1 Monat GRATIS testen, danach für nur 3,90€/Monat!
Startseite » Organisation »

Fehler beim Aufbau eines Managementsystems nach DIN ISO 45001

Ziel und Umsetzung
Die sechs größten Fehler beim Aufbau eines Managementsystems nach DIN ISO 45001

Die sechs größten Fehler beim Aufbau eines Managementsystems nach DIN ISO 45001
Damit es beim Aufbau eines Managementsystems nach DIN ISO 45001 erst gar nicht soweit kommt, sollten bestimmte Fehler vorab vermieden werden. Foto: © motortion – stock.adobe.com
Es ist nicht ein­fach, ein Man­age­mentsys­tem für Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit (kurz: SGAMS) nach DIN ISO 45001 aufzubauen. Eine detail­lierte Pla­nung und Analyse im Vor­feld ist notwendig, um das Ziel eines funk­tion­ieren­den und gewinnbrin­gen­den SGAMS auf möglichst direk­tem Weg zu erre­ichen. Acht­en Sie unter anderem auf die Ver­mei­dung fol­gen­der Stolper­steine, um bei der Umset­zung wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen.

1. Unklarer Auftrag

Missver­ständ­nisse gefährden eine erfol­gre­iche Abwick­lung. Vor der Umset­zung eines Man­age­mentsys­tems für Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit nach ISO 45001 sollte daher zu allererst eine klare Auf­gaben­stel­lung mit der ober­sten Leitung for­muliert wer­den. Soll ein beste­hen­des Man­age­mentsys­tem weit­er­en­twick­elt oder soll ein neues Man­age­mentsys­tem aufge­baut wer­den? Des Weit­eren gilt es festzule­gen, ob der Bere­ich Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit (kurz: SGA) in ein bere­its beste­hen­des inte­gri­ertes Man­age­mentsys­tem (kurz: IMS) einge­bet­tet oder nur davon unter­stützt wer­den soll. Außer­dem soll­ten unbe­d­ingt auch die Ver­ant­wortlichkeit­en abgek­lärt wer­den. Wer trägt die Hauptver­ant­wor­tung und wer trägt eine Teilverantwortung?

Je nach Auf­gaben­stel­lung vari­ieren die zur Aus­führung benötigten Ressourcen. Deshalb sollte die Art des Auf­trags bere­its vor der Pla­nung mit der ober­sten Leitung der Organ­i­sa­tion detail­liert und unmissver­ständlich vere­in­bart wer­den. Andern­falls wer­den möglicher­weise wertvolle Ressourcen verschwendet.

2. Zu knappe Ressourcen

Bei jedem Pro­jekt müssen vor­ab die benötigten Ressourcen zur Umset­zung fest­gelegt und sichergestellt wer­den. So auch beim Auf­bau eines Man­age­mentsys­tems für Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit nach ISO 45001. Dabei soll­ten materielle, zeitliche und beson­ders auch Kom­pe­tenz-Ressourcen Beach­tung find­en. Fällt eine zu knappe Ressourcenpla­nung erst während der Umset­zung auf, kann dies die (Weit­er-) Entwick­lung des SGAMS nach ISO 45001 verzögern oder gar gefährden. Die Sich­er­stel­lung aus­re­ichen­der Kom­pe­ten­zen im Umset­zungs-Team ist beson­ders wichtig für eine erfol­gre­iche Abwick­lung. Ins­beson­dere die Per­son, die für den Auf­bau des Man­age­mentsys­tems ver­ant­wortlich ist, benötigt neben sozialen und method­is­chen Kom­pe­ten­zen auch umfassendes Wis­sen zur Norm ISO 45001, zum Auf­bau eines Man­age­mentsys­tems, zu Arbeitssicher­heit und Gesund­heit sowie zur Organ­i­sa­tion und Branche. Diese gesam­melten Kom­pe­ten­zen sind sel­ten in nur ein­er Per­son zu find­en. Daher sollte gle­ich von Anfang an ein Umset­zungs-Team zusam­mengestellt wer­den, das die genan­nten Kom­pe­ten­zen abdeckt. Gegebe­nen­falls müssen fehlende Kom­pe­ten­zen vor­ab noch entwick­elt wer­den. Eine real­is­tis­che Ressourcenpla­nung ist essen­ziell für die erfol­gre­iche Umset­zung eines SGAMS nach ISO 45001.

Zur Sicher­heit sollte bei der Ressourcenpla­nung ein Puffer von 20 Prozent ein­be­zo­gen werden.

