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Digitale Live-Unterweisungen

Methoden, Tools, rechtlicher Rahmen
Digitale Live-Unterweisungen

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Foto: © ztony1971 – stock.adobe.com
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Durch die Coro­na-Krise erlebt Deutsch­land in der Kom­mu­nika­tion einen Dig­i­tal­isierungss­chub, der sich auch im Arbeits- und Gesund­heitss­chutz durch­set­zt. Immer mehr Führungskräfte und Akteure nutzen diesen Schwung und suchen nach neuen Wegen, dig­i­tale Tech­nolo­gien zu nutzen um beispiel­sweise ihre Unter­weisun­gen weit­er zu entwickeln.

Dieser Artikel soll wachrüt­teln für eine erweit­erte Unter­weisungskul­tur, bei der tech­nol­o­gis­che Möglichkeit­en so einge­set­zt wer­den, dass sich daraus ein erkennbar­er Qual­itäts­gewinn ergibt. Wie das rechtlich sauber und für die Teil­nehmenden inter­es­sant und span­nend geschehen kann, wird im Fol­gen­den gezeigt.

Doch starten wir zunächst ganz konkret mit einem fik­tiv­en Fall­beispiel. Der mit­tel­ständis­che Betrieb „Schoko­traum” hat während des Lock-Downs zunächst die kom­plette Pro­duk­tion herun­terge­fahren, fast alle Mitar­bei­t­en­den in Kurzarbeit geschickt und nur eine „Rumpf-Mannschaft” vor Ort behal­ten. Jet­zt will der Unternehmer die Pro­duk­tion wieder hochfahren, und alle Abläufe müssen gemäß der Arbeitss­chutzrichtlin­ie gegen Infek­tio­nen mit SARS-CoV­‑2 angepasst wer­den. Es soll unbe­d­ingt schnell pro­duziert wer­den, weil Schoko­lade in Krisen­zeit­en her­vor­ra­gen­den Absatz find­et und man „die Krisen-Welle“ mit­nehmen will. Neben den virtuellen Kon­feren­zen der „Coro­na-Task-Force“, in denen gemein­sam kluge Lösun­gen zum „coro­na­sicheren“ Arbeit­en entwick­elt wer­den, sollen auch die Pro­duk­tion­s­mi­tar­bei­t­en­den vor Betreten des Betriebes und vor Pro­duk­tion­sstart alle notwendi­gen Infor­ma­tio­nen erhal­ten und rechtssich­er unter­wiesen werden. 

Die Fachkraft für Arbeitssicher­heit und der Unternehmer entschei­den sich dage­gen, dig­i­tale Lern­mod­ule zur Ver­fü­gung zu stellen, in denen die Mitar­bei­t­en­den Texte lesen und Präsen­ta­tio­nen mit lediglich abstrak­ten, all­ge­meinen Hin­weisen zum Infek­tion­ss­chutz durchk­lick­en, die aber keine konkreten Aus­sagen zum Betrieb tre­f­fen. Eine kluge Entschei­dung, denn diese sind nicht hin­re­ichend spez­i­fisch auf die Sit­u­a­tion der Fir­ma Schoko­traum angepasst! Vielmehr wollen sie mit Hil­fe eines Videokon­feren­z­tools dig­i­tale Live-Unter­weisun­gen durchführen.

Doch wie kön­nen hier­bei die Mitar­bei­t­en­den einge­bun­den wer­den und wie kann das Ganze motivierend und abwech­slungsre­ich gestal­tet wer­den? Schon in den bish­er üblichen Präsen­zun­ter­weisun­gen war es ihnen wichtig, nicht ein­fach Vorträge zu hal­ten, son­dern Diskus­sio­nen zu führen und gemein­sam Lösun­gen zu entwick­eln. Um wie set­zen sie das prak­tisch um?

