Zum 1. Juni 2015 läuft die gesetzliche Übergangsfrist für die vollständige Umstellung der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) auf die neuen Kriterien nach CLP- Verordnung ab. Bis dahin ist es erforderlich das neue Einstufungs- und Kennzeichnungssystem im betrieblichen Gefahrstoffmanagement sachgerecht umzusetzen. IT-Dienstleister und Softwareanbieter Datev verwaltet Arbeits- und Gefahrstoffe mit der Unterstützung der speziellen Software EcoWebDesk und ist für die neuen Vorgaben bereits gerüstet.
Mit ihren qualitativ hochwertigen Lösungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte verbessert die Datev eG die betriebswirtschaftlichen Prozesse von 2,5 Millionen Unternehmen, Kommunen, Vereinen und Institutionen. Die 1966 gegründete Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg beschäftigt über 6.000 Mitarbeiter und zählt zu den größten Software-häusern und Informationsdienstleistern in Europa.
Als die neue GefStoffV im Jahr 2010 in Kraft getreten ist, stand Datev, genauso wie viele andere Unternehmen, vor der gewaltigen Aufgabe, das gesamte betriebliche Gefahrstoffmanagementsystem an die europäische CLP-Verordnung anzupassen. Neue Gefahrsymbole und Signalwörter, zusätzliche Gefahrenklassen sowie Änderungen bei den Sicherheits- und Gefahrenhinweisen müssen bis zum Ablauf der Übergangsfrist umgesetzt werden. Davon betroffen sind sämtliche Dokumente von Sicherheitsdatenblättern und Betriebsanweisungen über Gefahrstoffverzeichnisse und Etiketten bis hin zur Gefährdungsbeurteilung selbst. Mit den konventionellen Listen und Tabellen stoßen Unternehmen schnell an ihre Grenzen, denn es ist äußerst umständlich alle Dokumente manuell zu pflegen und dafür zu sorgen, dass sie stets aktuell sind und allen gesetzlichen Vorschriften einwandfrei entsprechen.
Sicherheit geht vor
Zeitgleich mit den Neuerungen des Gesetzgebers wurden bei Datev die internen Bereiche Arbeitssicherheit und Umwelt umstrukturiert. Aufgrund der vielen Schnittstellen mit den Aufgaben im Gefahrstoffmanagement ist die Notwendigkeit einer themenübergreifenden, zukunftsfähigen Lösung immer klarer geworden. Doch weder das auf Access-Basis erstellte Gefahrstoffkataster noch die Excel-Listen mit eingescannten Sicherheitsdatenblättern konnten die neuen gesetz- lichen Anforderungen erfüllen. Weitere Anwendungen zur Erstellung von Betriebsanweisungen und Gefährdungsbeurteilungen, die von verschiedenen Fachabteilungen betreut wurden, führten dazu, dass die Prozesse im Gefahrstoffmanagement nicht eindeutig waren oder nicht konsequent zu Ende liefen. Dabei hat Datensicherheit für den Softwareanbieter aus Mittelfranken höchste Priorität, was eine weitere Herausforderung an das neue System darstellte.
Zur Entscheidungsfindung lud Datev einen Anwender aus dem Nachbarunternehmen ein, der seine Erfahrungen im Umgang mit der webbasierten Software EcoWebDesk schilderte. Nach umfang-reichen internen Abstimmungen und erfolgreicher Testphase, in der die Software der EcoIntense GmbH zahlreichen Prüfungen unterzogen wurde, ist die Entscheidung gefallen: „Wir haben eine tragfähige Lösung für unser Gefahrstoffmanagement gefunden, die sowohl die alte als auch die neue Gefahrstoffverordnung optimal unterstützt“, erklärt Claudia Waitz, die im Team IT- und Prozessmanagement Facility Management als Administrator EcoWebDesk betreut. „Gefährliche Arbeitsstoffe sind jetzt bei uns in einem zentralen System abgebildet und die Daten sind für alle Verantwortlichen auf Abruf verfügbar.“
Flexible Softwarelösung
Mit dem Einsatz von EcoWebDesk lässt sich das komplexe System von betriebswirtschaftlichen Kenndaten, gesetzlichen Vorgaben sowie Anforderungen an Arbeitssicherheit und Gefahrenvermeidung effizient verwalten. Dank ihres modularen Aufbaus kann sich die webbasierte Software an jede Unternehmensstruktur flexibel anpassen, egal ob Großkonzern oder Mittelstand, Fertigung oder Dienstleistung. Durch regelmäßige Updates wird die Aktualität der technischen Sicherheitsstandards und des fachlichen Standes der Software sichergestellt – ob in der SaaS-Version (Software as a Service) oder als Enterprise-Lösung, bei der EcoWebDesk auf vorhandenen unternehmenseigenen Servern eingesetzt wird. Das webgestützte Managementsystem kann direkt per Browser gestartet werden und erlaubt somit jederzeit ortsunabhängiges Arbeiten. Folglich bekommen Unternehmen ein Werkzeug, mit dem sie alle Aufgaben und Prozesse im betrieblichen HSE-Management (Health, Safety & Environment) bequem und rechtssicher steuern können, denn die Software ist vollständig konform zu den internationalen Normen ISO 14001 (Umweltmanagement), ISO 50001 (Energiemanagement) und OHSAS 18001 (Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagement). Dies wurde im Rahmen externer Audits offiziell von der Dekra Certification GmbH bestätigt.