3. Unzureichende Information und Kommunikation

Das SGAMS nach ISO 45001 kann nur dann funk­tion­ieren und Mehrw­ert brin­gen, wenn alle Beteiligten und Beschäftigten aus­re­ichend informiert sind. Bere­its während die Struk­turen des SGAMS aufge­baut wer­den, müssen alle Beteiligten und Beschäftigten regelmäßig über die Inhalte und den Fortschritt des SGAMS informiert wer­den. Auf diese Weise wird Ver­ständ­nis und Anwen­dungskom­pe­tenz gener­iert, aber auch die aktive Beteili­gung an der Umset­zung gefördert. Allerd­ings sollte im Vor­feld gek­lärt wer­den, welche Ziel­gruppe wann und wie über welche The­men informiert wird. Selb­stver­ständlich dür­fen auch alle erfol­gre­ich abgeschlosse­nen (Teil-) Schritte kom­mu­niziert wer­den. Das schafft Energie für die näch­sten Schritte und schwächt Zwei­fler und Kri­tik­er ab.

4. Mögliche Risiken und Hindernisse werden im Vorfeld nicht abgeklärt

Uner­wartete Hin­dernisse bei der Umset­zung kön­nen den Auf­bau bzw. die Weit­er­en­twick­lung eines Man­age­mentsys­tems deut­lich verzögern, beispiel­sweise mögliche Kon­flik­te zwis­chen Führungskräften und Fachkräften für Arbeitssicher­heit oder Schwierigkeit­en bei der Abstim­mung zwis­chen ver­schiede­nen Abteilun­gen soll­ten besten­falls schon im Vor­feld abgek­lärt wer­den. Durch eine genaue Analyse von möglichen Risiken kön­nen gegebe­nen­falls einige Hin­dernisse bere­its vor­ab beseit­igt wer­den oder aus­re­ichende zeitliche Ressourcen zur Klärung einge­plant wer­den. Der Aufwand ein­er detail­lierten Analyse möglich­er Hin­dernisse wird durch einen rei­bungsloseren Ablauf bei der Umset­zung belohnt.

5. Bestehende Managementsysteme werden nicht mit einbezogen

Soll­ten in der Organ­i­sa­tion bere­its andere Man­age­mentsys­teme (z.B. Qual­itäts­man­age­ment) vorhan­den sein, müssen diese bei der Imple­men­tierung des SGAMS beachtet wer­den. Andern­falls kann unnötiger dop­pel­ter Aufwand entste­hen oder die Man­age­mentsys­teme behin­dern sich gegen­seit­ig. Ist also bere­its ein Man­age­mentsys­tem vorhan­den, sollte das SGAMS „seitlich“ ange­baut und erweit­ert werden.

Im Fall eines beste­hen­den Qual­itäts­man­age­mentsys­tems sollte beispiel­sweise die bere­its existierende Qual­ität­spoli­tik durch die von ISO 45001 geforderte SGA-Poli­tik, Strate­gien, Visio­nen und Über­legun­gen im SGA ergänzt wer­den. Auch die Qual­ität­sziele müssen durch die Ziele in Bezug auf Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit ergänzt wer­den. Fol­glich müssen die definierten SGA-Kri­te­rien in beste­hende Prozess­abläufe imple­men­tiert und SGA-Akteure in den schon doku­men­tierten Qual­itäts- und Auf­baus­truk­turen platziert werden.

6. Ungenutzte Chancen

Die Erstel­lung aller von der Norm ISO 45001 geforderten Doku­mente kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Daher sollte hier jede Arbeit­ser­le­ichterung willkom­men sein. In den meis­ten Fällen sind in der Organ­i­sa­tion schon einige SGA-rel­e­vante Doku­mente vorhan­den. Diese vorhan­de­nen SGA-Doku­mente soll­ten genutzt wer­den. Es ist zwar eine Über­prü­fung und gegebe­nen­falls auch eine Über­ar­beitung der Doku­mente (ins­beson­dere bezüglich der Recht­skon­for­mität) nötig, allerd­ings ist diese im Ver­gle­ich zur Neuer­stel­lung mit deut­lich weniger Aufwand verbunden.