So kann es gehen – Tipps für digitale Live-Unterweisungen

Tech­nis­ches und Organisatorisches

  • Mod­er­a­tion der Unter­weisung im Team: zwei Moderator*innen in Unter­weisun­gen sind ein starkes Sig­nal: „Wir nehmen die Unter­weisung ernst und wir wollen euch gut durch das Gespräch führen!“ Vor­bere­i­t­ende Absprachen zur Auf­gaben­verteilung in der Unter­weisung helfen. (Wer macht was: tech­nis­che Hand­habung, Redeliste im Blick behal­ten, Fach­in­for­ma­tio­nen ver­mit­teln, Ergeb­nisse mitschreiben, Kern­botschaften zusammenfassen, …)
  • Vorge­hen und Regeln erk­lären, zum Mit­machen ein­laden und am Ende Feed­back ein­holen: Wenn Sie sich über­legt haben, wie Sie in der Unter­weisung vorge­hen wollen und wie Sie Chat, Umfra­gen etc. ein­set­zen wollen, dann leit­en Sie daraus Regeln für Ihre dig­i­tale Unter­weisung ab, die Sie zu Beginn den Teil­nehmenden erk­lären. Laden Sie sie fre­undlich ein, diese Unter­weisungs­form gemein­sam zu erproben und gemein­sam Erfahrun­gen zu sam­meln. Bit­ten Sie Ihre Teil­nehmenden am Ende der Unter­weisung um ein Feed­back, damit Sie gemein­sam ler­nen kön­nen, wie es zukün­ftig noch bess­er gehen kann.
  • Über­schaubare Grup­pen­größe: 10 bis 12 Per­so­n­en soll­ten die Ober­gren­ze sein, um wirk­lich inter­ak­tiv in ein­er dig­i­tal­en Live-Unter­weisung miteinan­der arbeit­en zu kön­nen. Mehr geht auch, weniger ist besser.
  • Kom­mu­nika­tion im dig­i­tal­en Raum und Hand­habung des Kon­feren­z­tools mit allen einüben: Sie kön­nen zum Beispiel in der Ein­stiegsrunde jed­er Kol­le­gin und jedem Kol­le­gen das Wort zu ein­er ein­fachen „Aufwärm­frage“ zum The­ma geben, zum Beispiel „Wie schützt du dich vor ein­er Coro­na-Ansteck­ung, wenn es mal eng im Super­markt wird?“

