Für Einsteiger und Umsteiger

Der Bedarf für eine sys­tem­a­tis­che Struk­turierung des Vorge­hens im Arbeitss­chutz ist nicht neu. Bere­its im Jahr 1999 entwick­elte die British Stan­dard Insti­tu­tion (BSI) den British Stan­dard Occu­pa­tion­al Health- and Safe­ty Assess­ment Series 18001, kurz OHSAS 18001. Diese Norm ver­bre­it­ete sich weit über Großbri­tan­nien hin­aus und wurde weltweit zum Stan­dard für Zer­ti­fizierun­gen des Arbeitsschutzmanagementsystems.

Auf­grund der weltweit­en Ver­bre­itung der OHSAS 18001 schlug die BSI im März 2013 der Inter­na­tion­al Orga­ni­za­tion for Stan­dard­iza­tion (ISO) die Erar­beitung ein­er inter­na­tionalen Arbeitss­chutz-Norm, auf Basis der OHSAS 18001 vor. Begrün­det durch die hohe Kom­plex­ität des Arbeitss­chutzes und den großen Unter­schieden der Sicher­heit­sniveaus der einzel­nen Staat­en nah­men die Beratun­gen deut­lich mehr Zeit in Anspruch, als son­st bei inter­na­tionalen Nor­men üblich. So gin­gen zum ersten Nor­men­twurf über 3.000 Kom­mentare ein. Der DIS 1 wurde von 28 Prozent der nationalen Nor­mungs­gremien abgelehnt und ver­fehlt damit die notwendi­ge Dreiviertel-Mehrheit.

Der daraufhin erstellte DIS 2 ori­en­tierte sich stärk­er als der erste Nor­men­twurf an der High Lev­el Struc­tur (HLS), die allen Man­age­ment­nor­men zugrunde liegt um die Kom­bi­na­tion unter­schiedlich­er Man­age­mentsys­teme beispiel­weise aus den Bere­ichen Energie, Qual­ität oder Umwelt zu ermöglichen. So wurde DIS 2 im Sep­tem­ber 2017 mit ein­er Zus­tim­mung von 88 Prozent von der inter­na­tionalen Normkom­mis­sion angenommen.

Die im Juni 2018, fünf Jahre nach dem offiziellen Vorschlag der BSI, veröf­fentlichte Norm trägt den deutschen Titel Man­age­mentsys­teme für Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit – Anforderun­gen mit Anleitung zur Anwen­dung (DIN ISO 45001:2018).

Inhalte der ISO 45001

Durch die HLS ist der Auf­bau der Norm in wesentlichen Zügen vorgegeben. Inhaltlich ori­en­tiert sich die DIN ISO 45001 an der OHSAS 18001. Dessen ungeachtet set­zt die DIN ISO 45001 eigene Akzente und Schw­er­punk­te. So wer­den die für das Man­age­mentsys­tem für Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit (SGAMS) rel­e­van­ten Begriffe definiert, beispiel­sweise Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit (SGA), Risiken, Chan­cen, Kom­pe­tenz sowie Beteili­gung und Kon­sul­ta­tion der Beschäftigten.

Der Kon­text der Organ­i­sa­tion muss neben den inter­nen, inter­essierten Parteien auch externe, inter­essierte Parteien berück­sichti­gen. Interne, inter­essierte Parteien sind neben den Beschäftigten, den Führungskräfte und der ober­sten Leitung beispiel­sweise der Betrieb­sarzt, die Fachkraft für Arbeitssicher­heit und, falls vorhan­den, der Betriebs- respek­tive Per­son­al­rat. Zu den exter­nen, inter­essierten Parteien zählen neben den staatlichen Behör­den (zum Beispiel Gewer­beauf­sicht­sämter) und den Beruf­sgenossen­schaften beispiel­sweise Kun­den, Liefer­an­ten und Anwohn­er. Je nach Kon­stel­la­tion kön­nen sich auch benach­barte Unternehmen, Ver­mi­eter, Gew­erkschaften, nationale und inter­na­tionale Nichtregierung­sor­gan­i­sa­tio­nen, oder die Ange­höri­gen der Beschäfti­gen für das Arbeitss­chutz­man­age­mentsys­tem ein­er Organ­i­sa­tion interessieren.

Führung und Beteiligung der Beschäftigten

Viel stärk­er als bish­er liegt die Ver­ant­wor­tung für das SGAMS bei der ober­sten Leitung ein­er Organ­i­sa­tion. Sie muss nicht nur die SGA-Poli­tik bes­tim­men, aus der SGA-Ziele abgeleit­et wer­den, son­dern sich darüber hin­aus auch zum SGAMS beken­nen und die Rechen­schaft­spflicht dafür übernehmen.

