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In fünf Schritten die Grundlagen legen

Arbeitsschutzmanagementsysteme Teil 2
In fünf Schritten die Grundlagen legen

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Hat sich ein Unternehmen entschlossen, ein Arbeitss­chutz­man­age­mentsys­tem (AMS) im Betrieb einzuführen, müssen bere­its im Vor­feld der eigentlichen Umset­zung viele Dinge bedacht wer­den. Der zweite Teil der Serie zu AMS beschreibt daher, wie sich die soge­nan­nte Auf­bauor­gan­i­sa­tion in nur fünf Schrit­ten durch­führen lässt.

Joerg Hen­siek

Schritt 1: Bestandsaufnahme
Im Rah­men der Ein­führung eines Arbeitss­chutz­man­age­mentsys­tems (AMS) sind Regelun­gen und Fes­tle­gun­gen zu tre­f­fen und zu doku­men­tieren. Durch die Regelun­gen des Geset­zge­bers und der Unfal­lver­sicherungsträger beste­hen bere­its ein­deutige Vor­gaben, wie der Arbeits- und Gesund­heitss­chutz umzuset­zen ist. Diese Regel­w­erke sind die Eckpfeil­er eines jeden betrieblichen AMS (Ermit­tlung der ein­schlägi­gen Rechtsvorschriften). Die Aufdeck­ung der poten­ziell noch beste­hen­den Abwe­ichun­gen von den Anforderun­gen der ein­schlägi­gen Regel­w­erke sind damit schon ein­mal eine wichtige Basis, um daraus dann Leitlin­ien für die zukün­fti­gen Maß­nah­men zur Umset­zung eines AMS beschließen zu kön­nen. Auf dieser Grund­lage kön­nen die betrieb­sspez­i­fis­chen Kom­pe­ten­zen und Erfahrun­gen der beteiligten Per­so­n­en bei der Pla­nung und Umset­zung des AMS genutzt wer­den, um weit­ere Ziele und Maß­nah­men festzule­gen, die über die Erfül­lung geset­zlich­er und beruf­sgenossen­schaftlich­er Regelun­gen hinausgehen.
Dazu ist es empfehlenswert, die noch beste­hen­den Abwe­ichun­gen von den Min­dest­stan­dards schriftlich festzuhal­ten und genau zu beschreiben, wie diese beseit­igt wer­den sollen. Weit­er­hin sollte fest­ge­hal­ten wer­den, welche Maß­nah­men und Stan­dards bere­its umge­set­zt sind und wie diese in das AMS sin­nvoll inte­gri­ert wer­den können.
Schritt 2: Leitlin­ien festlegen
Wenn sich Unternehmen dazu entschließen, den Arbeitss­chutz als Unternehmen­sziel gle­ichrangig neben andere Unternehmen­sziele zu stellen, müssen Arbeitssicher­heit und Gesund­heitss­chutz für alle Führungskräfte und auch die Beschäftigten zu ein­er verpflich­t­en­den Auf­gabe wer­den. (Arbeits- und Gesund­heitss­chutz ist Tea­mar­beit und Führungsaufgabe!).
Um die Ern­sthaftigkeit dieses Anliegens zu unter­stre­ichen, soll­ten daher die Leitlin­ien nicht nur schriftlich fix­iert wer­den, son­dern auch von allen Führungskräften in der Geschäft­sleitung und auch den lei­t­en­den Angestell­ten der unter­schiedlichen Unternehmens­bere­iche beziehungsweise Man­age­mentebe­nen unter­schrieben wer­den. Somit wird klar sig­nal­isiert, dass die Leitlin­ien auch wirk­lich von allen Führungskräften kon­se­quent zu beacht­en und umzuset­zen sind. Das von der Unternehmensführung unter­schriebene Doku­ment sollte am Schwarzen Brett aus­ge­hängt wer­den beziehungsweise soll­ten die Leitlin­ien zu Arbeitssicher­heit und Gesund­heitss­chutz in der Unternehmen­spoli­tik inte­gri­ert werden.
