Chancen und Risiken in den neuen Büroarbeitswelten

Die Ergeb­nisse ein­er Tren­d­analyse zeigen, dass Unternehmen ihre Büros immer häu­figer als Open Space [1] gestal­ten (Kratzer & Lütke Lan­fer, 2017). Dabei wird die zur Ver­fü­gung ste­hende offene Bürofläche in ver­schiedene Zonen aufgeteilt, beispiel­sweise in offene Bere­iche mit mehreren Arbeit­splätzen, Besprechungszellen, Think Tanks sowie in Kom­mu­nika­tions- und Pausen­bere­iche. Es wird weniger in Arbeit­splätzen als vielmehr in Arbeitswel­ten gedacht. Damit ein­her geht auch die Idee der Non-Ter­ri­to­ri­al­ität: „An [die] Stelle fes­ter, per­sön­lich zuge­ord­neter Arbeit­splätze tritt in Open Space-Büros eine Vielzahl unter­schiedlich­er Arbeitsszenar­ien, die entsprechend den jew­eili­gen Arbeit­sak­tiv­itäten von den Mitar­beit­ern aus­gewählt wer­den kön­nen“ (Kohlert, 2016, S. 128).

Warum Open Space?

Die Ziele bei der Ein­führung von Open Space-Struk­turen sind vielfältig. Unternehmen wollen mit Hil­fe von „Desk Shar­ing“ – mit einem Ver­hält­nis von 0,7 Arbeit­splätzen je Beschäftigten – ihre Flächen- und Kosten­ef­fizienz steigern. Daneben wollen Unternehmen mit neuen Bürokonzepten aber vor allem auch Kom­mu­nika­tions- und Koop­er­a­tionsprozesse verbessern, den Infor­ma­tions­fluss beschle­u­ni­gen, Entschei­dungswege verkürzen und Wis­sen bess­er verteilen. Sie wollen ihre Arbeit­ge­ber­at­trak­tiv­ität erhöhen, indem sie eine mod­erne, offene und dynamis­che Arbeit­sumge­bung bieten. Kratzer und Lütke Lan­fer (2017) beobacht­en ergänzend eine höhere Flex­i­bil­ität bei Restruk­turierun­gen. Neue Abteilun­gen und Pro­jek­t­teams kön­nen schneller und effizien­ter zusam­mengestellt wer­den, inklu­sive der Arbeits­flächen und ‑räume, die sie für ihre aktuelle Tätigkeit benöti­gen. Bezo­gen auf die Kul­tur ver­fol­gen die Unternehmen mit der Ein­führung offen­er Bürokonzepte das Ziel stärk­er­er Demokratisierung und Trans­parenz. Denn mit dem Bürokonzept verän­dern sich Arbeitsabläufe, Tätigkeit­en und soziale Beziehun­gen, welche die Unternehmen­skul­tur maßge­blich prä­gen. Auf­grund dieser vielfälti­gen Auswirkun­gen sollte die Arbeit­sumge­bung primär als Investi­tions­feld ver­standen wer­den, um Gesund­heit und Leis­tung von Beschäftigten best­möglich zu unter­stützen und die strate­gis­chen Ziele des Unternehmens zu erre­ichen (Win­dlinger et al. 2016).

