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Kreativer Arbeitsschutz gefragt

Open Office-Bürolandschaften Teil1
Kreativer Arbeitsschutz gefragt

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Die Beweg­gründe eines Unternehmens, die tra­di­tionelle Form der Büro­gestal­tung mit einem Open Office zu erset­zen, reichem vom Wun­sch ein­er flex­i­blen und attrak­tiv­en Arbeits­gestal­tung einem zukun­ft­sori­en­tierten Unternehmen­sim­age bis zur nach­halti­gen, ökol­o­gis­che Unternehmensgestal­tun­gen, der Verbesserung des Flächen­man­age­ments und der Reduzierung der Sachinvestitionen.
Und eben­so vari­anten­re­ich wie die Erwartun­gen, die Unternehmen an ein inno­v­a­tives Bürokonzept knüpfen, sind auch die Gestal­tungsmöglichkeit­en dieser Pro­jek­te. Mit diesem Beitrag startet eine Artikelserie, die kri­tis­che The­men des Arbeits- und Gesund­heitss­chutzes bei der Pla­nung, der Pro­jek­tierung und in der ersten Betreu­ungsphase eines Open Office-Büroland­schaft behandelt.

Dipl.-Ing. Horst Werner

Verschiedene Konzepte – eine Grundidee

Gemein ist jedoch allen Konzept­vari­anten die erneute Hin­wen­dung zu ein­er groß-flächi­gen Raumgestal­tung, jedoch ohne die Funk­tion des altherge­bracht­en Groß-raum­büros fort­führen zu wollen.
Die Basis und das wesentliche Gestal­tungse­le­ment eines Open Office ist die Aufhe­bung der baulichen Tren­nung zwis­chen Büroräu­men als dem auss­chließlichen Ort für Arbeit­splätze und den übri­gen organ­isatorischen Funk­tions­bere­ichen eines Gebäudes oder Gebäude­teiles. Das Ziel dieser Organ­i­sa­tion­sstruk­tur ist es, die Möglichkeit­en mod­ern­er Kom­mu­nika­tion­stech­nik zur Ver­net­zung in der räum­lichen Gestal­tung des Arbeit­sum­feldes fortzuset­zen und den Infor­ma­tion­saus­tausch im Unternehmen zu beschle­u­ni­gen und zu fördern.
Dabei wer­den auch die in ein­er tra­di­tionellen Büroanord­nung eher „inof­fiziellen“ Orte der Kom­mu­nika­tion, wie z.B. Teeküchen bewusst als Teil des Arbeit­sprozess­es in die Büroland­schaft inte­gri­ert und so mit ein­er neuen Wer­tigkeit aus­ges­tat­tet. Zusam­men mit kon­ven­tionellen Büroar­beit­splätzen, Meet­ingräu­men und Bere­ichen für Team- und Pro­jek­tar­beit, wer­den Entspan­nungszo­nen, mitunter auch Kaf­fee­bars oder ähn­liche Tre­ff­punk­te zu ein­er Büroland­schaft verbunden.
Sys­temkon­form treten in vie­len inno­v­a­tiv­en Bürokonzepten non-ter­ri­to­ri­ale Büro­prinzip­i­en und ein Desk Shar­ing Sys­tem an die Stelle der üblichen, indi­vidu­ellen Zuweisung eines vorbes­timmten Arbeit­splatzes durch das Unternehmen. Stattdessen wählen die Mitar­beit­er den passenden Arbeit­splatz in ein­er Büroland­schaft selb­st, je nach aktuellem Bedarf und Rau­mange­bot und meist täglich neu. Auf diese Weise sollen alle Nutzungs­bere­iche allen Mitar­beit­ern, unab­hängig von Hier­ar­chieebene und Arbeit­sauf­gabe, zur Ver­fü­gung ste­hen; Eine Organ­i­sa­tion­sop­tion, die ohne den bre­it­en Ein­satz mod­ern­er Infor­ma­tions- und Kom­mu­nika­tion­stech­nolo­gien nicht möglich wäre, denn nur sie ges­tat­ten es, die bis­lang notwendi­ge räum­liche Verbindung zwis­chen der Arbeit­sauf­gabe und einem vorbes­timmten Arbeit­sort aufzulösen.
Zweifel­sohne bedeutet die Real­isierung eines Open Office für jedes Unternehmen eine planer­ische und organ­isatorische Her­aus­forderung – und dies gilt in beson­derem Maße und in viel­er­lei Hin­sicht für die betriebliche Arbeitssicherheit.