Schritt 3: Per­son­al und Mit­tel bereitstellen
Wie wichtig einem Unternehmen ein sys­tem­a­tis­ch­er Arbeitss­chutz ist, zeigt sich darin, wie viel Geld- und Sach­mit­tel sowie Per­son­al­res­sourcen es bere­it ist dafür zu investieren. Das bere­it­gestellte Per­son­al muss überdies die erforder­liche Zeit für die Erledi­gung sein­er Auf­gaben eingeräumt bekom­men. Die Real­ität in den Betrieben zeigt, dass nicht immer alle Mit­glieder der Unternehmensführung wil­lens sind, diese Investi­tio­nen zu leis­ten – auch wenn sie das Doku­ment zur Fes­tle­gung der Leitlin­ien vorher unter­schrieben hat­ten. Daher ist viel Überzeu­gungsar­beit im Vor­feld notwendig, denn ohne die Bere­it­stel­lung der notwendi­gen Ressourcen zum Auf­bau und zur Durch­führung eines AMS wird es nicht gehen.
Kleinere und mit­tlere Unternehmen soll­ten hier­für eine eigene Kosten­stelle ein­richt­en, über die die für den Arbeitss­chutz erforder­lichen Sach- und Per­son­alkosten abgewick­elt wer­den. Damit wird auch nachvol­lziehbar, mit welchem Aufwand welch­er Ertrag erzielt wurde. So ist es leichter Zwis­chen­bi­lanzen zu ziehen, kon­tinuier­lich die Erfolge des AMS nachzuweisen und somit die Kri­tik­er im Unternehmen auch von der wirtschaftlichen Sinnhaftigkeit eines AMS langfristig zu überzeugen.
In der Anfangsphase soll­ten, um das Pro­jekt erst ein­mal in die Gänge zu brin­gen, die für die Ein­führung des AMS erforder­lichen Mit­tel eben­falls schriftlich bestätigt wer­den. Es ist sin­nvoll, diese Bud­get­frage bere­its in der Debat­te um die Leitlin­ien zu inte­gri­eren und festzuschreiben.
Welche Ressourcen sind nun unbe­d­ingt notwendig, um das AMS schnell und effizient umset­zen zu können?
Zum erforder­lichen Per­son­al zählen:
  • Beauf­tragter für das AMS
  • Pro­jek­t­team für den Auf­bau und die Ein­führung des Systems
  • Audi­toren
  • Eventuell auch eine speziell ein­gerichtete Arbeits­gruppe zur Weit­er­en­twick­lung des Sys­tems. (z.B. KVP-Team)
Geld- und Sach­mit­tel sind bere­itzustellen für:
  • Arbeits- und Besprechungsräume
  • Infor­ma­tions­beschaf­fung
  • Unter­la­gen­er­stel­lung
  • Infor­ma­tionsver­anstal­tun­gen
  • Präsen­ta­tio­nen
  • Über­prü­fung, Überwachung, Audi­tierung und Bew­er­tung des AMS.
Der Beauf­tragte für AMS hat generell die Auf­gabe, für den opti­malen organ­isatorischen Auf­bau und Ablauf des Man­age­mentsys­tems zu sor­gen. Vor diesem Hin­ter­grund überwacht er kon­tinuier­lich den Erfolg des Sys­tems und leit­et, falls erfor-der­lich, Verbesserungs- und Kor­rek­tur­maß­nah­men ein. Dazu sollte er alle möglichen Frei­heit­en bekom­men und mit seinen dies­bezüglichen Anliegen jed­erzeit bei der Unternehmensführung vorstel­lig wer­den kön­nen. Im Gegen­zug ist er aber dazu verpflichtet, der Unternehmensleitung kon­tinuier­lich über die Entwick­lung des Sys­tems Bericht zu erstat­ten, so dass für alle rel­e­van­ten Akteure im Betrieb eine laufende Bew­er­tung des AMS möglich ist.
Darüber hin­aus sollte sich der Beauf­tragte dafür ein­set­zen, dass alle Maß­nah­men und Fortschritte bei der Umset­zung des AMS zeit­nah der Belegschaft kom­mu­ni-ziert wer­den und dass die Beschäftigten, wo immer es notwendig ist, in die Real­isierung des Sys­tems ein­be­zo­gen werden.
Wer sollte dieser Beauf­tragte für AMS sein? Diese Auf­gabe kön­nte zum einen eine Fachkraft für Arbeitssicher­heit erledi­gen. Es ist aber auch dur­chaus ange­bracht, die Funk­tion des Beauf­tragten für AMS im Betrieb auch der­jeni­gen Per­son zu über­ant­worten, die bere­its Erfahrung mit der Imple­men­tierung ander­er Man­age­mentsys­teme im Unternehmen hat – also dem Beauf­tragten für Qual­itäts­man­age­ment oder Umweltschutz­man­age­ment. Dies gilt ins­beson­dere dann, wenn das AMS mit den anderen Man­age­mentsys­te­men im Betrieb verknüpft wer­den soll, also ein inte­gri­ertes Man­age­mentsys­tem entste­hen soll, was grund­sät­zlich zu empfehlen ist.
