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Informationen zu übermitteln, ist heute so einfach wie nie. Ein Knopfdruck reicht und schon sind hunderte von Mails auf dem Weg zu ihren Adressaten. Das bedeutet aber auch: Die Frequenz der täglich eingehenden Mitteilungen, Anfragen und Anforderungen hat sich vervielfacht.
„Dieser Druck, das Gefühl, jederzeit schnell reagieren zu müssen, kann zum Stressauslöser werden“, sagt Dr. Dirk Windemuth vom Institut Arbeit und Gesundheit (BGAG) in Dresden. Die Konzentration wird immer wieder unterbrochen, Gefühle von Müdigkeit und Gereiztheit nehmen zu. Dieses Unbehagen kann bis hin zu körperlichen Beschwerden wie Magenproblemen und Kopfschmerz führen. Andererseits, so Windemuth, seien manche Menschen inzwischen geradezu abhängig von der Dauerkommunikation: „Sie suggeriert mir: Ich bin wichtig. Vielleicht erklärt das auch, warum immer mehr Menschen alle Mails, die sie schreiben, mit hoher Priorität kennzeichnen.“
Jeder einzelne Beschäftigte und jedes Unternehmen kann dagegen aber etwas tun:
1. Nutzen Sie die Möglichkeiten Ihres Softwareprogramms.
Viele unerwünschte Mitteilungen werden durch einen guten Spamfilter abgefangen. Eigene Ordner und spezielle Such- und Filterfunktionen erleichtern das Sortieren und Archivieren von E‑Mails. Hier kann eine gezielte Fortbildung sinnvoll sein.
2. Jedes Unternehmen kann seine eigene E‑Mail-Kultur verbessern:
- Einigen Sie sich auf einen kurzen, prägnanten Informationsstil,
- Schreiben Sie aussagekräftige Betreff-zeilen,
- Vermeiden Sie überflüssige Anhänge
- Vermeiden Sie den inflationären Gebrauch der Bestätigungsfunktion
- Nicht jede Mail hat tatsächlich hohe Priorität
- Wählen Sie den Kreis der Adressaten sorgfältig aus, schicken sie nicht alles als Kopie an alle, um sich „abzusichern“.
3. Treffen Sie beim ersten Lesen „ordnende“ Entscheidungen
Ist die Sache wichtig oder unwichtig? Ist sie eilig oder hat sie Zeit?
4. Überprüfen Sie Ihr eigenes Verhalten:
Machen Sie sich abhängig vom Informationsfluss? Haben Sie das Gefühl, Sie könnten etwas verpassen?
5. Suchen Sie das Gespräch mit Kollegen.
Manches Problem lässt sich von Angesicht zu Angesicht einfacher lösen als durch mehrfachen E‑Mail-Austausch
6. Schaffen Sie sich eine „ruhige Stunde“
Nehmen Sie sich bewusst Zeit für Konzentration, blenden Sie möglichst alle Störfaktoren aus. Ignorieren Sie in dieser Zeit das Postfach und arbeiten Sie eine begrenzte Zeit an nur einer Sache.
7. Legen Sie Pausen ein
Bauen sie deshalb Zeitpuffer in Ihren Terminplan ein, um auf Unvorhergesehenes reagieren zu können.
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