Ein junger Mann tritt seine Tätigkeit in einem Handwerksbetrieb an. Bevor das geschieht, erfolgt eine detaillierte Unterweisung durch die Vorgesetzte. Im Anschluss unterschreibt der neue Mitarbeiter, dass er die unterwiesenen Inhalte zur Kenntnis genommen hat und diese befolgen wird. Ob die Inhalte beim Betriebsneuling wirklich präsent sind, weiß die Vorgesetzte nicht. Sie hat ihre Aufgabe erfüllt und verlässt sich darauf, dass die Inhalte angekommen sind.
Anders funktioniert dies bei digitalen Unterweisungen. Hier durchlaufen die Teilnehmenden in einem E‑Learning-Format verschiedene Inhaltssequenzen mit abschließenden Tests. „Digitale Lernformate lassen sich inhaltlich an spezielle Arbeitssituationen anpassen. Zudem erhöhen sie die Sicherheit, dass die Inhalte nicht nur vermittelt wurden, sondern auch tatsächlich angekommen sind“, erklärt Dr. Marcus Lempert, Leiter des Bereichs Arbeits- und Umweltschutz bei Kisters. Die lückenlose und dauerhafte langjährige Archivierung des Unterweisungsstands im Unternehmen sichert die Geschäftsführung ab und dokumentiert ihre gesetzlichen Pflichten.
E‑Learning sichert Inhaltsvermittlung
Kisters ist ein mittelständisches IT-Unternehmen, das mit dem KiTrainer eine branchenunabhängige Komplettlösung für digitales Lernen bietet. Wie die Software funktioniert, erklärt Dr. Lempert: „Für das Unterweisungsmanagement wird im KiTrainer die Unternehmens- und Mitarbeiterstruktur in entsprechenden Gruppen abgelegt. Dies gilt auch für Mitarbeitende von Fremdfirmen oder Besucherinnen und Besucher. Diesen Gruppen werden dann Unterweisungen zugeordnet, die sie durchführen sollen.“ Wenn nun zum Beispiel in einem Unternehmen neue Datenschutzrichtlinien eingeführt werden, erhalten die Beschäftigten eine E‑Mail mit dem entsprechenden Link zum Unterweisungstool mit der Aufforderung, die Unterweisung innerhalb einer bestimmten Zeitspanne zu absolvieren. „Die Bedienung der Komplettlösung ist einfach“, erzählt Dr. Lempert. „Wir haben Wert auf benutzerfreundliche und intuitiv verständliche Web-Oberflächen gelegt.“
Daneben erfolgt mit dem Tool eine Erfolgskontrolle. Nach jeder Inhaltseinheit sind die Anwenderinnen und Anwender aufgerufen, Fragen zu den vermittelten Inhalten zu beantworten. Das Ergebnis der Unterweisung wird entsprechend dokumentiert. „Besonders wichtig ist dies, wenn fremde Personen Zutritt zum Firmengelände haben wollen, in denen spezielle sicherheitsrelevante Verhaltensweisen eingehalten werden müssen. Hier wird nur nach bestandener Unterweisung Zutritt gewährt“, berichtet Dr. Lempert. Bei der Gestaltung der Unterweisung gibt es viele Möglichkeiten: Von Multiple-Choice-Testverfahren bis zu Erklärvideos mit anschließender Unterschrift. Digitale Unterweisungen in Form von E‑Learning eignen sich für sämtliche Unternehmensbereiche und lassen sich auf die unternehmenseigenen Bedarfe zuschneiden. Ob es um Sicherheit in der Informationstechnologie, Persönliche Schutzausrüstung oder Gefahrstoffe geht – digitale Formate funktionieren themen- und branchenübergreifend.
Datenschutzkonform dokumentieren
Die KiTrainer-Software erfüllt höchste Maßstäbe an Datenschutz und ‑sicherheit. Dr. Lempert erklärt: „Mittels eines umfassenden Rechtesystems lässt sich präzise steuern, wer Zugriff auf sensible Daten haben darf.“ Aus Datenschutzgründen wertet der KiTrainer zudem keine Prüfungsergebnisse einzelner Personen aus und gibt auch keine Auskunft über die Unterweisungsdauer oder die quantitative Zielerreichung. Er hält lediglich den Unterweisungsstatus fest, also „bestanden“ oder „ausstehend“. „Aufgrund dieser Eigenschaften findet der KiTrainer breite Zustimmung bei Betriebs- und Personalräten“, freut sich Dr. Lempert.
Großer Kundenstamm
Kisters blickt auf einen Kundenstamm aus unterschiedlichen Bereichen: Personaldienstleister mit bis zu 30.000 häufig wechselnden Mitarbeitenden, Energieunternehmen oder produzierendes Gewerbe – immer mehr Unternehmen setzen auf E‑Learning im Bereich der Arbeitssicherheit. „Die Nachfrage steigt, insbesondere das Thema Sicherheit auf dem Firmengelände mit dem Fokus auf die Besucher- und Fremdfirmenunterweisung wird immer wichtiger“, resümiert Dr. Lempert.
Doch Kisters verhilft nicht nur anderen Unternehmen zu mehr Sicherheit, sondern nutzt den KiTrainer auch selbst. „Zur Unterweisung unserer eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinsichtlich Informationssicherheit, Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz und darüber hinaus zur Unterweisung von Kundinnen und Kunden zu unseren IT-Sicherheitsrichtlinien“, erklärt Dr. Lempert.
Ohne Unterweisung kein Zutritt zum Chemiepark
Vor Betreten des Chemieparks Knapsack ist ein Check-In, eine Unterweisung der grundlegenden Vorschriften und Regelungen zur Sicherheit und zum korrekten Verhalten mit abschließender Erfolgskontrolle, erforderlich. Hierzu stehen an allen drei Zugängen des Chemieparks Terminals mit Touchscreen sowie Tablets zur Verfügung. Besucherinnen und Besucher, die sich nur kurz auf dem Gelände aufhalten und keine Arbeiten durchführen, durchlaufen einen weniger umfangreichen Check-In als Fremdfirmenmitarbeitende. Letztere werden zusätzlich in Themen wie etwa dem Arbeiten mit Zündquellen unterwiesen.
Vorteile digitaler Unterweisungen mit dem KiTrainer
- Unabhängig von Zeit und Ort
- Hohe Rechtssicherheit für das Unterweisungsmanagement
- Kombinierbar mit Unterweisungen in Präsenz (Blended Learning)
- Deutliche Aufwandreduzierung in Hinblick auf Organisation und Dokumentation
- Kein Zusatzaufwand wegen Schichtarbeit, Krankheit und Urlaub
- Effektive und nachhaltige Vermittlung des Lerninhalts durch Erfolgskontrolle
- Anpassung der Lerninhalte an Standorte und Arbeitsplätze
- Unterweisungstexte in verschiedenen Sprachen