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Informationsgewinnung jenseits von Datenanalysen und Checklisten

Gesprächspartner
Informationsgewinnung jenseits von Datenanalysen und Checklisten

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Der Schw­er­punkt der Untersuchungs‑, Beratungs‑, Audi­tierungs- und son­stiger Tätigkeit­en der Sicher­heits­fachkräfte hat sich in den ver­gan­genen Jahren verän­dert, langsam aber stetig in eine ein­deutige Rich­tung: weniger Gespräche, mehr Abar­beit­en von Check­lis­ten und der quan­ti­ta­tiv­en Auswer­tung mit­tels Punk­tesys­te­men. Im Rah­men offiziell angekündigter Besuche entspricht selb­stver­ständlich alles den Vor­gaben, wie es aber im realen betrieblichen All­t­ag aussieht, ist oft etwas anderes. Der Autor plädiert dafür, wieder öfters das Gespräch zu suchen.

Eine Vielzahl, ja fast alle Dat­en, sind heute in elek­tro­n­is­ch­er Form vorhan­den, neue und weit­er­en­twick­elte Pro­gramme der Daten­ver­ar­beitung und –analyse bieten Möglichkeit­en, welche noch vor zehn Jahren undenkbar waren. Junge Sicher­heits­fachkräfte nutzen entsprechende Pro­gramme schon mit Beginn ihrer beru­flichen Tätigkeit, die Affinität zu entsprechen­den Lösun­gen hat sich deut­lich erhöht. Umfan­gre­iche Date­n­analy­sen wer­den heute von Bericht­sempfängern erwartet und als Berichts­be­standteil voraus­ge­set­zt, wobei gele­gentlich der Ein­druck entste­ht, dass entsprechende Anhänge den Schw­er­punkt der Berichter­stat­tung bilden. Damit wird auch das Kon­flik­t­po­ten­tial der Berichtsab­stim­mung ver­ringert, lässt sich doch über ver­bale Aus­sagen sehr viel inten­siv­er disku­tieren, als über Datenanalysen.
Auch der Zeit­druck bei den Besuchen der Unternehmen­sein­heit­en vor Ort führt zum ver­stärk­ten Ein­satz von Date­n­analy­sen und Check­lis­ten, welche grund­sät­zlich von über­all, also auch am heimis­chen Schreibtisch, durchge­führt wer­den kön­nen. Mit der Stan­dar­d­isierung wird gle­ichzeit­ig möglichen Vor­wür­fen vorge­beugt, welche bei pos­i­tiv­en Bew­er­tun­gen der Sicher­heitssi­t­u­a­tion und später aufgedeck­ten Schwach­stellen schnell laut werden.
Ander­seits wis­sen auch die unter­sucht­en Ein­heit­en um die verän­derten Unter­suchungs- und Besuchssys­tem­atik. Das anfängliche Staunen über die gewonnenen Erken­nt­nisse hat sich zu entsprechen­den Reak­tio­nen gewan­delt. Was in Check­lis­ten vorkommt wird beachtet, rechts und links der fes­ten Besuch­swege wer­den sich keine kri­tis­chen Sit­u­a­tio­nen find­en. Etwas Grund­sät­zlich­es hat sich doch nicht geän­dert: das Hase und Igel Spiel im Rah­men von Sicherheitsaudits.
Warum das Gespräch gesucht wer­den soll
Aus den aus­ge­führten Grün­den kommt dem Gespräch mit Mitar­beit­ern der unter­sucht­en Ein­heit­en unverän­derte Bedeu­tung zu. Auf­grund der oben geschilderten Verän­derun­gen haben Sicher­heits­fachkräfte, nicht nur junge, teil­weise die Fähigkeit ver­loren die rel­e­van­ten Mitar­beit­er zu iden­ti­fizieren, anzus­prechen und eine gemein­same Basis aufzubauen, welche über das Abar­beit­en stan­dar­d­isiert­er Fra­gen hin­aus­ge­ht. Aber auch erfahrene Sicher­heits­fachkräfte kön­nen die fol­gende Auf­stel­lung nutzen, um nicht dem Fehler zu ver­fall­en, nur mit aus­gewählten Mitar­beit­ern zu sprechen und andere, wichtige Infor­ma­tion­squelle zu vernachlässigen.