Die ober­ste Leitung kann Auf­gaben auf Führungskräfte und andere Mitar­beit­er delegieren und diesen bes­timmte Rollen inner­halb des SGAMS zuweisen. Ungeachtet der Rol­len­zuweisung verbleibt die Gesamtver­ant­wor­tung bei der ober­sten Leitung, welche die Führungskräfte bei der Ausübung ihrer Rollen kon­trol­liert und unterstützt.

Die Beschäftigten sind viel mehr als bish­er in die Gestal­tung sicher­er und gesun­der Arbeits­be­din­gun­gen einzubeziehen. Die DIN ISO 45001 unter­schiedet dabei zwis­chen der bloßen Ein­hol­ung der Ansicht­en der Beschäftigten vor der Entschei­dung, der soge­nan­nten Kon­sul­ta­tion, und der Ein­beziehung der Beschäftigten in die Entschei­dungs­find­ung, der Beteili­gung. Bei welchen Prozessen eine Kon­sul­ta­tion oder Beteili­gung der Beschäftigten zu erfol­gen hat, ist in der Norm expliz­it fest­gelegt. Dies ist als Min­i­malan­forderung zu ver­ste­hen. Selb­stver­ständlich kön­nen die Beschäftigten auch bei allen anderen Prozessen beteiligt wer­den. Dafür ist es nicht zwin­gend notwendig, alle Beschäftigten einzeln zu befra­gen, die Ein­beziehung kann auch über die Vertreter der Beschäftigten wie den Betriebs- oder Per­son­al­rat, oder bei speziellen Fragestel­lun­gen die Ers­thelfer und Sicher­heits­beauf­tragten geschehen.

Unab­hängig davon, für welche Art und welch­es Aus­maß der Ein­beziehung der Beschäftigten sich eine Organ­i­sa­tion entsch­iedet, sind die dabei auftre­tenden Hin­dernisse zu iden­ti­fizieren und zu beseit­i­gen bzw. auf das kle­in­st­mögliche Maß zu reduzieren. Hin­dernisse bei der Ein­beziehung der Beschäftigten kön­nen beispiel­sweise der Zugang zu Infor­ma­tio­nen oder die ter­min­liche Über­schnei­dung von Schichtar­beit und Besprechun­gen sein.

Planung und Betrieb

Vor der Pla­nung zur Erre­ichung der SGA-Ziele ist eine Bestand­sauf­nahme notwendig. Nur wenn eine Organ­i­sa­tion weiß, welche Gefährdun­gen und Risiken bei der Arbeit für ihre Beschäftigten beste­hen, kann sie darauf reagieren. Klas­sis­ches Instru­ment zur Iden­ti­fizierung von SGA-Gefährdun­gen und Beurteilung von SGA-Risiken ist die Gefährdungs­beurteilung. In ihr wer­den die auftre­tenden Gefahren ermit­telt, die daraus resul­tieren­den Gefährdun­gen beurteilt und mögliche Sicher­heits­maß­nah­men abgeleit­et, aus­gewählt, umge­set­zt und auf ihre Wirk­samkeit kon­trol­liert. Damit geht die Gefährdungs­beurteilung deut­lich über die im Kapi­tel 6 der Norm geforderte Pla­nung hin­aus und greift schon auf die Kapi­tel 8 und 9, in denen die Umset­zung der Maß­nah­men sowie deren Wirk­samkeit­skon­trolle beschrieben sind, vor. Diese „Zer­stück­elung“ der Gefährdungs­beurteilung auf mehrere Normkapi­tel ist der HLS der Man­age­ment­nor­men geschuldet und hat für die prak­tis­che Umset­zung im tagtäglichen Betrieb kein­er­lei Folgen.