Schritt 4: Fes­tle­gen und Vere­in­baren von Schutzzielen
Die vom Unternehmen fest­gelegten Leitlin­ien zur Präven­tion im Arbeits- und Gesund­heitss­chutz sind selb­stver­ständlich lediglich Vor­gaben, die nur mit­tels konkreter Maß­nah­men gelebte Arbeitss­chutzkul­tur im Betrieb wer­den können.
Dazu müssen zunächst ein­mal vor dem Hin­ter­grund der betrieb­sspez­i­fis­chen Bedin­gun­gen und Aus­gangslage einzelne konkrete und bew­ert­bare Schutzziele fest­gelegt wer­den, für deren Umset­zung in einem weit­eren Schritt die passenden Maß­nah­men konzip­iert wer­den. Um die fest­gelegten Ziele so schnell wie möglich zu erre­ichen, müssen zwis­chen den­jeni­gen Führungskräften und Beschäftigten, die für die weit­ere Umset­zung des AMS ver­ant­wortlich sind, Zielvere­in­barun­gen getrof­fen wer­den. Grund­lage für diese Ziele sind die Unternehmensleitlin­ien zum AMS, das Vorschriften- und Regel­w­erk durch den Geset­zge­ber und die Unfal­lver­sicherun­gen sowie die eige­nen betrieblichen Erfahrun­gen und Erken­nt­nisse in Bezug auf den Arbeits- und Gesundheitsschutz.
Weit­er­hin müssen Fris­ten für das Erre­ichen dieser Ziele und diejeni­gen Führungskräfte benan­nt wer­den, die für die Umset­zung der fest­gelegten Ziele die Hauptver­ant­wor­tung tra­gen und das gesamte Pro­jekt koor­dinieren sollen. Um das frist­gerechte Erre­ichen der Ziele wirk­sam über­prüfen zu kön­nen, soll­ten auch an dieser Stelle alle Vere­in­barun­gen schriftlich fest­ge­hal­ten werden.
Was sind nun rel­e­vante Ziele für den Arbeitss­chutz, die zudem auch quan­ti­ta­tiv über­prüf­bar wären? Der­ar­tige Schutzziele für Arbeitssicher­heit und Gesund­heitss­chutz im Betrieb kön­nen zum Beispiel sein:
  • Senkung der Unfal­lzahlen, der Unfall­häu­figkeit oder der Unfallschwere um einen bes­timmten Wert in einem bes­timmten Erfassungszeitraum
  • Reduzierung der Aus­fal­lzeit­en bezo­gen auf geleis­tete Arbeitsstun­den, Arbeit­sun­fähigkeit­stage, Erhöhung der Anwesenheitsquote
  • Senkung von Zusatzkosten oder Umset­zung von Einsparun­gen durch Zuschläge und Nach­lässe des zuständi­gen Unfal­lver­sicherungsträgers, Kosten für Aushil­feper­son­al, Reparaturkosten
  • Min­derung der Maschi­nen- und Anla­ge­naus­fal­lzeit­en um einen bes­timmten Wert in einem bes­timmten Erfassungszeitraum
  • Erhöhung der Anzahl von ver­w­ert­baren Verbesserungsvorschlä­gen um einen bes­timmten Wert in einem bes­timmten Erfassungszeitraum
  • Höhere Teil­nahme der Beschäftigten an Schu­lungs- und Unterweisungsmaßnahmen
  • Anstieg der Gefährdungsmeldun­gen durch Beschäftigte, die auf eine poten­zielle Unfall­ge­fahr im Unternehmen aufmerk­sam machen wollen
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
Schritt 5: Risiken und Gefährdun­gen ermitteln
  • Der Schritt 5 leit­et bere­its über in die Ablau­for­gan­i­sa­tion. Denn mit ein­er Gefährdungs­beurteilung liegt bere­its eine erste Maß­nahme vor, um den Arbeitss­chutz sys­tem­a­tisch zu verbessern, näm­lich indem man erst ein­mal alle Risiken und Gefährdun­gen iden­ti­fiziert, die im Rah­men des AMS bekämpft wer­den sollen.