Inter­ak­tion ermöglichen

  • Fra­gen, fra­gen, fra­gen: Auch für dig­i­tale Unter­weisun­gen gilt: Es ist klüger, zu fra­gen, als selb­st zu reden. Sie brauchen Ihren Mitar­bei­t­en­den in den meis­ten Fällen doch nicht erk­lären, wie ihre tägliche Arbeit auszuse­hen hat. Fra­gen Sie lieber nach, was gut läuft, wo es Prob­leme gibt und was man gemein­sam zukün­ftig anders machen will. Oder laden Sie ein, Erläuterun­gen selb­st zu geben: Erk­lärt der „alte Hase“ dem „jun­gen Hüpfer“, wie die Mas­chine zu reini­gen ist, ist das nach­haltiger, als wenn die Führungskraft das übern­immt. Fra­gen Sie dabei natür­lich auch nach Gefahren und wie Ver­let­zun­gen ver­hin­dert wer­den kön­nen. Offene Fra­gen, also die W‑Fragen, sind dabei der Königsweg.
  • Bild­schirm teilen: Mit dieser Funk­tion kön­nen Fotos vom Pausen­raum oder von Anla­gen­teilen einge­blendet wer­den, über die gesprochen wer­den soll. Auch Betrieb­san­weisun­gen, Pro­tokolle etc. kön­nen zum Mitle­sen gezeigt werden.
  • Vor­wis­sen abfra­gen: Jedes Videokon­feren­z­tool hat einen Chat. Dieser kann ähn­lich wie ein Flipchart genutzt wer­den. Bit­ten Sie doch ein­fach die Mitar­bei­t­en­den, ihre Ideen zu einem The­ma in den Chat zu schreiben (die Meth­ode heißt dann „Brain­writ­ing“), bevor die Ideen in Ruhe besprochen wer­den. Bei Diskus­sio­nen kön­nen auch Zus­tim­mungen bzw. Ablehnun­gen zu Ideen im Chat mit Sym­bol­en kom­men­tiert wer­den. An dieser Stelle sieht man die Vorteile dig­i­taler Kom­mu­nika­tion: Ich kann par­al­lel zum gesproch­enen Wort schriftlich meine Mei­n­ung ein­brin­gen, ohne Redezeit zu beanspruchen. Wichtig ist dabei jedoch, dass der Mod­erierende die im Chat geschriebe­nen Mei­n­un­gen auf­greift. Wir empfehlen dies gesam­melt am Ende eines the­ma­tis­chen Blocks zu tun. Der schriftliche Aus­tausch ist gle­ichzeit­ig prob­lem­los doku­men­tier­bar (Copy & Paste).
  • Kam­era nutzen und vorzeigen lassen: Wie desin­fiziere ich das Werkzeug nach Gebrauch? Wie ziehe ich richtig den Hand­schuh aus? Wie reinige ich richtig meine Hände? All das kann man durch die geteilte Kam­era prob­lem­los von den Mitar­bei­t­en­den vorzeigen lassen. Ste­ht Inter­net in der Werkhalle zur Ver­fü­gung, kann ich mit einem Lap­top auch vor Ort gehen. Die meis­ten Videokon­feren­z­tools lassen sich zudem auch mit dem Smart­phone nutzen. Die IT-Abteilung hil­ft, solche Über­tra­gun­gen daten­sich­er umzusetzen.
  • Miteinan­der disku­tieren und die Diskus­sio­nen klug zu einem gemein­samen Ergeb­nis führen: Auch in ein­er Videokon­ferenz ist es nicht notwendig, sich gegen­seit­ig ins Wort zu fall­en. Entwed­er das Kon­feren­z­tool bietet eine Hand­hebe-Funk­tion an oder man schreibt ein­fach seinen Namen in den Chat, dann weiß die Mod­er­a­tion, dass man etwas sagen möchte.
  • Zwis­ch­en­ergeb­nisse von Diskus­sio­nen möglichst visu­al­isieren: Teilen Sie beispiel­sweise das Bild vom Pausen­raum, über den sie ger­ade disku­tieren, und zeich­nen Sie in das Bild ein, welche Stüh­le ent­fer­nt wer­den sollen, um Abstand­sregeln einzuhal­ten. Videokon­feren­z­tools bieten hier tech­nis­che Möglichkeit­en. Des Weit­eren kann ich (externe) dig­i­tale White­boards nutzen, oder ich kann ein­fach in Pow­er-Point-Folien Skizzen vornehmen und wieder den Bild­schirm teilen.
  • Mei­n­un­gen kön­nen mit Umfrage­tools einge­holt wer­den. Auch diese sind entwed­er im Kon­feren­z­tool bere­its enthal­ten, oder es kön­nen externe Tools zusät­zlich genutzt werden.
  • Über­prüfen, was ver­standen wurde: Run­den Sie Ihre dig­i­tale Unter­weisung mit einem Quiz ab. Dabei kann man „Wer wird Mil­lionär“ spie­len (Profis der dig­i­tal­en Unter­weisung lassen die Fra­gen hier­für in Kle­in­grup­pen mit Hil­fe dig­i­taler Grup­pen­räume selb­st erar­beit­en!), mit einem dig­i­tal­en Glück­srad die Quiz-Fra­gen per Zufall auswählen lassen oder eine von vie­len Quiz-Apps nutzen. Ja, Unter­weisun­gen dür­fen Spaß machen und es darf auch mal Gewin­ner geben! Lassen Sie sich ein­fach über­raschen, wie das bei Ihren Kol­legin­nen und Kol­le­gen ankommt.

Unsere Kern­botschaft ist klar: Nicht der Unter­weisende ste­ht auf der Bühne des Geschehens. Im dig­i­tal­en Kom­mu­nika­tion­sraum gilt das gle­iche Grund­prinzip wie im analo­gen: Die Men­schen, die täglich die Arbeit vor Ort aus­führen, soll­ten im Zen­trum der Unter­weisung ste­hen. Sie soll­ten ihre Erfahrun­gen miteinan­der teilen, gemein­sam Prob­leme disku­tieren und Lösun­gen zu sicherem und gesun­dem Arbeit­en (mit-) entwick­eln dür­fen. Wenn ich das beherzige, nähere ich mich auch der Rechtssicher­heit an und entwick­le meine Unter­weisungskul­tur positiv.