Bürolandschaft – ein „Sonderfall“ für den Arbeitssicherheitsstandard?

Dabei erscheint die Real­isierung eines inno­v­a­tiv­en Bürokonzeptes auf den ersten Blick als die per­fek­te Gele­gen­heit, beste ergonomis­che Arbeits­be­din­gun­gen herzustellen, ver­fol­gen doch viele Unternehmen mit einem der­ar­ti­gen Pro­jekt ger­ade auch eine zukun­ftsweisende Arbeits­gestal­tung. Doch lei­der zeigt die Prax­is häu­fig ein anderes Bild.
Eine deut­liche Sprache sprechen Wer­be­fo­tos oder Pla­nungs­beispiele für Büroland-schaften, die Raum- und Arbeit­splatzanord­nun­gen mit gravieren­den Belas­tungssi­t­u­a­tio­nen zeigen und die ele­men­tarsten Grund­sätze ergonomis­ch­er Arbeits­gestal­tung schlicht ignori­eren. Dies lässt ver­muten, dass den Ver­ant­wortlichen und Plan­ern mit der räum­lichen und organ­isatorischen Struk­turverän­derung ein­er inno­v­a­tiv­en Büro­gestal­tung auch das Schutzziel und der Gel­tungsrah­men des Arb­SchG und der Arb­StättV aus dem Blick ger­at­en – schlimm­sten­falls wer­den sie für alter­na­tive Bürokonzepte auch ein­fach als sys­tem­fremd erk­lärt und für ent­behrlich gehal­ten werden.
Dabei wird überse­hen, dass § 3a Arb­Stättv dem Unternehmer zwar einen großzügi­gen Gestal­tungsspiel­raum für seine Betrieb­sstät­ten gewährt. Keine Gestal­tungs­form enthebt ein Unternehmen aber der Beach­tung der anerkan­nten Grund­sätze des Arbeitss­chutzes. Dies würde dem Schutzziel der Arbeitss­chutznor­men auch grob wider­sprechen, wollte man die Gel­tung der geset­zlich geregel­ten Min­dest­stan­dards von der räum­lichen Gestal­tung ein­er Betrieb­sstätte abhängig machen. Im Inter­esse der Mitar­beit­erge­sund­heit bleiben auch für eine Büroland­schaft die tech­nis­chen Regeln für Arbeitsstät­ten (ASR) und die (noch) gel­tenden Arbeitsstät­ten­richtlin­ien der verbindliche Rah­men der Arbeits­gestal­tung – unab­hängig davon, wie inno­v­a­tiv und kreativ der Gestal­tungsanspruch des jew­eili­gen Bürokonzeptes sein mag.
An diesem Punkt ist die Kreativ­ität des Arbeitss­chutzes gefragt.
Die Verbindlichkeit des durch die ASR fest­gelegten Arbeit­splatz­s­tan­dards bedeutet nicht zwangsläu­fig auch die Auss­chließlichkeit der in den ASR beschriebe­nen Gestal­tung­sop­tio­nen. § 3a Abs. 1 Satz 4 Arb­StättV gibt dem betrieblichen Arbeitss­chutz den notwendi­gen Spiel­raum, sich von den stan­dar­d­isierten ASR zu lösen und über pro­jek­tin­di­vidu­elle Maß­nah­men einen gle­ich­w­er­ti­gen Schutz­s­tan­dard anzubieten.
Die Akteure des Arbeitss­chutzes haben den Spa­gat zu meis­tern, den geset­zlichen Grund­la­gen und Stan­dards des Arbeitss­chutzes auch in einem inno­v­a­tiv­en Büro-konzept gerecht zu wer­den, ohne die mit diesem Pro­jekt ver­bun­dene, meist sehr ehrgeizige Zielset­zung des Unternehmens mehr als nötig einzuschränken.