Um Infor­ma­tio­nen über die Erfas­sung des Istzu­s­tandes der unter­sucht­en Ein­heit­en hin­aus zu erhal­ten, um schwache Sig­nale frühzeit­ig aufzunehmen, Ten­den­zen zu erken­nen und ver­trauliche Infor­ma­tio­nen über sicher­heit­srel­e­vante The­men zu erhal­ten, bedarf es des Gespräch­es mit den richti­gen Ansprech­part­nern. Erhält die Sicher­heits­fachkraft so Infor­ma­tio­nen kann sie rechtzeit­ig und antizipa­tiv tätig wer­den. Die Zeit, welche für entsprechende Gespräche aufge­bracht wird, ist eine Investi­tion im besten Sinne.
Leitung der unter­sucht­en Einheit
Nicht wenige küm­mern sich arbeit­stäglich um den Fort­gang der Sicher­heit­sun­ter­suchun­gen in ihrem Ver­ant­wor­tungs­bere­ich, andere hal­ten sich zurück, sind weit­ge­hend unsicht­bar und ver­weisen auf die Arbeit­sebene. Dies ist grund­sät­zlich zweck­di­en­lich, den­noch sollte regelmäßige Gespräche über den Fort­gang der Unter­suchung und die vor­läu­fi­gen Ergeb­nisse erfol­gen. Nur der Ver­ant­wortliche hat den Gesamtüberblick und kann auf Sachver­halte hin­weisen, welche bish­er nicht The­ma waren. Dabei sollte nicht jede erste Idee zur Sprache kom­men, ist die Infor­ma­tion­ssamm­lung zu einem The­ma aus Sicht der Sicher­heits­fachkraft jedoch abgeschlossen, kön­nen Ergeb­nisse disku­tiert wer­den, schon um Über­raschun­gen zu ver­mei­den, wenn es zur Berichtsab­stim­mung kommt, für bei­de Seit­en. So kann auch eine frühzeit­ige Lösung des Dauerkon­flik­tes zwis­chen Wirtschaftlichkeit und Sicher­heit gefun­den werden.
Das Gesicht zum Geschäftspartner
Sicher­heit beschränkt sich nicht mehr auf die Betrieb­sräume, son­dern bein­hal­tet die Beziehung zu Kun­den und Liefer­an­ten. So all­ge­mein akzep­tiert diese Aus­sage ist, so sel­ten find­et sie ihre Entsprechung in der Tätigkeit der Sicher­heits­fachkräfte. Dabei sind Ein- und Verkäufer das Gesicht des Unternehmens gegenüber den Geschäftspart­nern. Damit sind die unmit­tel­baren Ansprech­part­ner der Kun­den und Liefer­an­ten gemeint, nicht die Direk­toren oder Abteilungsleiter.
Diese Mitar­beit­er erleben (teil­weise erlei­den) die Vor­gaben der Unternehmensleitung als auch die von der Sicher­heits­fachkraft ini­ti­ierten Verän­derun­gen. Wie das All­t­ags­geschäft tat­säch­lich läuft, erfährt die Sicher­heits­fachkraft hier, nur hier. Die Ansprech­part­ner im Unternehmen ken­nen Sicher­heits­fachkräfte, welche unmit­tel­bar an die Unternehmensleitung bericht­en, oft nur vom Hören­sagen. Viele sind froh ihre Wün­sche und Nöte ein­mal unmit­tel­bar adressieren zu kön­nen, andere zurück­hal­tend. Entsprechende Gespräche kön­nen und sollen nicht nach ein­er stan­dar­d­isierten Check­liste geführt wer­den, vielmehr gilt es eine gemein­same Basis aufzubauen. Unab­hängig vom Unter­suchungs­the­ma kann eine Sicher­heits­fachkraft hier viel erfahren, über das Unternehmen und seine Leis­tung, weshalb neugieriges Fra­gen aus­drück­lich erwün­scht ist und den ersten Schw­er­punkt eines Gespräch­es darstellt. Im Anschluss gilt es offene Fra­gen zu stellen, um festzustellen, wo es im Ablauf harkt, wo Vor­gaben eher behin­dern als weit­er­helfen und welche Verän­derun­gen aus Sicht der Gesprächspart­ner hil­fre­ich sind.