Büroräume haben einen entschei­den­den Ein­fluss sowohl auf das psy­chis­che Wohlbefind­en als auch auf das Arbeit­sen­gage­ment der Beschäftigten (Schan­né, et al., 2018). Allerd­ings gibt es bish­er wenige wis­senschaftliche Befunde, die einen Schluss zulassen wür­den, wie sich Open Space-Bürokonzepte ins­ge­samt auf die Gesund­heit der Beschäftigten auswirken (Lütke Lan­fer & Pauls, 2017). Obwohl die neue Arbeit­sumge­bung im Sinne von Ausstat­tung (Mobil­iar, Tech­nik, etc.) an sich pos­i­tiv bew­ertet wird, kommt es im Wesentlichen auf Fak­toren wie die Funk­tion­al­ität der physis­chen Arbeit­sumge­bung, die Erfül­lung sozio-räum­lich­er Bedürfnisse (Pri­vatheit, Rück­zugsmöglichkeit) durch die Arbeit­sumge­bung und die vorhan­dene Umweltkon­trolle (Ein­fluss auf Umge­bungs­fak­toren) an (Win­dlinger et al., 2016). Entsprechend wer­den unzure­ichende Aus­prä­gun­gen dieser Fak­toren (zum Beispiel man­gel­nde Pri­vatheit, geringe Rück­zugsmöglichkeit­en, geringe Kon­trolle über Beleuch­tung und Kli­ma, etc.) häu­fig als psy­chis­che Belas­tung in Open Space Büros genan­nt. Hinzu kom­men ver­mehrte Störun­gen und Unter­brechun­gen, ein erhöhter Geräusch­pegel beziehungsweise hohe Sprachver­ständlichkeit und erhöhte Selb­stkon­trol­lan­forderun­gen (zum Beispiel Ablenkun­gen zu widerstehen).

Beschäftigte sehen aber auch die Vorteile von Open Space-Bürokonzepten. Dazu gehören gesteigerte Kom­mu­nika­tion­s­möglichkeit­en, erhöhter Hand­lungsspiel­raum und Flex­i­bil­ität, wann und wo gear­beit­et wird, das heißt sich je nach Tätigkeit und indi­vidu­ellen Bedürfnis­sen den passenden Arbeit­splatz zu wählen (Enge­len et al., 2018). In Mitar­beit­er­be­fra­gun­gen schnei­den Open Space-Büros, im Ver­gle­ich zu klas­sis­chen Großraum­büros, zwar häu­fig etwas bess­er ab, aber trotz­dem schlechter als kleine Büroein­heit­en für jew­eils ein bis drei Per­so­n­en. Um Pri­vatheit und Konzen­tra­tion in Open Space-Büros zu ermöglichen ist es daher wichtig, aus­re­ichend Ange­bote und Rück­zugsmöglichkeit­en für ver­trauliche Gespräche sowie konzen­tri­ertes Arbeit­en zu schaffen.

Gesunde Büros – was ist wichtig?

Für die Gestal­tung gesund­heits­förder­lich­er Büroräume sind fol­gende Aspek­te zu beachten:

1. durch­dachte Räumlichkeiten
2. ein par­tizipa­tiv­er Verän­derung­sprozess und
3. die passende Kom­pe­ten­zen­twick­lung der Beschäftigten sowie der Führungskräfte.

Zu 1) Wesentlich ist, dass es kein Stan­dard­rezept für die Gestal­tung eines Open Space gibt. Es gibt ver­schiedene Konzepte zur Gestal­tung, die passend zum Unternehmen, dessen Kul­tur und vor allem der Tätigkeit der Beschäftigten gewählt beziehungsweise indi­vidu­ell entwick­elt wer­den müssen. Um eine opti­male Pas­sung zu erzie­len, ist eine struk­turi­erte Bedarf­s­analyse uner­lässlich. Ziel ist es, das „Ange­bot“ auf Seit­en der Immo­bilie und die „Nach­frage“ auf Seit­en der Nutzen­den in Ein­klang zu brin­gen. Dafür müssen vor allem die Bedarfe auf der Nach­frage­seite ver­standen wer­den. Nur so kön­nen für Unternehmen, Abteilun­gen und Tätigkeit­en die richti­gen Ange­bote in der benötigten Qual­ität und Quan­tität geschaf­fen wer­den. Dazu soll­ten Unternehmen bere­it sein, auf Basis regelmäßiger Eval­u­a­tio­nen, im Sinne eines kon­tinuier­lichen Verbesserung­sprozess­es, Räum­lichkeit­en an sich verän­dernde Tätigkeit­en und Bedürfnisse anzu­passen (Stef­fen & Schulze, 2017).

