Steigende Flexibilität, mehr Remote-Arbeit, wachsende Dynamik: Corona hat Trends verstärkt und beschleunigt, deren Entwicklung schon vor der globalen Pandemie begonnen haben. Durch das „New Normal“ müssen Immobilien- und Sicherheitsverantwortliche nun alle Ansprüche überdenken, die für den traditionellen Arbeitsplatz galten. Abzuwägen sind das Arbeiten im Büro, zu Hause und mobil sowie Vorteile und Nachteile aller zur Verfügung stehenden Optionen. Bei der ganzheitlichen Betrachtung der Herausforderungen des hybriden Arbeitens stehen fünf Kernelemente im Mittelpunkt:
- Betreiber und Verantwortliche müssen das mobile Arbeiten fördern.
- Die Work-Life-Quality muss verbessert werden.
- Die IT-Ausstattung muss vollständig vorhanden und nutzbar sein.
- Moderne Bürolandschaften müssen sicher, offen und variabel sein.
- Mitarbeitende müssen ihren Arbeitsplatz frei und flexibel wählen können.
Mobiles Arbeiten wird zum Normalzustand
Die Möglichkeit, zu Hause oder mobil zu arbeiten, gab es für viele Mitarbeitende und in vielen Unternehmen schon in der Vergangenheit – oft jedoch nur in Ausnahmefällen oder zum Beispiel mit Blick auf bestimmte Berufsgruppen, wie etwa Programmierer. Von hybrider Arbeit als regelmäßigem oder gar normalem Zustand war bis vor wenigen Jahren bei kaum einem Unternehmen die Rede.
Heute gelten andere Standards: Mobiles Arbeiten – sei es im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs – ist zentraler Bestandteil der neuen Normalität. Die mobile Arbeit bietet Mitarbeitenden ein hohes Maß an Selbstbestimmung, wovon auch Arbeitgeber in Form von höherer Effizienz profitieren können. Bedingung für ein reibungsloses Funktionieren ist gegenseitiges Vertrauen. Damit die Zusammenarbeit im Team auch ohne tägliche Präsenz funktioniert, muss die Abstimmung zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden möglich und eine Vertrauenskultur etabliert sein. Des Weiteren spielt die ergebnisorientierte Bewertung der Arbeitsleistung eine zentrale Rolle, unabhängig vom Arbeitsort. Präsenz alleine liefert noch keine guten Ergebnisse.
Zum Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden gehört längst mehr als ein Arbeitsvertrag. Mitarbeitende wünschen von ihrem Arbeitgeber Unterstützung im täglichen Leben – sei es durch Kinderbetreuung, Gesundheits- und Sportangebote oder ergonomische Büroausstattung am Arbeitsplatz. Förderlich sind dafür Angebote wie Kita- und Gesundheitseinrichtungen, Verbesserung der Work-Life-Quality, flache Hierarchien und eine einfache Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Auch digitale Lösungen, wie zum Beispiel Workplace-Apps, können dabei helfen, den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden zu erleichtern.
Für das Wohlbefinden und die Sicherheit am Arbeitsplatz, im Büro, spielt hingegen die Gebäudetechnik eine größere Rolle. Automatisierte Gebäudebelüftungssysteme kommen beispielsweise nicht nur im Fall von Bränden zum Einsatz, sondern können laufend die Luftqualität im Bürogebäude verbessern und auch die Verbreitung von Viren verhindern. Kontaktlose Technologien zur Zutrittskontrolle und die automatisierte Steuerung von Licht und Temperatur erhöhen das Gefühl von Sicherheit und die Ergonomie zusätzlich und schonen Ressourcen.
Sichere IT und ergonomische Ausstattung für alle Arbeitsorte
Eine leistungsfähige IT-Ausstattung ist schon lange Standard für das sogenannte Knowledge Work – im Büro und unterwegs. Arbeitgeber müssen für alle gegebenen Arbeitssituationen passende Geräte und Services bieten: Notebooks, Smartphones und Tablets, LAN, WLAN und Voice over IP (VoIP) sowie die notwendigen Voraussetzungen für virtuelle Meetings. Bei alldem muss die Cybersicherheit sichergestellt sein. Verantwortliche müssen die Rahmenbedingungen für mobile Arbeitsplatzumgebungen schaffen und besonders auf die zunehmende Flexibilität reagieren: Wenn Mitarbeitende keinen zugeteilten Arbeitsplatz mehr haben, sondern wahlweise zu Hause, mobil, am Schreibtisch im Büro oder in einem Co-Working-Bereich arbeiten, betrifft diese variable Arbeitsweise nicht nur die Cybersicherheit, sondern auch Einrichtungen wie ergonomische Bürostühle, höhenverstellbare Schreibtische oder mobile Geräte in firmenfremden Netzwerken.