Eine solche „Schwach­stel­len­analyse“ ist die Basis für einen richtig ver­stande­nen Präven­tivschutz, denn nur mit Ken­nt­nis aller beste­hen­den Gefährdun­gen und ihrer Risiken lassen sich ein­er­seits Maß­nah­men konzip­ieren, die nicht nur den Arbeits- und Gesund­heitss­chutz in der betrieblichen Prax­is wirk­lich verbessern, son­dern zusät­zlich auch eine Pri­or­itäten­liste erstellen, die angibt, welche Maß­nah­men vor­rangig vor anderen umge­set­zt wer­den müssen (akute Gefährdungen).
Für die organ­isatorische Umset­zung der Gefährdungs­beurteilung muss im Vor­feld gek­lärt wer­den, wer die Gefährdungs­beurteilung durch­führt, wie sie method­isch und doku­men­tarisch umge­set­zt wird, wer sich im Anschluss um die Behe­bung der fest­gestell­ten Män­gel küm­mert und wie die Ergeb­nisse der Gefährdungs­beurteilung an die Mitar­beit­er kom­mu­niziert wer­den. Hierzu ist sin­nvoller­weise ein Arbeit­steam zusam­men­zustellen, das sich ganz diesen Auf­gaben widmet.
Das aus­gewählte Team für die Gefährdungs­beurteilung beste­ht in den meis­ten Betrieben aus Mit­gliedern des Führungsper­son­als, den Fachkräften für Arbeitssicher­heit, den Sicher­heits­beauf­tragten und meist auch aus Abteilungsleit­ern, die über die Gefährdun­gen in ihren Bere­ichen häu­fig bess­er Bescheid wis­sen als die Führungskräfte, sowie aus einem Mit­glied des Betriebs- beziehungsweise Per­son­al­rats. Sehr oft wird die Gefährdungs­beurteilung auch an externe Experten vergeben. Dies ent­bindet die Unternehmensführung aber nicht von ihrer Pflicht und Ver­ant­wor­tung, selb­st Maß­nah­men zur Ver­mei­dung oder Reduzierung von Gefährdun­gen festzule­gen, an den Bege­hun­gen teilzunehmen und auch den Erfolg der Umset­zung der Schutz­maß­nah­men zu kontrollieren.
Die Qual­ität ein­er Gefährdungs­beurteilung wird eben­falls wesentlich davon bes­timmt, ob und in welchem Umfang die Beschäftigten in die Ermit­tlun­gen an ihrem Arbeit­splatz ein­be­zo­gen wer­den. Die Beschäftigten brin­gen ihre Erfahrung mit den Schwach­stellen in ihrer Tätigkeit ein und ermöglichen damit Erken­nt­nisse zu Gefährdun­gen und Risiken, die vom exter­nen Betra­chter in der Regel nicht zu erken­nen sind. Darüber hin­aus wird die Akzep­tanz von durchzuführen­den Maß­nah­men erhöht und das Sicher­heits­be­wusst­sein gefördert. Eine Gefährdungs­beurteilung sollte zunächst ein­mal auf Basis der Arbeitsstruk­turen und ‑prozesse im Betrieb Betra­ch­tungs- oder Analy­seein­heit­en fes­tle­gen. Denn in der Regel sollte eine Beurteilung arbeit­splatz- oder tätigkeits­be­zo­gen durchge­führt werden.
Daraus ergibt sich zum einen die Antwort auf die Frage, wo im Betrieb welche Art von Ermit­tlun­gen notwendig sind. Und weit­er­hin wird dadurch gek­lärt, welche Bere­iche als Ein­heit­en gle­ichen Gefährdungspoten­zials betra­chtet wer­den kön­nen. Liegen zum Beispiel Arbeits­bere­iche vor, in denen über­wiegend gle­iche Tätigkeit­en mit ähn­lichem Gefährdungspo­ten­tial ver­richtet wer­den, bietet es sich an, Tätigkeit­en zusam­men­z­u­fassen. So lässt sich auch effizien­ter ermit­teln, welche Gefährdun­gen oder Risiken in den fest­gelegten Struk­turein­heit­en auftreten.
In einem näch­sten Schritt muss dann bes­timmt wer­den, ob die im Betrieb bere­its ver­wen­de­ten Maß­nah­men aus­re­ichen, die geplanten Schutzziele vor dem Hin­ter­grund der fest­gestell­ten akuten oder poten­ziellen Gefährdun­gen zu erre­ichen, oder ob für diese Struk­turein­heit ganz neue oder zumin­d­est zusät­zliche Maß­nah­men erforder­lich sind. Mit der Umset­zung der Maß­nah­men begin­nt dann endgültig die Ablau­for­gan­i­sa­tion, mit der sich der dritte Artikel dieser Serie detail­liert beschäftigten wird.
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