Zu 2) Bei der Ein­führung neuer Bürostruk­turen entste­hen Erwartun­gen, aber auch Sor­gen und Äng­ste bei den Beschäftigten. Dabei ist der Ansatz, mit dem offe­nen Büro auch den eige­nen Schreibtisch aufzugeben (Desk Shar­ing), bei den Mitar­beit­ern und Mitar­bei­t­erin­nen am umstrit­ten­sten. Beschäftigte soll­ten frühzeit­ig die Möglichkeit erhal­ten, sich mit den Verän­derun­gen auseinan­derzuset­zen. Dafür sind eine frühzeit­ige und regelmäßige Kom­mu­nika­tion, Möglichkeit­en der Beteili­gung an der Gestal­tung der neuen Bürow­elt und eine Pilotierung der neuen Umge­bung uner­lässlich. Grund­sät­zlich sollte bei der Ein­führung von Open Space der Verän­derung­sprozess par­tizipa­tiv und sys­tem­a­tisch gestal­tet wer­den (Konkol et al., 2017). Hier­für sind aus­re­ichend Zeit und Ressourcen einzu­pla­nen. Eine Bedarf­s­analyse bindet Beschäftigte ein und ver­mit­telt ihnen Wertschätzung, was sich pos­i­tiv auf die Akzep­tanz und Offen­heit gegenüber den Verän­derun­gen auswirkt. Die Pla­nung begin­nt ide­al­er­weise auf der ober­sten Führungsebene – Inter­views und Work­shops sen­si­bil­isieren für die strate­gis­che Bedeu­tung des Büro­raums und unter­stützen die Ver­ständi­gung auf langfristige strate­gis­che Ziele, die mit dem Büro­raum erre­icht wer­den sollen. So kön­nen Zielkon­flik­te ver­mieden und das Konzept auf die langfristige Unternehmensstrate­gie aus­gerichtet wer­den (Win­dlinger et al., 2016).

Zu 3) Die wohl durch­dacht­en Räum­lichkeit­en und der par­tizipa­tive Verän­derung­sprozess soll­ten durch eine passende Kom­pe­ten­zen­twick­lung begleit­et und unter­stützt wer­den. Dies zielt auf drei Ebe­nen ab:

1. Büro-Kom­pe­ten­zen der Beschäftigten (mit dem Ziel der richti­gen Nutzung der Büroräume), zum Beispiel:
2. Beschäftigte dahinge­hend qual­i­fizieren, dass sie entschei­den zu kön­nen, welch­er Ort sich für welche Tätigkeit am besten eignet (Schan­né, et al., 2018).
3. Ein­führung eines Ver­hal­tenskodex­es, wie ein „Open-Space-Knigge“, und Ein­führung in die Nutzung der Räumlichkeiten.
4. Büro-Kom­pe­ten­zen der Führungskräfte, zum Beispiel:
5. Regeln zur Nutzung des neuen Büro­raums gemein­sam mit den Mitar­beit­ern erar­beit­en, deren Ein­hal­tung sich­er­stellen und diese bei Bedarf anpassen.
6. Führungskräften neue Strate­gien ver­mit­teln, um den Kon­takt mit den Beschäftigten herzustellen und eigene Rück­zugsmöglichkeit­en zu nutzen.
7. Change-Kom­pe­ten­zen der Führungskräfte, zum Beispiel:
8. Zwei-Wege-Kom­mu­nika­tion betreiben, Vor­bild sein während der Veränderung.
9. Struk­tur der Zusam­me­nar­beit und Führungsstil reflek­tieren und anpassen.

Dr. Nick Kratzer vom Insti­tut für Sozial­wis­senschaftliche Forschung in München beschreibt die wesentlichen Anforderun­gen in einem Open Space-Büro anhand von drei Span­nungs­feldern, die sich nicht voll­ständig auflösen lassen – weshalb die Bedürfnisse der Beschäftigten in diesen Feldern genau aus­gelotet wer­den sollten:

1. Konzen­tra­tion – Kommunikation
2. Pri­vatheit – Sichtbarkeit
3. Indi­vid­u­al­isierung – Standardisierung

Jed­er Pol hat seine Vorzüge, aber je stärk­er dieser Pol bedi­ent wird, desto mehr Abstriche müssen bei dem Gegen­pol des Span­nungs­felds gemacht werden.

