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Fehler beim Aufbau eines Managementsystems nach DIN ISO 45001

Ziel und Umsetzung
Die sechs größten Fehler beim Aufbau eines Managementsystems nach DIN ISO 45001

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Damit es beim Aufbau eines Managementsystems nach DIN ISO 45001 erst gar nicht soweit kommt, sollten bestimmte Fehler vorab vermieden werden. Foto: © motortion – stock.adobe.com
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Es ist nicht ein­fach, ein Man­age­mentsys­tem für Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit (kurz: SGAMS) nach DIN ISO 45001 aufzubauen. Eine detail­lierte Pla­nung und Analyse im Vor­feld ist notwendig, um das Ziel eines funk­tion­ieren­den und gewinnbrin­gen­den SGAMS auf möglichst direk­tem Weg zu erre­ichen. Acht­en Sie unter anderem auf die Ver­mei­dung fol­gen­der Stolper­steine, um bei der Umset­zung wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen.

1. Unklarer Auftrag

Missver­ständ­nisse gefährden eine erfol­gre­iche Abwick­lung. Vor der Umset­zung eines Man­age­mentsys­tems für Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit nach ISO 45001 sollte daher zu allererst eine klare Auf­gaben­stel­lung mit der ober­sten Leitung for­muliert wer­den. Soll ein beste­hen­des Man­age­mentsys­tem weit­er­en­twick­elt oder soll ein neues Man­age­mentsys­tem aufge­baut wer­den? Des Weit­eren gilt es festzule­gen, ob der Bere­ich Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit (kurz: SGA) in ein bere­its beste­hen­des inte­gri­ertes Man­age­mentsys­tem (kurz: IMS) einge­bet­tet oder nur davon unter­stützt wer­den soll. Außer­dem soll­ten unbe­d­ingt auch die Ver­ant­wortlichkeit­en abgek­lärt wer­den. Wer trägt die Hauptver­ant­wor­tung und wer trägt eine Teil­ver­ant­wor­tung?

Je nach Auf­gaben­stel­lung vari­ieren die zur Aus­führung benötigten Ressourcen. Deshalb sollte die Art des Auf­trags bere­its vor der Pla­nung mit der ober­sten Leitung der Organ­i­sa­tion detail­liert und unmissver­ständlich vere­in­bart wer­den. Andern­falls wer­den möglicher­weise wertvolle Ressourcen ver­schwen­det.

2. Zu knappe Ressourcen

Bei jedem Pro­jekt müssen vor­ab die benötigten Ressourcen zur Umset­zung fest­gelegt und sichergestellt wer­den. So auch beim Auf­bau eines Man­age­mentsys­tems für Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit nach ISO 45001. Dabei soll­ten materielle, zeitliche und beson­ders auch Kom­pe­tenz-Ressourcen Beach­tung find­en. Fällt eine zu knappe Ressourcenpla­nung erst während der Umset­zung auf, kann dies die (Weit­er-) Entwick­lung des SGAMS nach ISO 45001 verzögern oder gar gefährden. Die Sich­er­stel­lung aus­re­ichen­der Kom­pe­ten­zen im Umset­zungs-Team ist beson­ders wichtig für eine erfol­gre­iche Abwick­lung. Ins­beson­dere die Per­son, die für den Auf­bau des Man­age­mentsys­tems ver­ant­wortlich ist, benötigt neben sozialen und method­is­chen Kom­pe­ten­zen auch umfassendes Wis­sen zur Norm ISO 45001, zum Auf­bau eines Man­age­mentsys­tems, zu Arbeitssicher­heit und Gesund­heit sowie zur Organ­i­sa­tion und Branche. Diese gesam­melten Kom­pe­ten­zen sind sel­ten in nur ein­er Per­son zu find­en. Daher sollte gle­ich von Anfang an ein Umset­zungs-Team zusam­mengestellt wer­den, das die genan­nten Kom­pe­ten­zen abdeckt. Gegebe­nen­falls müssen fehlende Kom­pe­ten­zen vor­ab noch entwick­elt wer­den. Eine real­is­tis­che Ressourcenpla­nung ist essen­ziell für die erfol­gre­iche Umset­zung eines SGAMS nach ISO 45001.

