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Gefahr­stoffe rechts­si­cher mana­gen

Software für Arbeitssicherheit und Umweltschutz
Gefahr­stoffe rechts­si­cher mana­gen

Im Druck-, Logistik- und Servicezentrum von Datev kommen bei Druckfarben, Schmiermitteln, Reinigern etc. zahlreiche Gefahrstoffe zum Einsatz. Foto: Datev eG
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Zum 1. Juni 2015 läuft die gesetz­li­che Über­gangs­frist für die voll­stän­dige Umstel­lung der Gefahr­stoff­ver­ord­nung (GefStoffV) auf die neuen Krite­rien nach CLP- Verord­nung ab. Bis dahin ist es erfor­der­lich das neue Einstufungs- und Kenn­zeich­nungs­sys­tem im betrieb­li­chen Gefahr­stoff­ma­nage­ment sach­ge­recht umzu­set­zen. IT-Dienstleister und Soft­ware­an­bie­ter Datev verwal­tet Arbeits- und Gefahr­stoffe mit der Unter­stüt­zung der spezi­el­len Soft­ware EcoWeb­Desk und ist für die neuen Vorga­ben bereits gerüs­tet.

Mit ihren quali­ta­tiv hoch­wer­ti­gen Lösun­gen für Steu­er­be­ra­ter, Wirt­schafts­prü­fer und Rechts­an­wälte verbes­sert die Datev eG die betriebs­wirt­schaft­li­chen Prozesse von 2,5 Millio­nen Unter­neh­men, Kommu­nen, Verei­nen und Insti­tu­tio­nen. Die 1966 gegrün­dete Genos­sen­schaft mit Sitz in Nürn­berg beschäf­tigt über 6.000 Mitar­bei­ter und zählt zu den größ­ten Software-häusern und Infor­ma­ti­ons­dienst­leis­tern in Europa.

Als die neue GefStoffV im Jahr 2010 in Kraft getre­ten ist, stand Datev, genauso wie viele andere Unter­neh­men, vor der gewal­ti­gen Aufgabe, das gesamte betrieb­li­che Gefahr­stoff­ma­nage­ment­sys­tem an die euro­päi­sche CLP-Verordnung anzu­pas­sen. Neue Gefahr­sym­bole und Signal­wör­ter, zusätz­li­che Gefah­ren­klas­sen sowie Ände­run­gen bei den Sicherheits- und Gefah­ren­hin­wei­sen müssen bis zum Ablauf der Über­gangs­frist umge­setzt werden. Davon betrof­fen sind sämt­li­che Doku­mente von Sicher­heits­da­ten­blät­tern und Betriebs­an­wei­sun­gen über Gefahr­stoff­ver­zeich­nisse und Etiket­ten bis hin zur Gefähr­dungs­be­ur­tei­lung selbst. Mit den konven­tio­nel­len Listen und Tabel­len stoßen Unter­neh­men schnell an ihre Gren­zen, denn es ist äußerst umständ­lich alle Doku­mente manu­ell zu pfle­gen und dafür zu sorgen, dass sie stets aktu­ell sind und allen gesetz­li­chen Vorschrif­ten einwand­frei entspre­chen.
Sicher­heit geht vor
Zeit­gleich mit den Neue­run­gen des Gesetz­ge­bers wurden bei Datev die inter­nen Berei­che Arbeits­si­cher­heit und Umwelt umstruk­tu­riert. Aufgrund der vielen Schnitt­stel­len mit den Aufga­ben im Gefahr­stoff­ma­nage­ment ist die Notwen­dig­keit einer themen­über­grei­fen­den, zukunfts­fä­hi­gen Lösung immer klarer gewor­den. Doch weder das auf Access-Basis erstellte Gefahr­stoff­kat­as­ter noch die Excel-Listen mit einge­scann­ten Sicher­heits­da­ten­blät­tern konn­ten die neuen gesetz- lichen Anfor­de­run­gen erfül­len. Weitere Anwen­dun­gen zur Erstel­lung von Betriebs­an­wei­sun­gen und Gefähr­dungs­be­ur­tei­lun­gen, die von verschie­de­nen Fach­ab­tei­lun­gen betreut wurden, führ­ten dazu, dass die Prozesse im Gefahr­stoff­ma­nage­ment nicht eindeu­tig waren oder nicht konse­quent zu Ende liefen. Dabei hat Daten­si­cher­heit für den Soft­ware­an­bie­ter aus Mittel­fran­ken höchste Prio­ri­tät, was eine weitere Heraus­for­de­rung an das neue System darstellte.
