauftragte zur Umsetzung der Räumung der Gebäudeteile (diese sollten gesondert geschult werden)
- Weisungsbefugnis an bestimmte Personen muss noch erteilt werden
- Vorgesetzte / Mitarbeiter müssen über das Notfallkonzept unterrichtet werden
- Üben – und erkannte Mängel nachbessern
Umgang mit der Presse in Notfallsituationen
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit beeinflussen das Bild des Unternehmens in Öffentlichkeit und Markt. Die Information über das Unternehmen und seine Produkte ist in jedem Falle eine Bringschuld: Nur die Information der Öffentlichkeit durch das Unternehmen stellt sicher, dass nicht über unkontrollierte Kanäle nach außen dringt, was unerwünscht, falsch oder schädlich für das Unternehmen ist.
Sie wissen, was in Ihrem Unternehmen bei Störfällen, Unfällen, Bränden, technischen Störungen in der Produktion oder Naturereignissen geschehen kann und Sie wissen, was Sie zur raschen Krisen-Bewältigung tun müssen. Dafür haben Sie Pläne in der Schublade.
Vorformulierte Meldungen an die Behörden gehören zum eingeübten Krisen-Management. Und was sagen Sie den Medien, Ihren Mitarbeitern, der Bevölkerung in Ihrem Umfeld? Krisen-Kommunikation ist planbar. Generell sollte beim Umgang mit der Presse immer beachtet werden:
- Informieren – bevor Sie gefragt werden! Das verhilft Ihnen zu möglichst vorurteilsfreier Berichterstattung und schafft bei Mitarbeitern und im Wohnumfeld Vertrauen.
- diplomatischer Umgang, stets freundlich sein! Der Pressesprecher als „optimaler Dienstleister“: höflich, bestimmt, zuverlässig, schnell, kontinuierlich (auch nach innen)
- Desinformation / Überinformation vermeiden
Vorbereitet sein sollten folgende Aspekte:
- Wer ist die wichtige Lokal‑, Regional- oder Überregional-Presse?
- Vorformulierte Schreiben / Faxe
- Vorformulierter Text für das Internet / Homepage
- auch wichtig: Sind die Mitarbeiter angehalten, sich zu der Notfallsituation nach außen nicht äußern zu dürfen (auch nicht zu Kunden, Nachbarn, etc.) – ggf. Verfahrensan- weisung „Umgang mit der Presse“ formulieren und den Mitarbeitern bekannt machen
Absprachen mit Feuerwehr und Polizei
Das bestehende Krisen- und Notfallmanagement sollte mit den Behörden und außenstehenden Stellen abgesprochen sein. Insbesondere die gemeinsamen, „überlappenden“ Ansatzpunkte, damit es im Ernstfall nicht zu Informationsdefiziten und unnötiger Zeitverschleppung kommt.
Auch können Feuerwehr und Polizei Ihnen ggf. hilfreiche Aspekte und Ideen für Ihr Notfallmanagement nennen, die Sie in Ihrem Konzept bisher nicht oder nur unzureichend berücksichtigt haben. Am Ende jeder guten Absprache sollte auch die gemeinsame Übung stehen, die hier veranlasst werden sollte. Denn jedes Notfallmanagement muss „seinen Mann“ stehen und seine Wirksamkeit nachweisen – und dieses hoffentlich nicht das erste Mal im Ernstfall. Erst durch das intensive Üben werden Schwachstellen im Konzept, aber auch in der gemeinsamen Bewältigung von Krise und Notfall offensichtlich, damit die Schwachstellen sinnvoll abgearbeitet und für den Ernstfall weitestgehend ausgeschlossen werden können.
Krisen professionell bewältigen
Zweidrittel aller Unternehmen haben keinen Krisenplan und fragen sich erst nach Eintritt der Krise, wie sie in dieser Situation reagieren sollen. Ein Notfall muss jedoch nicht in eine Katastrophe münden, und Schäden durch „unvorhergesehene“ Vorfälle lassen sich begrenzen. Durch intensive Vorbereitung können Krisen professionell bewältigt werden. So lässt sich zwar nicht die Krise selbst, wohl aber ihre Auswirkungen lassen sich steuern und kontrollieren. Pflegen Sie langfristigen und regelmäßigen Austausch mit Arbeitsbereichen, um Krisen vorzubeugen oder Auswirkungen durch glaubwürdige Kommunikation zu verhindern.
Ein Krisen- und Notfallmanagement sieht als erstes die Prävention vor, damit es nicht zur Notfallsituation kommt. Wenn diese aber doch eintritt, müssen Notfallplanung und Notfallbewältigung beherrscht werden.
Je genauer und detailgetreuer Sie diese Aspekte vorbereitet und den einzelnen Notfallfunktionen / Abteilungen zugeordnet haben, umso eher wird der geordnete Ablauf klappen. Dabei sollte aber auch die geordnete Evakuierung berücksichtigt werden, die bei einer Vielzahl der Notfallsituationen durchgeführt werden muss. Der Aufwand, um effektives Notfallmanagement zu schaffen und zu betreiben, ist verglichen mit dem Schaden, der in einem Betrieb ohne Notfallplanung entstehen kann, als gering anzusehen. Wagen Sie sich dran – es lohnt sich!
Frageliste (Auszug):
- War das Alarmsignal gut vernehmbar?
- Verließen die Betriebsangehörigen ihren Arbeitsbereich unverzüglich (Verweigerung)?
- Sind alle Fenster und Türen geschlossen worden?
- Wurden auf den Rettungswegen Hindernisse, Engpässe oder Stauungen festgestellt?
- Waren ggf. genügend Helfer für Behinderte vorhanden?
- Ist der Aufzug benutzt worden?
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