Zur Sicher­heit sollte bei der Ressourcenpla­nung ein Puffer von 20 Prozent ein­be­zo­gen wer­den.

3. Unzureichende Information und Kommunikation

Das SGAMS nach ISO 45001 kann nur dann funk­tion­ieren und Mehrw­ert brin­gen, wenn alle Beteiligten und Beschäftigten aus­re­ichend informiert sind. Bere­its während die Struk­turen des SGAMS aufge­baut wer­den, müssen alle Beteiligten und Beschäftigten regelmäßig über die Inhalte und den Fortschritt des SGAMS informiert wer­den. Auf diese Weise wird Ver­ständ­nis und Anwen­dungskom­pe­tenz gener­iert, aber auch die aktive Beteili­gung an der Umset­zung gefördert. Allerd­ings sollte im Vor­feld gek­lärt wer­den, welche Ziel­gruppe wann und wie über welche The­men informiert wird. Selb­stver­ständlich dür­fen auch alle erfol­gre­ich abgeschlosse­nen (Teil-) Schritte kom­mu­niziert wer­den. Das schafft Energie für die näch­sten Schritte und schwächt Zwei­fler und Kri­tik­er ab.

4. Mögliche Risiken und Hindernisse werden im Vorfeld nicht abgeklärt

Uner­wartete Hin­dernisse bei der Umset­zung kön­nen den Auf­bau bzw. die Weit­er­en­twick­lung eines Man­age­mentsys­tems deut­lich verzögern, beispiel­sweise mögliche Kon­flik­te zwis­chen Führungskräften und Fachkräften für Arbeitssicher­heit oder Schwierigkeit­en bei der Abstim­mung zwis­chen ver­schiede­nen Abteilun­gen soll­ten besten­falls schon im Vor­feld abgek­lärt wer­den. Durch eine genaue Analyse von möglichen Risiken kön­nen gegebe­nen­falls einige Hin­dernisse bere­its vor­ab beseit­igt wer­den oder aus­re­ichende zeitliche Ressourcen zur Klärung einge­plant wer­den. Der Aufwand ein­er detail­lierten Analyse möglich­er Hin­dernisse wird durch einen rei­bungsloseren Ablauf bei der Umset­zung belohnt.

5. Bestehende Managementsysteme werden nicht mit einbezogen

Soll­ten in der Organ­i­sa­tion bere­its andere Man­age­mentsys­teme (z.B. Qual­itäts­man­age­ment) vorhan­den sein, müssen diese bei der Imple­men­tierung des SGAMS beachtet wer­den. Andern­falls kann unnötiger dop­pel­ter Aufwand entste­hen oder die Man­age­mentsys­teme behin­dern sich gegen­seit­ig. Ist also bere­its ein Man­age­mentsys­tem vorhan­den, sollte das SGAMS „seitlich“ ange­baut und erweit­ert wer­den.

Im Fall eines beste­hen­den Qual­itäts­man­age­mentsys­tems sollte beispiel­sweise die bere­its existierende Qual­ität­spoli­tik durch die von ISO 45001 geforderte SGA-Poli­tik, Strate­gien, Visio­nen und Über­legun­gen im SGA ergänzt wer­den. Auch die Qual­ität­sziele müssen durch die Ziele in Bezug auf Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit ergänzt wer­den. Fol­glich müssen die definierten SGA-Kri­te­rien in beste­hende Prozess­abläufe imple­men­tiert und SGA-Akteure in den schon doku­men­tierten Qual­itäts- und Auf­baus­truk­turen platziert wer­den.