Beson­ders auf­schlussre­ich sind Gespräche mit Mitar­beit­ern, welche kür­zlich vom Wet­tbe­wer­ber gewech­selt sind und noch Hin­weise auf die dort übliche Vorge­hensweise geben können.
Dabei liegt der Erken­nt­nis­gewinn nicht immer im einzel­nen Gespräch, ein­er beklagt sich über alles, ein ander­er stellt fest, dass die Konkur­renz viel weniger Sicher­heitsvorschriften ken­nt, ein weit­er­er hat Prob­leme selb­st berechtigte Kri­tik offen zu äußern. Über die Anzahl ver­schieden­er Gespräche an unter­schiedlichen Stan­dorten lässt sich jedoch ein ein­deutiges Bild gewin­nen, auf welchen Unter­suchung­shand­lun­gen und –ergeb­nisse im Einzelfall auf­set­zen können.
Inte­gra­toren
Inte­gra­toren koor­dinieren die inter­nen Abläufe im Unternehmen auf das Gesamtziel hin. Als Geschäftsstel­len­leit­er, Pro­jek­t­man­ag­er oder Baustel­len­leit­er kön­nen sie am besten Beurteilen wo es „hakt“ welche Vor­gaben unverzicht­bar sind und wo mehr oder weniger ele­gante Umge­hun­gen hil­fre­ich, ja notwendig sind. Diese Tricks wer­den nicht in einem hek­tis­chen, zeitlich eng gefassten Gespräch aufgezeigt, weshalb aus­re­ichend Zeit vorzuse­hen sein sollte und möglichst mehrere Ter­mine über einen län­geren Zeitraum vorzuse­hen sind. Diese find­en am Arbeit­splatz des Gesprächspart­ners statt, erfol­gen allerd­ings häu­fige Unter­brechun­gen oder hören andere Mitar­beit­er mit, sollte eine Ver­legung erfol­gen, wobei auch hier Kol­le­gen des Gesprächspart­ners nicht anwe­send sein sollten.
Im Ver­laufe mehrerer Gespräche kann dur­chaus pro­vokant gefragt wer­den, welche sicher­heit­srel­e­van­ten Vor­gaben im beru­flichen All­t­ag schlicht nicht umge­set­zt wer­den, wer­den können.
Vet­er­a­nen
Altge­di­ente Mitar­beit­er haben viel erlebt und die – sel­ten niedergeschriebene – Geschichte des Unternehmens verin­ner­licht. Die erfol­gten Wech­sel der Ver­ant­wor­tungsträger sind ihnen bekan­nt, eben­falls ver­schiedene Mod­een­twick­lun­gen und –wellen, von Man­age­men­tkonzepten und Führungsstillen über Kosteneinsparungs- und Verbesserung­spro­gramme, aber auch die Rel­e­vanz des The­mas „Sicher­heit“ und der Umgang damit. Dieses Wis­sen kann vieles erk­lären, was auf den ersten Blick nicht erk­lär­bar erscheint.
Sicher­heits­fachkräfte, welche sich für Gespräche mit den Vet­er­a­nen Zeit nehmen, kön­nen viel erfahren, typ­is­che Fehler ver­mei­den und durch die Rück­sicht­nahme auf die Befind­lichkeit­en der Mitar­beit­er die Unter­suchun­gen, die Berichter­stat­tung, Vere­in­barung und Umset­zung von Maß­nah­men bess­er begleit­en und gestal­ten. Find­en sich hier die besucht­en Ein­heit­en wieder, wird die Zusam­me­nar­beit verbessert und meis­tens auch die Ergebnisse.