Zusätzlich gilt es, soziale und psychologische Faktoren zu berücksichtigen: Remote an einem Meeting teilnehmende Mitarbeitende dürfen sich im Vergleich zu den vor Ort arbeitenden Kolleginnen und Kollegen nicht benachteiligt fühlen. Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten sollten bereitgestellt werden, damit die Mitarbeitenden produktiv und zufrieden arbeiten können.
Das Büro war häufig auch Statussymbol des Mitarbeitenden im Unternehmen. Ab einer gewissen Hierarchieebene bestand Anspruch auf ein Einzelbüro. Moderne Bürolandschaften sollten heute idealerweise nicht mehr hierarchisch, sondern funktional, ökonomisch und attraktiv gestaltet werden: Intelligent positionierte Funktionselemente können die offene Bürolandschaft flexibel zonieren und den Raum aufteilen, Transparenz und Sichtachsen schaffen. Arbeitgeber, die diese Anforderungen als Chancen verstehen, können so die Leistung, Kreativität und Kommunikation ihrer Belegschaft erhöhen.
Ein klassisches Bürogebäude kann durch eine funktionale Umgestaltung zu einem Campus werden: Statt Einzel- und Großraumbüros wird dieser von offenen Büroflächen mit Desk-Sharing geprägt, das bedeutet, dass die Mitarbeitenden keinen festgelegten Arbeitsplatz haben, sondern sich täglich einen passenden Platz frei wählen können. Hinzu kommen sogenannte Co-Working-Zonen, die die flexible Zusammenarbeit im Team sowie gemeinsame Veranstaltungen ermöglichen und den Austausch und die Kreativität fördern.
Gewählt wird täglich der am besten für die aktuelle Aufgabe geeignete Platz. Ein Bonus: Auch Mitarbeitende anderer Standorte, die vor Ort nur sporadisch einen Arbeitsplatz brauchen, finden immer einen geeigneten Platz, um auch als Besucher produktiv zu sein.
Gemeinsam den Wandel zum hybriden Arbeiten gestalten
Die Vielschichtigkeit der Herausforderungen für Akteure im Unternehmen, die sich durch hybrides Arbeiten ergeben, machen es deutlich: Sich auf die neuen Bedingungen einzustellen und sie aktiv zu gestalten, ist keine Aufgabe für einen einzelnen Verantwortlichen, sondern für das ganze Team. Beauftragte für Sicherheit oder für das Personal müssen sich mit dem „New Normal“ ebenso beschäftigen wie IT-Verantwortliche, Corporate Real Estate Manager oder weitere Experten. Bei der Bewältigung hilft eine Checkliste, die die wichtigsten Anforderungen zusammenfasst:
- Die Aufgabe im Team angehen
- Die Mitarbeitenden mitnehmen
- Klare Richtlinien formulieren
- Kultur entwickeln und Gesundheit fördern
- Das Vorgehen schrittweise planen
1. Im Team Richtung Zukunft
Um den Arbeitsalltag der Belegschaft auf hybrides Arbeiten einzustellen, sollte ein funktionsübergreifendes Team zusammengestellt werden. Dazu gehören neben der Geschäftsleitung auf jeden Fall Verantwortliche von Real Estate, der Personal- und der IT-Abteilung sowie die Führungskräfte. Nur durch ineinandergreifende, abgestimmte Lösungen ist ein erfolgreicher Wandel möglich.
2. Kollaborative Prozesse statt Top-down-Kommunikation
Eine durchdachte Kommunikationsstrategie gehört zu den Grundlagen des Changemanagements. Da hybrides Arbeiten den Alltag der Mitarbeitenden beeinflusst, sollten im Zuge des Change-Prozesses auch Methoden zur Erfassung von Beiträgen und Stimmungen eingesetzt werden. Eine vorherige Abstimmung der Kommunikation mit der Belegschaft gewährleistet, dass alle Akteure dabei an einem Strang ziehen. Das betrifft insbesondere die Phase, in der die Belegschaft vom Homeoffice an den Arbeitsplatz zurückkehrt.
3. Richtlinien für den Übergang festlegen
Eindeutige Richtlinien helfen bei der Transformation und geben Sicherheit und Orientierung. Verantwortliche sollten etwa von vornherein entscheiden, ob eine Mindestanzahl von Arbeitstagen im Büro vorgeschrieben werden soll. Da alle Vorgaben technische und organisatorische Überlegungen nach sich ziehen, sollte für die Planungs- und Umsetzungsphase ausreichend Zeit einkalkuliert werden.
4. Kulturelle und gesundheitliche Aspekte gehören dazu
Wenn Arbeitsbedingungen sich plötzlich ändern, sind die Folgen auch in Form von kulturellen und gesundheitlichen Auswirkungen spürbar. Verantwortliche müssen deshalb etwa sicherstellen, dass Mitarbeitende auch im Homeoffice oder Mobile Working mit den übrigen Mitgliedern ihres Teams in Kontakt bleiben – selbst, wenn der Zeitpunkt für die Rückkehr ins Büro und die Häufigkeit der Präsenztage sich bei den einzelnen Teammitgliedern unterscheiden. Arbeitgeber sollten den Prozess möglichst proaktiv mitgestalten.