Zur Entschei­dungs­fin­dung lud Datev einen Anwen­der aus dem Nach­bar­un­ter­neh­men ein, der seine Erfah­run­gen im Umgang mit der webba­sier­ten Soft­ware EcoWeb­Desk schil­derte. Nach umfang-reichen inter­nen Abstim­mun­gen und erfolg­rei­cher Test­phase, in der die Soft­ware der EcoIn­tense GmbH zahl­rei­chen Prüfun­gen unter­zo­gen wurde, ist die Entschei­dung gefal­len: „Wir haben eine trag­fä­hige Lösung für unser Gefahr­stoff­ma­nage­ment gefun­den, die sowohl die alte als auch die neue Gefahr­stoff­ver­ord­nung opti­mal unter­stützt“, erklärt Clau­dia Waitz, die im Team IT- und Prozess­ma­nage­ment Faci­lity Manage­ment als Admi­nis­tra­tor EcoWeb­Desk betreut. „Gefähr­li­che Arbeits­stoffe sind jetzt bei uns in einem zentra­len System abge­bil­det und die Daten sind für alle Verant­wort­li­chen auf Abruf verfüg­bar.“
Flexi­ble Soft­ware­lö­sung
Mit dem Einsatz von EcoWeb­Desk lässt sich das komplexe System von betriebs­wirt­schaft­li­chen Kenn­da­ten, gesetz­li­chen Vorga­ben sowie Anfor­de­run­gen an Arbeits­si­cher­heit und Gefah­ren­ver­mei­dung effi­zi­ent verwal­ten. Dank ihres modu­la­ren Aufbaus kann sich die webba­sierte Soft­ware an jede Unter­neh­mens­struk­tur flexi­bel anpas­sen, egal ob Groß­kon­zern oder Mittel­stand, Ferti­gung oder Dienst­leis­tung. Durch regel­mä­ßige Updates wird die Aktua­li­tät der tech­ni­schen Sicher­heits­stan­dards und des fach­li­chen Stan­des der Soft­ware sicher­ge­stellt – ob in der SaaS-Version (Soft­ware as a Service) oder als Enterprise-Lösung, bei der EcoWeb­Desk auf vorhan­de­nen unter­neh­mens­ei­ge­nen Servern einge­setzt wird. Das webge­stützte Manage­ment­sys­tem kann direkt per Brow­ser gestar­tet werden und erlaubt somit jeder­zeit orts­un­ab­hän­gi­ges Arbei­ten. Folg­lich bekom­men Unter­neh­men ein Werk­zeug, mit dem sie alle Aufga­ben und Prozesse im betrieb­li­chen HSE-Management (Health, Safety & Envi­ron­ment) bequem und rechts­si­cher steu­ern können, denn die Soft­ware ist voll­stän­dig konform zu den inter­na­tio­na­len Normen ISO 14001 (Umwelt­ma­nage­ment), ISO 50001 (Ener­gie­ma­nage­ment) und OHSAS 18001 (Arbeits- und Gesund­heits­schutz­ma­nage­ment). Dies wurde im Rahmen exter­ner Audits offi­zi­ell von der Dekra Certi­fi­ca­tion GmbH bestä­tigt.
Bei Datev wurde vor allem die Daten­qua­li­tät hinsicht­lich Daten­kon­sis­tenz und Voll­stän­dig­keit seit der Einfüh­rung von EcoWeb­Desk erhöht. Alle Daten und Doku­mente sind zentral und revi­si­ons­si­cher hinter­legt. Dabei blei­ben Ände­run­gen über die inte­grierte Versio­nie­rung und Archi­vie­rung lang­fris­tig nach­voll­zieh­bar. Der Zugang zu Daten wird über diffe­ren­zierte Frei­ga­be­me­cha­nis­men gere­gelt, damit unter­schied­li­che Nutzer nur die jeweils benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen erhal­ten. So haben beispiels­weise Produk­ti­ons­mit­ar­bei­ter im Druck- und Versand­zen­trum nur eine lesende Berech- tigung, wobei Umwelt­be­auf­tragte und Sicher­heits­fach­kräfte zusätz­lich über Schreib­rechte verfü­gen.