Es wird deut­lich, dass sich die Belas­tungs­fak­toren in ein­er Open Space-Büroar­beitswelt, im Ver­gle­ich zu anderen Büro­for­men, nicht unbe­d­ingt ver­ringern oder ver­stärken, son­dern verschieben.

Lit­er­atur

• Enge­len, L., Chau, J., Young, S., Mack­ey, M., Jeya­palan, D. & Bau­man, A. (2019) Is activ­i­ty-based work­ing impact­ing health, work per­for­mance and per­cep­tions? A sys­tem­at­ic –review, Build­ing Research & Infor­ma­tion, 47:4, 468–479, DOI: 10.1080/09613218.2018.1440958
• Kohlert, C. (2016). Büro-Flächen-Gestal­tung – Trends und Ansätze. In: Klaf­fke, M. (Hg.), 2016. Arbeit­splatz der Zukun­ft. Wies­baden: Springer, S. 119–139.
• Konkol, J., Schan­né, F., Lange, S., Weich­brodt, J., Degen­hardt, B., Schulze, H., Kleib­rink, M., Cora­di, A., Schwe­in­gru­ber, D., Met­zger-Pegau, L., Neck, R., Gisin, L., Wieser, A., Win­dlinger, L. (2017). Gesund­heits­förder­liche Büroräume und Work­place Change Man­age­ment – ein Leit­faden. Hand­lungsempfehlun­gen für Unternehmen in der Schweiz, um bei der Pla­nung, Imple­men­tierung und Bewirtschaf­tung von Büroräu­men die psy­chis­che Gesund­heit der Mitar­bei­t­en­den zu fördern. Gesund­heits­förderung Schweiz, Bern und Lausanne.
• Kratzer, N. & Lütke Lan­fer, S. (2017). Open-Space-Büros und psy­chis­che Gesund­heit – Eine Tren­d­analyse. Zeitschrift für Arbeitswis­senschaft, 71.
• Lütke Lan­fer, S. & Pauls, N. (2017). Eine sys­tem­a­tis­che Lit­er­atur­recherche zu mod­er­nen Bürostruk­turen und deren Auswirkung auf psy­chis­ches Befind­en. Gesellschaft für Arbeitswis­senschaft e.V., Dort­mund (Hrsg.), Früh­jahrskongress 2017 in Brugg: Soziotech­nis­che Gestal­tung des dig­i­tal­en Wan­dels – kreativ, inno­v­a­tiv, sinnhaft – Beitrag C.4.2
• Schan­né, F., Win­dlinger, L., Konkol, J., Weich­brodt, J., Schläp­pi, M., Gisin, L., Meier, G. & Degen­hardt, B. (2018). Ein­fluss des Büro­raums und des beglei­t­en­den Verän­derung­sprozess­es auf die psy­chis­che Gesund­heit. Gesund­heits­förderung Schweiz, Fak­ten­blatt 31.
• Stef­fen, M. & Schulze, H. (2017). Mul­ti­space funk­tion­iert nur, wenn es ständig opti­miert wird. fmpro ser­vice. 20–22.
• Win­dlinger, L., Konkol, J., Janser, M., Schan­né, F., Lange, S. & Cui, Y. (2016). Die 20 hart­näck­ig­sten Missver­ständ­nisse und Irrtümer zu Büroarbeitswelten.

[1] In diesem Artikel wird der Begriff Open Space ver­wen­det. Es gibt viele weit­ere Begriffe, die ähn­liche Arten von Büroar­beit­splatzkonzepten beschreiben, zum Beispiel Activ­i­ty Based Work­ing, New/Future Way of Work­ing, Flex­i­ble Office, Mul­ti Space usw.

Foto: privat

Dr. Nico­las Feuerhahn

VBG, Bezirksver­wal­tung München,

Abteilung Präven­tion,

nicolas.feuerhahn@vbg.de

Foto: privat

Dr. Jana Kühnel
Uni­ver­sität Ulm, Arbeits- und
Organisationspsychologie