Neu ist, dass neben den Gefährdun­gen und Risiken auch Chan­cen ermit­telt wer­den müssen. Mit Chan­cen ist nicht etwa die Ein­hal­tung geset­zlich­er Vor­gaben durch wirk­same Umset­zung der Sicher­heits­maß­nah­men son­dern vielmehr eine Steigerung der Sicher­heit und Gesund­heit der Beschäftigten bei der Arbeit durch geson­derte Maß­nah­men gemeint. Beispiel­sweise müssen gemäß der Arbeitsstät­ten­richtlin­ie A3.5 – Raumtem­per­a­turen (ASR A3.5) „zusät­zliche Maß­nah­men“ bei Über­schre­it­en der Luft- und Raumtem­per­atur von 26 °C ergrif­f­en wer­den. Bei Über­schre­it­en dieser Tem­per­atur sind sink­ende Leis­tungs­fähigkeit und Arbeit­slust, erhöhte Müdigkeit und Konzen­tra­tionss­chwäche sowie ver­mehrte Herz-Kreis­lauf­be­las­tun­gen die Fol­gen. Kor­rek­tur­maß­nah­men kön­nen gemäß ASR A3.5 eine effek­tive Steuerung des Son­nen­schutzes, das Abschal­ten nicht dauer­haft benötigter Elek­trogeräte, die Lüf­tung in den Mor­gen­stun­den und die Bere­it­stel­lung geeigneter Getränke sein. In diesem Fall kann die Instal­la­tion ein­er Kli­maan­lage als Chance betra­chtet wer­den, da sie zu ein­er Erhöhung der Sicher­heit und Gesund­heit der Beschäftigten über das geset­zlich geforderte Maß hin­aus führen.

Auch bei Beschaf­fun­gen sind die möglichen SGA-Risiken und ‑Chan­cen im Vorhinein zu betra­cht­en. Bei der Beschaf­fung neuer Arbeitsmit­tel ist es inzwis­chen etablierte Prax­is, die möglichen Auswirkun­gen auf die Sicher­heit und Gesund­heit der Beschäftigten bei der Arbeit zu berück­sichti­gen. Bei Dien­stleis­tun­gen find­et eine solche Betra­ch­tung häu­fig unter dem Schlag­wort Fremd­fir­men­man­age­ment erst nach der Auswahl eines Leis­tungser­bringers, jedoch vor der Erbringung der Leis­tung statt. Durch Vor­gabe eines ein­heitlichen Beschaf­fung­sprozess­es sowohl für Waren und Güter als auch für Dien­stleis­tun­gen soll dies zukün­ftig angeglichen wer­den und die SGA-Risiken und ‑Chan­cen bere­its in die Auswahl möglich­er Leis­tungser­bringer einfließen.

Der Über­gang von der Beschaf­fung extern­er Dien­stleis­tun­gen zur Aus­gliederung vor­mals betrieb­sin­tern­er Prozesse ist häu­fig fließend. Daher fordert die DIN ISO 45001 einen Prozess zur Steuerung aus­gegliedert­er Prozesse. Art und Umfang der Steuerung aus­gegliedert­er Prozesse sind in erhe­blichem Maß von den Prozessen selb­st abhängig und wer­den von der Organ­i­sa­tion eigen­ver­ant­wortlich festlegt.

Unterstützungsprozesse im SGAMS

Für den Auf­bau, die Ver­wirk­lichung, Aufrechter­hal­tung und Verbesserung des SGAMS sind weit­ere Prozesse notwendig. So sind beispiel­sweise alle Beschäftigten, die Ein­fluss auf das SGAMS nehmen kön­nen, entsprechend zu schulen. Dies gilt selb­stver­ständlich ins­beson­dere für die Beschäftigten, denen die ober­ste Leitung bes­timmte Rollen mit dazuge­höri­gen Ver­ant­wor­tung und Befug­nis­sen zugewiesen hat. Neben dem Wis­sen über das SGAMS wer­den in den meis­ten Fällen weit­ere Kom­pe­ten­zen, beispiel­sweise die Aus­bil­dung zum betrieblichen Ers­thelfer oder Sicher­heits­beauf­tragten, notwendig sein. Die notwendi­gen Kom­pe­ten­zen sind zu ermit­teln, mit den vorhan­de­nen abzu­gle­ichen und gegebe­nen­falls weit­ere Schu­lun­gen durchzuführen.

Wer, wann, mit wem, wie, worüber kom­mu­niziert ist auch für kleinere und mit­tlere Unternehmen eine nicht zu unter­schätzende Fragestel­lung. Denn was triv­ial klingt, ent­pup­pt sich im Detail häu­fig als sehr kom­plex­es The­ma. Dies gilt nicht nur für den Bere­ich der Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit son­dern darüber hin­aus in allen Belan­gen der Unternehmen­skom­mu­nika­tion. Bei der nor­malen Kom­mu­nika­tion sind neben sprach­lichen Aspek­ten, die Sprache selb­st (bei einem glob­al agieren­den, deutschen Konz­ern kön­nten dies neben Deutsch und Englisch auch die Lan­dessprache der jew­eili­gen Zweig­stelle sein) und dem sprach­lichen Niveau (Fach­be­griffe, Ver­ständlichkeit) auch Aspek­te der Diver­sität, der Lese- und Schreibfähigkeit und der jew­eili­gen Kul­tur zu berücksichtigen.