In unseren Beratun­gen vor Ort in den Unternehmen, in Sem­i­naren für Beruf­sgenossen­schaften und auch in unserem dig­i­tal­en Sifa-Stammtisch (siehe unten) wer­den wir immer wieder gefragt, wie es um die Rechtssicher­heit von Soft­ware-Lösun­gen bestellt ist. Die genan­nten Merk­male zeigen, warum all­ge­meine E‑Learn­ing-Mod­ule für Unter­weisun­gen nur unter spez­i­fis­chen Voraus­set­zun­gen im Betrieb einge­set­zt wer­den soll­ten. Soft­ware­an­bi­eter wer­ben am Markt, dass mit ihrem Sys­tem und ihren Unter­weisungs­bausteinen prob­lem­los Rechtssicher­heit hergestellt wer­den könne. Vor­sicht! Die Führungskraft bleibt immer ver­ant­wortlich für die Unter­weisung und kann diese Ver­ant­wor­tung wed­er an eine Sifa, einen Sibe noch an eine Soft­ware delegieren. Ein nachvol­lziehbares Unter­weisungssys­tem wird in jedem Unternehmen benötigt. Hier­bei kön­nen zeitlich und örtlich unab­hängig bear­beit­bare Unter­weisungsmod­ule ein Baustein sein. Das per­sön­liche Gespräch – ob ana­log oder dig­i­tal ist rechtlich nicht fest­gelegt – mit der Möglichkeit für Rück­fra­gen und Diskus­sion ist durch nichts zu ersetzen!

So kann es gehen – rechtliche Hinweise

  • Daten­schutz: Beim Ein­set­zen von dig­i­tal­en Tools für die Kom­mu­nika­tion und Kam­eras im Betrieb ist der Daten­schutz zu beachten.
  • Mitbes­tim­mungsrechte bei Arbeitssicher­heit- und Gesund­heitss­chutz beacht­en: Binden Sie frühzeit­ig Betrieb­sräte ein, wenn Sie Ihr Unter­weisungssys­teme mit dig­i­tal­en Live-Unter­weisun­gen erweit­ern wollen.
  • Möglichst wenig Aufwand mit der Unter­weisung zu haben und Rechtssicher­heit her­stellen zu wollen ist ein Wider­spruch! Auch in Präsenz-Unter­weisun­gen stelle ich keine Rechtssicher­heit her, indem ich einen Vor­trag halte und mir eine Unter­schrift geben lasse. Das Arbeitss­chutzge­setz fordert mehr!
  • Um sich der Rechtssicher­heit anzunäh­ern, müssen Unter­weisun­gen u. a. angemessen in Form und Umfang sein, aus­re­ichend, um das Ziel in der Prax­is zu erre­ichen, ver­ständlich, arbeitsplatz‑, auf­gaben- und ggf. per­so­n­en­be­zo­gen. Es muss die Wirk­samkeit der Unter­weisung über­prüft wer­den und alles angemessen doku­men­tiert sein. 
  • Sind Sie in Rechts­fra­gen der Unter­weisung unsich­er? Nutzen Sie die für Ihr Unternehmen kosten­freien Beratungs- und Sem­i­narange­bote der Berufsgenossenschaften.

Aber ist das effizient?

Und wie kann ich bei diesen Vor­gaben Effizienz in meinen Unter­weisun­gen her­stellen? Effizienz erre­ichen Sie, indem Sie mit ein­er Anfangsin­vesti­tion eine nachvol­lziehbare Sys­tem­atik entwick­eln und Ihre Unter­weisungskul­tur stetig weit­er entwick­eln. Sie soll­ten fach­lich und method­isch kom­pe­tent sein und auch die fach­liche und method­is­che Kom­pe­tenz ihrer Mitar­bei­t­en­den auf­bauen. Seien Sie überzeu­gend in Ihren Unter­weisun­gen und motivieren Sie nach­haltig für sicheres Arbeit­en. Sie wis­sen doch: Wenn Sie es eilig haben, fahren Sie langsam! Ein Unfall oder eine Krankheit erzeu­gen mitunter schw­eres Leid, kosten Zeit, Geld und die Lebensen­ergie aller Beteiligten. Eine gut entwick­elte Sicher­heits- und Gesund­heit­skul­tur trägt nach­weis­lich zum Erfolg eines Unternehmens bei. Den Grund­stein dafür und für Effizienz in den Arbeit­sprozessen lege ich in mein­er Unterweisung.

Aus diesem Grund hal­ten wir Unter­weisun­gen für eines der wichtig­sten und wirk­sam­sten Führungsin­stru­mente über­haupt. In diesen Gesprächen kann ich in Kon­takt mit meinen Mitar­bei­t­en­den gehen, sie bei Fra­gen der täglichen Arbeit ein­beziehen und ihnen deut­lich machen, dass mir ihre Gesund­heit und der Arbeitss­chutz im Betrieb am Herzen liegen. Wenn ich als Unternehmerin oder Unternehmer diese Botschaften aussende, wer­den mich meine Mitar­bei­t­en­den auch in Krisen­zeit­en unter­stützen und Ver­ant­wor­tung für die Sicher­heit und Gesund­heit im Betrieb mit übernehmen. Auch, wenn diese Botschaft sie dig­i­tal erreicht.