Bei Datev wurde vor allem die Datenqualität hinsichtlich Datenkonsistenz und Vollständigkeit seit der Einführung von EcoWebDesk erhöht. Alle Daten und Dokumente sind zentral und revisionssicher hinterlegt. Dabei bleiben Änderungen über die integrierte Versionierung und Archivierung langfristig nachvollziehbar. Der Zugang zu Daten wird über differenzierte Freigabemechanismen geregelt, damit unterschiedliche Nutzer nur die jeweils benötigten Informationen erhalten. So haben beispielsweise Produktionsmitarbeiter im Druck- und Versandzentrum nur eine lesende Berech- tigung, wobei Umweltbeauftragte und Sicherheitsfachkräfte zusätzlich über Schreibrechte verfügen.
Durch die zentrale Datenverwaltung werden Mehrfachbearbeitungen und Redundanzen vermieden, was insbesondere im Hinblick auf die sich ständig weiterentwickelnde Gesetzesgrundlage im Arbeits- und Umweltschutz für den Informationsdienstleister sehr nützlich ist.
Gefahrstoffe im Griff
Mit dem Fachmodul „Gefahrstoffmanagement“ baute Datev ein neues Gefahrstoffkataster auf, in dem über 460 Arbeits- und Gefahrstoffe sowie Gemische hinterlegt sind. Dank der individuell anpassbaren Filterfunktionen sind die verwendeten Inhaltsstoffe samt Kennzeichnung nach gängigen Standards (GefStoffV, GHS/CLP) sekundenschnell gefunden. Dadurch konnte der gesamte Prozess der Gefahrstoffbeschaffung wesentlich vereinfacht werden: Vor der Bestellung wird nun zentral geprüft, ob dieser oder ein ähnlicher Stoff im Hause bereits eingesetzt wird oder ob er durch einen anderen Stoff substituiert wurde. Stellungnahmen der Gesundheits- und Umweltbeauftragten sowie des Arbeitssicherheitsingenieurs werden beim Einkauf bis hin zur Warenannahme lückenlos dokumentiert, was mehr Transparenz für alle Beteiligten im Gefahrstoffmanagement bringt.
Für die Anwender ist es besonders praktisch, dass Informationen zu Freigaberegulierungen, Einsatzbereichen und Zusammenlagerung von Gefahrstoffen nach TRGS 510 in der Software automatisch überprüft werden. Gefahrenquellen lassen sich somit schnell identifizieren und es wird sichergestellt, dass immer das aktuellste Sicherheitsdatenblatt vorhanden ist. Hohe Benutzerfreundlichkeit garantiert zudem die standardisierte Vorgehensweise bei der Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen. Dabei sind Angaben zu Tätigkeiten, Gefahren, Erste Hilfe und Entsorgung bequem hinterlegt und die Ableitung von Schutzmaßnahmen erfolgt automatisiert in Anlehnung an das EMKG (Einfaches Maßnahmenkonzept Gefahrstoffe) Version 2.2 der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin.
Heute setzt Datev das umfassende Managementsystem EcoWebDesk nicht nur für die Verwaltung von Gefahrstoffen ein, sondern auch in anderen HSE-Bereichen. Dank regelmäßigem Ressourcenmonitoring und dem neuen Abfallkataster im Modul „Öko-Controlling“ stehen entsprechende betriebliche Umweltkennzahlen für den Nachhaltigkeitsbericht auf Knopfdruck zur Verfügung. Im Fachmodul „Legal Compliance“ wird ein neu erstelltes Rechtskataster gepflegt, so dass Gefahrstoffe und Betriebsmittel nun direkt mit den einschlägigen Rechtsnormen und abgeleiteten Rechtspflichten verknüpft sind. Auf diese Weise behält der Umweltbeauftragte alle relevanten Gesetze und deren Änderungen stets im Überblick, was zu höherer Rechtssicherheit im gesamten Unternehmen führt.
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