Ins­beson­dere in Not­fall­si­t­u­a­tio­nen ist wichtig, dass möglichst exakt und nachvol­lziehbar fest­gelegt ist, wer wie kom­mu­niziert. Bere­its bei einem ver­gle­ich­sweise kleinen Arbeit­sun­fall mit ein­er anschließen­den Arbeit­sun­fähigkeit von mehr als drei Tagen aber ohne Folgeschä­den muss geregelt sein, wer mit der Beruf­sgenossen­schaft in Kon­takt tritt, wer die anderen Beschäftigten informiert und wer in der konkreten Not­fall­si­t­u­a­tion Ansprech­part­ner für die Ret­tungskräfte ist.

Wie jedes Man­age­mentsys­tem stützt sich auch das SGAMS auf doku­men­tierte Infor­ma­tio­nen. Dies sind neben den in der DIN ISO 45001 fest­gelegten auch die von der Organ­i­sa­tion zusät­zlich als wichtig erachteten Prozesse beispiel­sweise auf­grund rechtlich­er Verpflich­tun­gen und ander­er Anforderun­gen zu doku­men­tieren Infor­ma­tio­nen wie Gefährdungs­beurteilun­gen oder Unter­weisungsnach­weise. Es ist ein Prozess zur Steuerung dieser doku­men­tierte Infor­ma­tio­nen aufzubauen, zu ver­wirk­lichen und aufrechtzuer­hal­ten. Darin ist beispiel­sweise festzule­gen, wie die Doku­mente hin­sichtlich Daten­schutz (kein unbefugter Zugriff) und Daten­sicher­heit (kein Daten­ver­lust)] ges­teuert sowie in welchem Medi­um (Papi­er, elek­tro­n­is­che Datei, Mikro­film etc.) und in welchem For­mat (Prosa, Tabellen, Dia­gramme etc.) die Infor­ma­tio­nen doku­men­tiert wer­den sollen. Auch Zugriffs- und Änderungs­berech­ti­gun­gen, sowie die Nachvol­lziehbarkeit und Revi­sionsver­läufen sind zu regeln.

Bewertung und Verbesserung

Ist das SGAMS umge­set­zt, so ist regelmäßig dessen Funk­tion zu über­prüfen. Dazu ist zu definieren, was wie überwacht und anhand welch­er Zielvor­gaben bew­ertet wird. Zur Bes­tim­mung der SGA-Leis­tung kön­nen die SGA-Risiken und ‑Chan­cen überwacht sowie die Wirk­samkeit der durchge­führten Sicher­heits­maß­nah­men gemessen wer­den. Auch die Ein­hal­tung der rechtlichen Verpflich­tun­gen und ander­er Anforderun­gen ist zu überwachen, um möglichst proak­tiv auf Änderun­gen reagieren zu können.

Durch Audits in Anlehnung an die DIN EN ISO 19011 kann sys­tem­a­tisch über­prüft wer­den, in wie weit die Anforderun­gen der Norm erfüllt wer­den und wo noch Verbesserungspo­ten­tial beste­ht. Sind alle Nor­man­forderun­gen erfüllt, ste­ht ein­er Zer­ti­fizierung durch eine akkred­i­tierte Stelle nichts im Wege. Erfahrungs­gemäß emp­fiehlt es sich, ein Zer­ti­fizierungsau­dit durch interne Audits vorzubereiten.

Darüber hin­aus soll­ten regelmäßige Man­age­ment­be­w­er­tun­gen durch die ober­ste Leitung erfol­gen. So kann über­prüft wer­den, ob das SGAMS noch den eige­nen Anforderun­gen, die auch über den (Mindest-)Anforderungen der DIN ISO 45001 liegen kön­nen, erfüllt. Auch hier kön­nen Verbesserungspo­ten­tiale und Risiken für das SGAMS iden­ti­fiziert werden.

Durch regelmäßige Audits und Man­age­ment­be­w­er­tun­gen ist eine frühzeit­ige Fest­stel­lung von Soll-Ist-Abwe­ichun­gen möglich. Dadurch kön­nen rechtzeit­ig Kor­rek­tur­maß­nah­men ergrif­f­en und die Ursachen für eventuelle Nicht-Kon­for­mitäten analysiert wer­den. Durch Nutzung des PDCA-Zyk­lus ist eine kon­tinuier­liche Verbesserung des SGAMS und der SGA-Leis­tung möglich, um so die Sicher­heit und Gesund­heit der Beschäftigten bei der Arbeit weit­er zu steigern.