Beson­ders inter­es­sant kön­nen Gespräche mit Mitar­beit­ern sein, deren Ein­tritt in den Ruh­e­s­tand unmit­tel­bar bevor ste­ht. Die offe­nen Aus­sagen ergänzen die Unter­suchungsergeb­nisse wirkungsvoll, sind jedoch mit Vor­sicht zu ver­i­fizieren, um nicht alte Rech­nun­gen auf diese Weise auszugleichen.
Küm­mer­er
In jedem Unternehmen, an jedem Stan­dort gibt es einen „Küm­mer­er“. Offiziell gibt es diese Posi­tion nicht, im Organ­i­gramm ist sie deshalb nicht zu find­en. Den­noch wird ein Mitar­beit­er einen neuen Arbeitsstuhl besor­gen, Haus­meis­tertätigkeit­en beim Unternehmensleit­er übernehmen, Dienst­wa­gen betreuen und das Außen­gelände pfle­gen. Dieser Küm­mer­er spricht mit Mitar­beit­ern aller Hier­ar­chieebe­nen, ken­nt fast alle und sehr viel.
Eigen­ständi­ge Ergeb­nisse lassen sich aus Gesprächen mit dem Küm­mer­er sel­ten gewin­nen, allerd­ings inter­es­sante, oft wertvolle Ergänzun­gen, welche sich ein­er Erfas­sung im Datenbe­stand der Sicher­heits­fachkraft entziehen. Da man beim Küm­mer­er nicht mit der Tür ins Haus fall­en sollte, ist der Auf­bau ein­er gewis­sen Arbeits­beziehung hil­fre­ich. Das kurze, informelle Gespräch darf arbeit­stäglich gesucht, knappe, unver­fängliche Fra­gen gestellt wer­den. Auf dieser Basis wer­den später konkrete Punk­te ange­sprochen. Nicht immer wer­den sicher­heit­srel­e­vante Infor­ma­tio­nen gewon­nen, häu­fig aber Sacher­halte angeris­sen, welche bei noch so inten­siv­er Analyse von Dat­en und Abar­beit­en von Check­lis­ten unbe­merkt bleiben. Der Küm­mer­er hält Augen und Ohren offen und ken­nt deshalb Dinge, die vie­len anderen Mitar­beit­ern ver­bor­gen bleiben, bish­er unbeachtet Aspek­te find­en hier nicht sel­ten ihren Ausgangspunkt.
Auszu­bildende, Trainees
Neue Mitar­beit­er kön­nen selb­stver­ständlich noch nicht die Ken­nt­nisse und Fähigkeit­en ihrer Kol­le­gen haben, Auskün­fte wer­den nur beschränkt gegeben und Berück­sichti­gen auch bei ehrlichem Bemühen nicht immer den gesamten Kon­text. Entsprechend wer­den die hier ange­sproch­enen Mitar­beit­er von Sicher­heits­fachkräften oft­mals ignori­ert, mehr oder weniger fre­undlich. Dabei gibt es auch in dieser Mitar­beit­er­gruppe pfif­fige Men­schen, welche Augen und Ohren offen hal­ten und mehr mit­bekom­men, als all­ge­mein erwartet wird. Bei der Einar­beitung in die ver­schiede­nen Tätigkeits­felder erfahren diese nicht alle Inter­na, allerd­ings wer­den sie auf Beson­der­heit­en aufmerk­sam gemacht. Weit­er­hin ist deren sub­jek­tives Sicher­heits­ge­fühl hil­fre­ich, um Rou­ti­nen und Selb­stver­ständlichkeit­en zu hin­ter­fra­gen. Die möglichen Infor­ma­tio­nen sind sel­ten erschöpfend, kön­nen allerd­ings Anlass zu weit­eren Nach­fra­gen und Unter­suchun­gen geben.