Durch die zentrale Daten­ver­wal­tung werden Mehr­fach­be­ar­bei­tun­gen und Redun­dan­zen vermie­den, was insbe­son­dere im Hinblick auf die sich stän­dig weiter­ent­wi­ckelnde Geset­zes­grund­lage im Arbeits- und Umwelt­schutz für den Infor­ma­ti­ons­dienst­leis­ter sehr nütz­lich ist.
Gefahr­stoffe im Griff
Mit dem Fach­mo­dul „Gefahr­stoff­ma­nage­ment“ baute Datev ein neues Gefahr­stoff­kat­as­ter auf, in dem über 460 Arbeits- und Gefahr­stoffe sowie Gemi­sche hinter­legt sind. Dank der indi­vi­du­ell anpass­ba­ren Filter­funk­tio­nen sind die verwen­de­ten Inhalts­stoffe samt Kenn­zeich­nung nach gängi­gen Stan­dards (GefStoffV, GHS/CLP) sekun­den­schnell gefun­den. Dadurch konnte der gesamte Prozess der Gefahr­stoff­be­schaf­fung wesent­lich verein­facht werden: Vor der Bestel­lung wird nun zentral geprüft, ob dieser oder ein ähnli­cher Stoff im Hause bereits einge­setzt wird oder ob er durch einen ande­ren Stoff substi­tu­iert wurde. Stel­lung­nah­men der Gesundheits- und Umwelt­be­auf­trag­ten sowie des Arbeits­si­cher­heits­in­ge­nieurs werden beim Einkauf bis hin zur Waren­an­nahme lücken­los doku­men­tiert, was mehr Trans­pa­renz für alle Betei­lig­ten im Gefahr­stoff­ma­nage­ment bringt.
Für die Anwen­der ist es beson­ders prak­tisch, dass Infor­ma­tio­nen zu Frei­ga­be­re­gu­lie­run­gen, Einsatz­be­rei­chen und Zusam­men­la­ge­rung von Gefahr­stof­fen nach TRGS 510 in der Soft­ware auto­ma­tisch über­prüft werden. Gefah­ren­quel­len lassen sich somit schnell iden­ti­fi­zie­ren und es wird sicher­ge­stellt, dass immer das aktu­ellste Sicher­heits­da­ten­blatt vorhan­den ist. Hohe Benut­zer­freund­lich­keit garan­tiert zudem die stan­dar­di­sierte Vorge­hens­weise bei der Erstel­lung von Gefähr­dungs­be­ur­tei­lun­gen und Betriebs­an­wei­sun­gen. Dabei sind Anga­ben zu Tätig­kei­ten, Gefah­ren, Erste Hilfe und Entsor­gung bequem hinter­legt und die Ablei­tung von Schutz­maß­nah­men erfolgt auto­ma­ti­siert in Anleh­nung an das EMKG (Einfa­ches Maßnah­men­kon­zept Gefahr­stoffe) Version 2.2 der Bundes­an­stalt für Arbeits­schutz und Arbeits­me­di­zin.
Heute setzt Datev das umfas­sende Manage­ment­sys­tem EcoWeb­Desk nicht nur für die Verwal­tung von Gefahr­stof­fen ein, sondern auch in ande­ren HSE-Bereichen. Dank regel­mä­ßi­gem Ressour­cen­mo­ni­to­ring und dem neuen Abfall­ka­tas­ter im Modul „Öko-Controlling“ stehen entspre­chende betrieb­li­che Umwelt­kenn­zah­len für den Nach­hal­tig­keits­be­richt auf Knopf­druck zur Verfü­gung. Im Fach­mo­dul „Legal Compli­ance“ wird ein neu erstell­tes Rechts­ka­tas­ter gepflegt, so dass Gefahr­stoffe und Betriebs­mit­tel nun direkt mit den einschlä­gi­gen Rechts­nor­men und abge­lei­te­ten Rechts­pflich­ten verknüpft sind. Auf diese Weise behält der Umwelt­be­auf­tragte alle rele­van­ten Gesetze und deren Ände­run­gen stets im Über­blick, was zu höhe­rer Rechts­si­cher­heit im gesam­ten Unter­neh­men führt.
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