(Konzept-) Theorie und (Arbeitsschutz-) Praxis

Für eine pro­jek­tverträgliche Gestal­tung der Arbeits­be­din­gun­gen lässt sich der Vari­anten­re­ich­tum der meis­ten Konzepte nutzen. Allerd­ings eröffnet sich dieser Spiel­raum nur, wenn er rechtzeit­ig, das heißt von Beginn der Konzept­pla­nung an genutzt wird.
Lei­der zeigen viele Plan­er und Pro­jek­tver­ant­wortliche oft­mals noch eine gewisse „Scheu“, den Arbeits- und Gesund­heitss­chutz in allen Pro­jek­t­phasen zu thematisieren.
Die (kosten­in­ten­sive) Folge ist eine zumeist ungenü­gende Funk­tion­al­ität des Gesamtkonzeptes, die nicht nur den Mitar­beit­ern den Umgang mit der neuen Arbeitsstruk­tur ver­lei­det, son­dern darüber hin­aus zu nicht uner­he­blichen Ein­bußen in der Arbeit­squal­ität führen kann.
Dass die Acht­samkeit für eine gute und sichere Arbeits­gestal­tung vom ersten Pla­nungss­chritt bis zur Umset­zung des Pro­jek­tes hil­ft, Fehlpla­nun­gen und nachträgliche Kor­rek­turen zu ver­mei­den, wird noch zu wenig erkan­nt und genutzt.