Schnittmengen mit anderen Normen

Auf­grund der bere­its erwäh­n­ten HLS hat die DIN ISO 45001 einen iden­tis­chen Auf­bau wie die ISO 9001 (Qual­itäts­man­age­ment) und die ISO 14001 (Umwelt­man­age­ment) sowie zur DIN Spec 91020 (Betrieblich­es Gesund­heits­man­age­ment). Dies ist auch so beab­sichtigt, um die Kom­bi­na­tion mehrerer Man­age­mentsys­teme zu einem inte­gri­erten Man­age­mentsys­tem zu ermöglichen.

Dabei stellt die DIN SPEC 91020 keinen eigen­ständi­gen Stan­dard für Gesund­heits- und Arbeitss­chutz­man­age­mentsys­teme dar, son­dern soll es ein­er Organ­i­sa­tion ermöglichen, die betrieblichen Struk­turen und Prozesse dafür zu schaf­fen, dass die Arbeits­be­din­gun­gen gesund­heits­gerecht und leis­tungs­fördernd gestal­tet und die Beschäftigten zu gesund­heits­fördern­den Ver­hal­ten geschult und motiviert wer­den. Entsprechend gibt es inhaltliche Über­schnei­dun­gen zwis­chen der DIN ISO 45001, welche als eigen­ständi­ge Norm ohne Rück­griff auf andere Nor­men umge­set­zt wer­den kann, und der DIN SPEC 91020. Die miteinan­der ver­bun­de­nen The­men Arbeitssicher­heit und Gesund­heit wer­den als zusam­menge­hörig betra­chtet. So ist es mit der DIN ISO 45001 gelun­gen, die kün­stliche Tren­nung der The­men des tra­di­tionellen Arbeitss­chutzes und des betrieblich­es Gesund­heits­man­age­ments aufzuheben und diese Bere­iche zusam­men­zuführen, ohne die DIN SPEC 91020 obso­let zu machen.

Praktische Umsetzung

Durch die Veröf­fentlichung der DIN ISO 45001 als Ersatz für die OHSAS 18001:2007, ist die OHSAS 18001 zurück­ge­zo­gen wor­den. Es gilt ein drei­jähriger Umstel­lungszeitraum, in dem die bish­eri­gen Zer­ti­fikate, welche auf Basis der OHSAS 18001:2007 aus­gestellt wor­den sind, ihre Gültigkeit behal­ten. Eine Neu- oder Re-Zer­ti­fizierung auf Basis der OHSAS 18001:2007 ist nach Feb­ru­ar 2020 nicht mehr möglich. OHSAS-Zer­ti­fikate haben eine entsprechend verkürzte Gültigkeit.

Der Umstieg auf die DIN ISO 45001 ist also in diesem Jahr drin­gend anzu­rat­en. Dafür emp­fiehlt es sich, zunächst die Lück­en zu iden­ti­fizieren und anschließend einen Umset­zungs­plan aufzustellen. Schu­lun­gen und die Bewusst­seins­bil­dung für alle Beschäftigten über das SGAMS und ihren Ein­fluss darauf wer­den sicher­lich die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Die inter­nen Audi­toren und die Führungskräfte soll­ten beson­ders inten­siv geschult wer­den. Sind die zusät­zlichen Prozesse beschrieben und alle Mitar­beit­er geschult, muss die Wirk­samkeit ver­i­fiziert wer­den. Dies kann durch ein internes Audit oder eine Man­age­ment­be­w­er­tung der ober­sten Leitung geschehen. So kön­nen „böse Über­raschun­gen“ im Zer­ti­fizierungsau­dit ver­hin­dert werden.

Für Organ­i­sa­tio­nen, die die Ein­führung der DIN ISO 45001 zum Anlass nehmen, ihr bere­its vorhan­denes Arbeitss­chutz­man­age­mentsys­tem erst­ma­lig zer­ti­fizieren zu lassen oder ein kom­plett neues Arbeitss­chutz­man­age­mentsys­tem einzuführen ist zu empfehlen, damit noch einige Zeit zu warten, da sich erfahrungs­gemäß die Abläufe erst ein­spie­len müssen und die Zer­ti­fizierungsstellen mit Anfra­gen über­häuft wer­den. Mit aus­re­ichend Vor­lauf kann eine stress­freie Zer­ti­fizierung nach DIN ISO 45001 erfolgen.

Foto: IfG GmbH

Autor:

Dr. Chris­t­ian Messner

IfG GmbH