Ger­ade weil diese (junge) Mitar­beit­er­gruppe nicht immer in inter­es­sante Pro­jek­te einge­bun­den wird, freuen sie sich über entsprechende Beach­tung durch Sicher­heits­fachkräfte. Daraus entwick­elt sich rasch großer Eifer, nicht sel­ten müssen die Betrof­fe­nen vor sich sel­ber geschützt wer­den. Offene Nach­fra­gen dür­fen nicht zu detek­tivis­chen Ermit­tlun­gen führen. Auszu­bildende und Prak­tikan­ten kön­nen bei Unter­suchun­gen helfen, sind aber keine Hil­f­skräfte der Sicherheitsfachkräfte.
Schutz des Gesprächspartners
Viele Infor­ma­tio­nen wer­den nur ver­traulich weit­ergegeben. Dies ist im per­sön­lichen Gespräch unprob­lema­tisch, da keine Doku­mente weit­erg­ere­icht wer­den, welche unmit­tel­bar auf den Infor­man­ten hin­weisen. Häu­fig wün­scht der Gesprächspart­ner diese Ver­traulichkeit, wird nicht gegen­teiliges mit­geteilt, sollte die Sicher­heits­fachkraft expliz­it davon ausgehen.
Bliebt die zuge­sagte Ver­traulichkeit nicht erhal­ten, spricht sich dies rasch im Unternehmen herum. Zukün­ftig sind dann entsprechende Infor­ma­tio­nen kaum noch zu erwarten. Deshalb gilt es den jew­eili­gen Infor­man­ten zu schützen, selb­st um den Preis eine vol­lum­fängliche Klärung des ange­sproch­enen Sachver­haltes nicht zu erre­ichen. Auch in den Unter­suchungs­doku­menten und in Gesprächen mit Kol­le­gen und Vorge­set­zten sollte Vor­sicht wal­ten. Die erfahrene Sicher­heits­fachkraft wird nicht weit­ere Infor­ma­tio­nen ein­fordern, welche zur Bloßstel­lung des Gesprächspart­ners führen. Nur so kön­nen auch zukün­ftig wichtige Infor­ma­tio­nen im per­sön­lichen Gespräch erhal­ten werden.
Nutzen der Informationen
Im Rah­men der Gespräche kön­nen wertvolle Hin­weise gewon­nen wer­den. Um daraus sicher­heit­srel­e­vante Erken­nt­nisse zu gewin­nen, bedarf es meist weit­er­er Unter­suchungss­chritte. Diese bauen auf den mündlichen Auskün­ften auf. Nicht immer lassen sich daraus rel­e­vante Infor­ma­tio­nen gewin­nen. Teil­weise sind Auskün­fte zu wage, der Gesprächspart­ner hat Dinge falsch ver­standen, auch der bewusste Miss­brauch und die Streu­ung von Gerücht­en, bis hin zu falschen Anschuldigun­gen ist nicht auszuschließen.
Deshalb gilt es vor­sichtig die entsprechen­den Infor­ma­tio­nen zu ver­i­fizieren. Hier kom­men die anfangs erwäh­n­ten Unter­suchungsmeth­o­d­en zum Ein­satz, nun­mehr allerd­ings gezielt. Dabei wird nicht nur der ange­sproch­ene Sachver­halt unter­sucht, son­dern auch weit­ere The­men. Stößt die Sicher­heits­fachkraft dann „zufäl­lig“ auf rel­e­vante Infor­ma­tio­nen, hat sie halt schlicht auf sein­er Erfahrung auf­bauend ein wenig Glück gehabt. In jedem Fall ist sie über das Sicher­heit­sniveau bess­er unter­richtet, als bei der ein­seit­ige Konzen­tra­tion auf Check­lis­ten und Datenauswertungen.
Autor
Thomas Schnei­der
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