Geht nicht? Gibt’s nicht!

Das haben wir in diesem Jahr alle selb­st erlebt. Die Zeit­en sind extrem gün­stig, Neues auszupro­bieren und neue Lern­er­fahrun­gen zu machen. Fra­gen Sie sich, ob Sie das tech­nisch alles hin­bekom­men? Verabre­den Sie sich ein­fach mal mit zwei bis drei Kol­le­gen und pro­bieren Sie mit Ihrem Videokon­feren­z­tool herum, was tech­nisch möglich ist, oder schauen Sie bei unserem dig­i­tal­en Sifa-Stammtisch vor­bei und erleben und testen die Tools dort live. Es funk­tion­iert meist ein­fach­er, als man denkt. Und auch wenn etwas nicht gle­ich klappt, gibt es zahlre­iche alter­na­tive Wege, um das Gle­iche zu erre­ichen. Rou­tine hil­ft. Das gilt für die Unter­weisenden, also auch für die Unter­wiese­nen. Tas­ten Sie sich gemein­sam mit den Mitar­bei­t­en­den her­an. Starten Sie mit ein­fachen Tools und wenig Meth­o­d­en­wech­sel und pla­nen Sie viel Zeit für tech­nis­che Fra­gen und Prob­leme ein. Die gehören dazu und sind Teil des wertvollen Lern­prozess­es, den wir alle im Moment im Bere­ich virtueller Zusam­me­nar­beit gehen.

Ausblick

Vielle­icht sind dig­i­tale Live-Unter­weisun­gen in drei Jahren selb­stver­ständlich­er Bestandteil Ihres umfassenden und gut durch­dacht­en Unter­weisungssys­tems. Dafür leg­en Sie heute den Grund­stein. Nehmen Sie sich deshalb Zeit in der Vor­bere­itung und schenken Sie somit sich selb­st und Ihren Mitar­bei­t­en­den ein pos­i­tives Unterweisungserlebnis.


Foto: © Haufe-Höfling

Kat­ja Haufe-Höfling

Sys­temis­che Organisationsberaterin,

Inhab­erin trans­fer Organisationsberatung

www.transfer-organisationsberatung.de


Foto: © Bern­er Pan­ti Quispe

Dr. Ste­fanie Schöler

Arbeit­spsy­cholo­gin

E‑Mail: stefanie.schoeler@posteo.de

LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/drstefanieschoelerberlin/


Merkmale von wirksamen und nachhaltigen Live-Unterweisungen

  • Konkrete betriebliche Sit­u­a­tion ist berück­sichtigt, Pas­sung zur Gefährdungs­beurteilung ist sichergestellt
  • Unter­wiesene sind aktiviert, zum Mit­denken und Mitwirken angeregt
  • Per­sön­liche Lern­vo­raus­set­zun­gen und Vor­wis­sen sind einbezogen
  • Didak­tisch-method­isch angemessene Auf­bere­itung (Lernziele, Lern­in­halt, Meth­o­d­en, Medi­en sind aufeinan­der abges­timmt und passen zur Lern­gruppe; „So wenig wie möglich, so viel wie nötig“)
  • Grund­lage für Doku­men­ta­tion ist geschaffen

Der digitale Sifa-Stammtisch

Was erwartet Sie beim dig­i­tal­en Sifa-Stammtisch?

  • 1,5 Stun­den online Tre­f­fen in lock­er­er Atmo­sphäre, eben wie am Stammtisch, natür­lich kostenlos.
  • Die Möglichkeit, per­sön­liche Kon­tak­te über den Stammtisch hin­aus zu knüpfen
  • Zu Beginn eine Vorstellungsrunde
  • Ein (kurz­er) fach­lich­er Input zu einem aktuellen Thema
  • Aus­tausch in kleinen Grup­pen (in dig­i­tal­en Gruppenräumen)
  • Gemein­samer Abschluss in der großen Runde
  • Die aktuellen Ter­mine find­en Sie bei uns auf Xing, LinkedIn und unter www.transfer-organisationsberatung.de, oder schreiben Sie ein­fach eine eMail an sifa-stammtisch@transfer-organisationsberatung.de
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