Neben der Ver­wen­dung schon vorhan­den­er Doku­mente ist auch der Ein­bezug wichtiger Akteure im SGA eine große Hil­fe und sog­ar zwin­gend notwendig. Vom SGAMS-Kom­pe­ten­zteam wer­den zwar die Grund­struk­turen zur Gefährdungs­beurteilung und zur Beurteilung von Chan­cen geliefert – allerd­ings wer­den diese durch Führungskräfte, Fachkräfte für Arbeitssicher­heit und Sicher­heits­beauf­tragte umge­set­zt. Außer­dem sollte die Betriebsärztin/der Betrieb­sarzt in die Prozess­festle­gung der arbeitsmedi­zinis­chen Vor­sorge ein­be­zo­gen wer­den, da sie/er diese zusam­men mit dem Assis­ten­zper­son­al umset­zen wird. Auch Gefahrstoff‑, Daten­schutz- und Brand­schutzbeauf­tragte sowie weit­ere rel­e­vante SGA-Akteure soll­ten aktiv mit ihren Erfahrun­gen ein­be­zo­gen wer­den. Auf diese Weise kann beste­hen­des Wis­sen genutzt werden.

Aktive Unter­stützer auch abseits der SGA-Akteure kön­nen eine weit­ere Erle­ichterung bei der Umset­zung eines SGAMS nach ISO 45001 sein. Es gibt einige Akteure inner­halb der Organ­i­sa­tion, die vom SGAMS prof­i­tieren kön­nen und somit auch bei der Umset­zung möglicher­weise sog­ar gerne aktiv unter­stützen. Allerd­ings müssen diese Akteure informiert sein, um helfen zu kön­nen. Daher lohnt sich die Suche nach poten­ziellen Unter­stützern. Für Führungskräfte bietet ein SGAMS viele Vorteile, wie beispiel­sweise eine höhere Zufrieden­heit der Mitar­beit­er sowie die Ver­ringerung von Ver­let­zun­gen und Erkrankun­gen. Auch die Per­son­al­abteilung kann von ein­er Zer­ti­fizierung prof­i­tieren und mit mehr Bewer­bern rech­nen. Aber auch Instand­hal­ter oder Einkäufer kön­nen dank entste­hen­der Richtlin­ien und schnell ver­füg­baren Infor­ma­tio­nen effek­tiv­er und sicher­er Arbeit­en. Die Chan­cen sind sehr vielfältig und somit auch der Pool an poten­ziellen Unter­stützern. Nutzen Sie diese Möglichkeit­en und informieren Sie gezielt über die jew­eili­gen Vorteile.


Zielsicher zum erfolgreichen Managementsystem nach DIN ISO 45001 – Software MIAS System

Die Soft­ware „MIAS Sys­tem – Con­trol­ling von Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit“ unter­stützt beim Auf­bau eines Man­age­mentsys­tems für Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit nach DIN ISO 45001. Durch gezielte Analy­sen wird der Stand von Unternehmen im The­men­feld Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit aus­gew­ertet. ToDo-Lis­ten, Hand­lungsan­leitun­gen und bewährte Vor­la­gen leit­en durch die Pla­nung und Umset­zung zielführen­der Maßnahmen. 


Foto: IfG

Autor: Dr. Chris­t­ian Weigl
IfG GmbH, Insti­tut für Gesund­heit und Management

Newsletter

Jet­zt unseren Newslet­ter abonnieren

Webinar-Aufzeichnungen

Webcast

Jobs
Sicherheitsbeauftragter
Titelbild Sicherheitsbeauftragter 3
Ausgabe
3.2024
LESEN
ABO
Sicherheitsingenieur
Titelbild Sicherheitsingenieur 3
Ausgabe
3.2024
LESEN
ABO
Special
Titelbild  Spezial zur A+A 2023
Spezial zur A+A 2023
Download

Industrie.de Infoservice
Vielen Dank für Ihre Bestellung!
Sie erhalten in Kürze eine Bestätigung per E-Mail.
Von Ihnen ausgesucht:
Weitere Informationen gewünscht?
Einfach neue Dokumente auswählen
und zuletzt Adresse eingeben.
Wie funktioniert der Industrie.de Infoservice?
Zur Hilfeseite »
Ihre Adresse:














Die Konradin Verlag Robert Kohlhammer GmbH erhebt, verarbeitet und nutzt die Daten, die der Nutzer bei der Registrierung zum Industrie.de Infoservice freiwillig zur Verfügung stellt, zum Zwecke der Erfüllung dieses Nutzungsverhältnisses. Der Nutzer erhält damit Zugang zu den Dokumenten des Industrie.de Infoservice.
AGB
datenschutz-online@konradin.de