Funktionalitätsfalle Flächenbedarf

Nicht jedes Konzept passt zu jedem Stan­dort. Was so selb­stver­ständlich klingt, erweist sich in der Prax­is als die fol­gen­re­ich­ste Funk­tion­al­itäts­falle für ein Open Office.
Obwohl ein Großteil der Pro­jek­te inner­halb beste­hen­der Gebäude ver­wirk­licht wird, fällt die Entschei­dung für ein bes­timmtes Raumkonzept häu­fig ohne den konkreten Pro­jek­t­stan­dort auf seine Eig­nung zu prüfen. Vor allem der Bedarf an Wege- und Funk­tions­flächen im Ver­hält­nis zur geplanten Nutzung wird nur sel­ten exakt ermit­telt. Ein Ver­säum­nis, das sich mit ein­er ganzen Rei­he von Kon­se­quen­zen rächt und sel­ten ohne neg­a­tive Fol­gen für die Funk­tion­al­ität des Gesamtkonzeptes bleibt.
Vor allem wird unter­schätzt, dass die räum­liche Verbindung unter­schiedlich­er Funk­tions­bere­iche zu Büroland­schaften einen erhe­blichen Anspruch an den Raumbe­darf für Verkehrs- und Bewe­gungs­flächen mit sich bringt. Die geset­zlichen Vor­gaben zu Länge, Bre­ite und Anord­nung von Verkehrs- und Fluchtwe­gen sind umso anspruchsvoller, je größer die Gesamt­fläche der Büroland­schaft und je höher die Zahl der täglichen Nutzer anzuset­zen ist (§ 4 Abs.4 Arb­StättV, Zif­fer 1.8 und 2.3 Anh. Arb­StättV; Bauord­nun­gen der Länder).
Hinzu kom­men die zusät­zlichen Anforderun­gen für Mitar­beit­er mit (Geh-) Behin­derun­gen. Soweit das Ziel der konzeptweit­en Bar­ri­ere­frei­heit nicht ohne­hin angestrebt wird, verpflicht­en § 3a Abs. 2 Arb­StättV und § 4 BGG das Unternehmen, die Bewe­gungs­flächen für Roll­stüh­le und Rol­la­toren für alle Funk­tions­flächen zu berück­sichti­gen, zu denen gehbe­hin­derte Mitar­beit­er notwendi­ger­weise Zugang haben müssen. Dazu gehören neben den notwendi­gen Verkehrs­flächen vor allem auch die Flucht- und Rettungswege.
Dadurch entste­ht ein recht beacht­enswert­er Flächen­ver­brauch, der den Bedarf ein­er kon­ven­tionellen Büroanord­nung rasch über­steigt – und der nur sehr bed­ingt durch alter­na­tive Maß­nah­men kom­pen­siert wer­den kann. Eine nachträgliche Anpas­sung an geset­zliche Flächen­vor­gaben oder funk­tionale Erfordernisse geht in den meis­ten Fällen zu Las­ten der ursprünglichen Konzep­tidee und erfordert nicht sel­ten aufwändi­ge Organisationsveränderungen.
Beson­ders tück­isch erweist sich das The­ma Flächenbe­darf, wenn mit dem Ziel ein­er möglichst nach­halti­gen Ressourcen- und Flächen­nutzung ein Desk Shar­ing-Sys­tem zum Ein­satz gelangt. In diesen Fällen entspricht die Gesamtzahl der vorge­hal­te­nen Arbeit­splätze nicht mehr der Anzahl aller Mitar­beit­er, son­dern bemisst sich an den im täglichen Durch­schnitt tat­säch­lich anwe­senden Per­so­n­en. Mit diesem Sys­tem ent­fällt nicht nur die indi­vidu­elle Zuord­nung eines bes­timmten Arbeit­splatzes zu einem Mitar­beit­er, vielmehr ist die gle­ichzeit­ige Anwe­sen­heit aller Mitar­beit­er in diesem Nutzerkonzept gar nicht mehr vorgesehen.
Die Annahme, dass entsprechend der reduzierten Zahl an vorge­hal­te­nen Arbeits-plätzen auch an der Gesamt­bürofläche ges­part wer­den kön­nte, erweist sich für die meis­ten Konzepte eines Open Office als Trugschluss.
Zum einen lässt sich eine sig­nifikante Reduzierung der Anzahl vorzuhal­tender Arbeit­splätze ohne Prob­leme für die Arbeit­sor­gan­i­sa­tion nur dort erre­ichen, wo ein hoher Mobil­itäts­fak­tor der Arbeitsin­halte dies zulässt oder die Arbeit­sauf­gabe ohne­hin keine ganztägige oder regelmäßige Büronutzung erfordert. Zum anderen darf nicht überse­hen wer­den, dass nicht nur die Arbeit­sauf­gabe, son­dern auch die dazu notwendi­gen beziehungsweise unternehmen­süblichen Arbeit­sprozesse den Flächenanspruch erhe­blich bee­in­flussen. Für die Flächen­pla­nung ist es entschei­dend, ob vor­rangig im Team an Mehrper­so­n­en­plätzen oder in speziellen Team­räu­men gear­beit­et wird oder ob ver­mehrt separi­erte „Denker­ar­beit­splätze“ für Einzelper­so­n­en erforder­lich sind. Wobei nicht aus dem Blick ger­at­en sollte, dass Arbeit­sprozesse selb­st inner­halb ein­er Branche höchst unternehmensspez­i­fisch gestal­tet sein kön­nen und deshalb eine Pla­nung auf der Basis eines ver­all­ge­mein­ern­den Branchen­stan­dards nur bed­ingt zu empfehlen ist.
Die unter­schiedlichen Arbeit­splatz­for­men stellen nicht nur ihren eige­nen Anspruch an die Gebäude­fläche, sie ziehen darüber hin­aus Wech­sel­wirkun­gen zum Raumbe­darf für Bewe­gungs­flächen, Verkehrs- und Ret­tungswege nach sich.
Trotz­dem verzicht­en viele Pro­jek­t­pla­nun­gen auf eine aus­re­ichende und vor allem betrieb­sin­di­vidu­elle Ermit­tlung aller, den Flächenbe­darf konkretisieren­den Fak­toren. Nur ungern kor­rigieren viele Plan­er und Pro­jek­tver­ant­wortliche die Fehlvorstel­lun­gen der Unternehmen zu Fläch­eneinsparun­gen, sei es, um die Erwartun­gen der Auf­tragge­ber in das Konzept nicht zu ent­täuschen oder um Bud­getvor­gaben gerecht zu werden.
Hinzu kommt, dass viele Unternehmen die wun­schgemäße Umset­zbarkeit ihres Pres­tige­pro­jek­tes ver­ständlicher­weise gerne durch die Pla­nung bestätigt sehen. Das kann dazu ver­führen, Entschei­dun­gen auf der Basis von optisch ansprechen­den aber unbe­maßten Pro­jek­tun­ter­la­gen zu fällen. Ein Fehler, der sich vor allem zu Las­ten der Fest­stel­lung eines gesicherten Flächenbe­dar­fes auswirkt.
Teil 2 dieser Serie geht detail­liert auf Zielkon­flik­te, Wech­sel­wirkun­gen und einzelne Prob­lem­fak­toren bei Open Office-Konzepten ein.
Autor
Dipl.-Ing. Sicher­heitsin­ge­nier Horst Werner
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