6. Ungenutzte Chancen

Die Erstel­lung aller von der Norm ISO 45001 geforderten Doku­mente kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Daher sollte hier jede Arbeit­ser­le­ichterung willkom­men sein. In den meis­ten Fällen sind in der Organ­i­sa­tion schon einige SGA-rel­e­vante Doku­mente vorhan­den. Diese vorhan­de­nen SGA-Doku­mente soll­ten genutzt wer­den. Es ist zwar eine Über­prü­fung und gegebe­nen­falls auch eine Über­ar­beitung der Doku­mente (ins­beson­dere bezüglich der Recht­skon­for­mität) nötig, allerd­ings ist diese im Ver­gle­ich zur Neuer­stel­lung mit deut­lich weniger Aufwand ver­bun­den.

Neben der Ver­wen­dung schon vorhan­den­er Doku­mente ist auch der Ein­bezug wichtiger Akteure im SGA eine große Hil­fe und sog­ar zwin­gend notwendig. Vom SGAMS-Kom­pe­ten­zteam wer­den zwar die Grund­struk­turen zur Gefährdungs­beurteilung und zur Beurteilung von Chan­cen geliefert – allerd­ings wer­den diese durch Führungskräfte, Fachkräfte für Arbeitssicher­heit und Sicher­heits­beauf­tragte umge­set­zt. Außer­dem sollte die Betriebsärztin/der Betrieb­sarzt in die Prozess­festle­gung der arbeitsmedi­zinis­chen Vor­sorge ein­be­zo­gen wer­den, da sie/er diese zusam­men mit dem Assis­ten­zper­son­al umset­zen wird. Auch Gefahrstoff‑, Daten­schutz- und Brand­schutzbeauf­tragte sowie weit­ere rel­e­vante SGA-Akteure soll­ten aktiv mit ihren Erfahrun­gen ein­be­zo­gen wer­den. Auf diese Weise kann beste­hen­des Wis­sen genutzt wer­den.

Aktive Unter­stützer auch abseits der SGA-Akteure kön­nen eine weit­ere Erle­ichterung bei der Umset­zung eines SGAMS nach ISO 45001 sein. Es gibt einige Akteure inner­halb der Organ­i­sa­tion, die vom SGAMS prof­i­tieren kön­nen und somit auch bei der Umset­zung möglicher­weise sog­ar gerne aktiv unter­stützen. Allerd­ings müssen diese Akteure informiert sein, um helfen zu kön­nen. Daher lohnt sich die Suche nach poten­ziellen Unter­stützern. Für Führungskräfte bietet ein SGAMS viele Vorteile, wie beispiel­sweise eine höhere Zufrieden­heit der Mitar­beit­er sowie die Ver­ringerung von Ver­let­zun­gen und Erkrankun­gen. Auch die Per­son­al­abteilung kann von ein­er Zer­ti­fizierung prof­i­tieren und mit mehr Bewer­bern rech­nen. Aber auch Instand­hal­ter oder Einkäufer kön­nen dank entste­hen­der Richtlin­ien und schnell ver­füg­baren Infor­ma­tio­nen effek­tiv­er und sicher­er Arbeit­en. Die Chan­cen sind sehr vielfältig und somit auch der Pool an poten­ziellen Unter­stützern. Nutzen Sie diese Möglichkeit­en und informieren Sie gezielt über die jew­eili­gen Vorteile.


Zielsicher zum erfolgreichen Managementsystem nach DIN ISO 45001 – Software MIAS System

Die Soft­ware „MIAS Sys­tem – Con­trol­ling von Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit“ unter­stützt beim Auf­bau eines Man­age­mentsys­tems für Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit nach DIN ISO 45001. Durch gezielte Analy­sen wird der Stand von Unternehmen im The­men­feld Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit aus­gew­ertet. ToDo-Lis­ten, Hand­lungsan­leitun­gen und bewährte Vor­la­gen leit­en durch die Pla­nung und Umset­zung zielführen­der Maß­nah­men. Mehr Infor­ma­tio­nen zur Soft­ware find­en Sie unter: https://www.gesundheitsmanagement.com/arbeitssicherheit-arbeitsmedizin/arbeitsschutzmanagementsysteme/software-mias-system/


Foto: IfG

Autor: Dr. Chris­t­ian Wei­gl
IfG GmbH, Insti­tut für Gesund­heit und Man­age­ment

weigl@gesundheitsmanagement.com

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