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Wenn das Postfach überläuft

Tipps zum Umgang mit der Informationsflut
Wenn das Postfach überläuft

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Infor­ma­tio­nen zu über­mit­teln, ist heute so ein­fach wie nie. Ein Knopf­druck reicht und schon sind hun­derte von Mails auf dem Weg zu ihren Adres­sat­en. Das bedeutet aber auch: Die Fre­quenz der täglich einge­hen­den Mit­teilun­gen, Anfra­gen und Anforderun­gen hat sich vervielfacht.

„Dieser Druck, das Gefühl, jed­erzeit schnell reagieren zu müssen, kann zum Stres­saus­lös­er wer­den“, sagt Dr. Dirk Winde­muth vom Insti­tut Arbeit und Gesund­heit (BGAG) in Dres­den. Die Konzen­tra­tion wird immer wieder unter­brochen, Gefüh­le von Müdigkeit und Gereiztheit nehmen zu. Dieses Unbe­ha­gen kann bis hin zu kör­per­lichen Beschw­er­den wie Magen­prob­le­men und Kopf­schmerz führen. Ander­er­seits, so Winde­muth, seien manche Men­schen inzwis­chen ger­adezu abhängig von der Dauerkom­mu­nika­tion: „Sie sug­geriert mir: Ich bin wichtig. Vielle­icht erk­lärt das auch, warum immer mehr Men­schen alle Mails, die sie schreiben, mit hoher Pri­or­ität kennze­ich­nen.“
Jed­er einzelne Beschäftigte und jedes Unternehmen kann dage­gen aber etwas tun:
1. Nutzen Sie die Möglichkeit­en Ihres Soft­ware­pro­gramms.
Viele uner­wün­schte Mit­teilun­gen wer­den durch einen guten Spam­fil­ter abge­fan­gen. Eigene Ord­ner und spezielle Such- und Fil­ter­funk­tio­nen erle­ichtern das Sortieren und Archivieren von E‑Mails. Hier kann eine gezielte Fort­bil­dung sin­nvoll sein.
2. Jedes Unternehmen kann seine eigene E‑Mail-Kul­tur verbessern:
  • Eini­gen Sie sich auf einen kurzen, präg­nan­ten Infor­ma­tion­sstil,
  • Schreiben Sie aus­sagekräftige Betr­e­ff-zeilen,
  • Ver­mei­den Sie über­flüs­sige Anhänge
  • Ver­mei­den Sie den infla­tionären Gebrauch der Bestä­ti­gungs­funk­tion
  • Nicht jede Mail hat tat­säch­lich hohe Pri­or­ität
  • Wählen Sie den Kreis der Adres­sat­en sorgfältig aus, schick­en sie nicht alles als Kopie an alle, um sich „abzu­sich­ern“.
3. Tre­f­fen Sie beim ersten Lesen „ord­nende“ Entschei­dun­gen
Ist die Sache wichtig oder unwichtig? Ist sie eilig oder hat sie Zeit?
4. Über­prüfen Sie Ihr eigenes Ver­hal­ten:
Machen Sie sich abhängig vom Infor­ma­tions­fluss? Haben Sie das Gefühl, Sie kön­nten etwas ver­passen?
5. Suchen Sie das Gespräch mit Kol­le­gen.
Manch­es Prob­lem lässt sich von Angesicht zu Angesicht ein­fach­er lösen als durch mehrfachen E‑Mail-Aus­tausch
6. Schaf­fen Sie sich eine „ruhige Stunde“
Nehmen Sie sich bewusst Zeit für Konzen­tra­tion, blenden Sie möglichst alle Stör­fak­toren aus. Ignori­eren Sie in dieser Zeit das Post­fach und arbeit­en Sie eine begren­zte Zeit an nur ein­er Sache.
7. Leg­en Sie Pausen ein
Bauen sie deshalb Zeit­puffer in Ihren Ter­min­plan ein, um auf Unvorherge­se­henes reagieren zu kön­nen.
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