5. Ein Schritt nach dem anderen
Die umfassende Anpassung eines gesamten Arbeitsmodells ist ein weitreichender Prozess. Einige Mitarbeitende kommen mit diesem Wandel besser zurecht als andere. Verantwortliche sollten sich dieser Herausforderungen bewusst sein und zeigen, dass es beim Wechsel zu neuen Arbeitsweisen immer auch darum geht, auszuprobieren und zu lernen. Eine fließende, offene Kommunikation hilft der Belegschaft, alle Schritte mitzugehen und sich selbst als mitspracheberechtigten Teil des Wandels zu verstehen.
Als Unternehmen sicher und erfolgreich zur neuen Normalität kommen
Der Wandel zu hybridem Arbeiten umfasst mehr als den tageweisen Verzicht auf die Fahrt ins Büro: „New Normal“ bedeutet, dass sich der gesamte Charakter der Arbeit ändert. Verantwortliche im Unternehmen müssen sich bewusst werden, dass dieser Wandel längst kein „Nice to Have“ mehr ist. Insbesondere für junge Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind Möglichkeiten wie individuelle Arbeitszeiten, Homeoffice, mobiles Arbeiten und flexible Arbeitsplatzmodelle bereits selbstverständlicher Teil des Arbeitsalltags und gehören zu den festen Erwartungen.
Um die Wünsche der Belegschaft zu erfüllen und die Voraussetzungen für effiziente Arbeitsergebnisse gleichermaßen zu erfüllen, ist das Smart Office eine wesentliche Voraussetzung. Intelligente Gebäude, vernetzte Systeme und kollaborative Arbeitsmodelle machen aus dem Arbeitsplatz ein Ökosystem, in dem Mitarbeitende sich wohlfühlen und das eine nachhaltige Entwicklung dauerhaft gewährleistet.
Smart-Office-Lösungen von zum Beispiel Siemens vernetzen verschiedene Gewerke und Technologien miteinander – so können Unternehmen den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht werden. Das Konzept umfasst sowohl Hard- und Softwarelösungen für das Internet of Things (IoT) als auch Applikationen und Services, die zusammen mit dem Gebäudemanagementsystem intelligent auf Benutzereingaben und Umgebungsdaten reagieren.
Neben der Sicherheit für alle Mitarbeitenden steht dabei auch die IT- und Cybersicherheit im Fokus. Das Konzept „Security by Design“ gewährleistet, dass Smart-Office-Daten möglichst gut gegen Cybersecurity-Bedrohungen von außen geschützt werden: gegen Hacking und Phishing ebenso wie gegen Trojaner und Viren. Für die Sicherheit der Informationen gilt in diesem Sinne das Gleiche wie für die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeitenden: Ein integriertes, ganzheitliches Konzept bietet Unternehmen beste Voraussetzungen, um die Transformation zum „New Normal“ sicher, effizient und erfolgreich durchzuführen.
Flexibles Arbeiten erhöht die Verantwortung und den Einfluss des Immobilienmanagements
Der Übergang zu flexiblem Arbeiten stößt auf breite Zustimmung – für die Umsetzung einer entsprechenden Strategie sind aber noch nicht alle Unternehmen bereit. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie „The New Workplace Reality“ von Siemens aus dem Herbst 2021. 75 Führungskräfte aus dem Bereich Corporate Real Estate (CRE) in globalen Unternehmen wurden befragt. Drei Ergebnisse stechen besonders hervor:
- Auf hybride Arbeit hatten zum Zeitpunkt der Erhebung fast alle Beteiligten umgestellt (83 Prozent). Jedoch gaben 88 Prozent der Befragten an, dass sie sich nicht auf die Umsetzung der Umstellung vorbereiten konnten. Bereits dabei, ihre Strategien für die Rückkehr an den Arbeitsplatz festzulegen, waren erst ein Viertel der Befragten (25 Prozent).
- Wesentliches Ziel für CRE-Führungskräfte ist die Erhöhung der Unternehmensproduktivität. Der entscheidende Faktor ist dabei für 99 Prozent der Befragten flexibles Arbeiten – gefolgt von Nachhaltigkeit, die 91 Prozent der Führungskräfte als zweithöchste Priorität angeben.
- Die wachsende Bedeutung hybrider Arbeit verändert auch die Rolle der Befragten. Über 50 Prozent haben im Zuge der Entwicklung Veränderungen ihrer eigenen Rolle wahrgenommen. 93 Prozent von ihnen sagen, der strategische Einfluss als CRE-Führungskraft hat zugenommen.
Autor:
Daniel Limmert
Regional Officer Environmental Protection and Safety
Siemens Deutschland
