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Ideen-Treffen: Systematisches und analytisches Vorgehen

Interview mit Evelyn Heinen zu Ideen-Treffen
Systematisches und analytisches Vorgehen

Ideen-Treffen
Evelyn Heinen, Foto: ims
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Eve­lyn Heinen ist eine Pio­nierin auf dem Gebi­et der Ideen-Tre­f­fen. Im Inter­view erk­lärt sie, wie sich die Meth­ode erfol­gre­ich anwen­den lässt und warum bei ihr immer wieder „die Sonne aufge­ht“.

Frau Heinen, wie kamen Sie zum The­ma Ideen-Tre­f­fen?

Den Anstoß dafür gab eine Basisqual­i­fizierung Arbeit­spsy­cholo­gie bei der BG RCI, der Beruf­sgenossen­schaft Rohstoffe und chemis­che Indus­trie. Auf­sichtsper­son Dr. Gün­ter Kles­per fragte mich, ob ich in mein­er Pro­jek­tar­beit die Meth­ode im Unternehmen anwen­den mag. So testete ich vor fast zehn Jahren im Rah­men mein­er Aus­bil­dung eine frühe Ver­sion des Konzepts Ideen-Tre­ff im Feld.

Sie haben also das Fein­tun­ing über­nom­men?

Genau. Der Ablauf war kreiert und ich habe das Konzept im Unternehmen aus­pro­biert und Rück­mel­dung gegeben. Meine ersten Erfahrun­gen zur prak­tis­chen Umset­zung referierte ich dann gemein­sam mit Her­rn Dr. Por­tuné in Maikam­mer.

Heute leit­en Sie Sem­i­nare, in denen Sie Ideen-Tre­f­fen-Mod­er­a­toren aus­bilden und in der Prax­is begleit­en. Welche The­men begeg­nen Ihnen dabei?

Das ist sehr unter­schiedlich: Es kann Lärm an ein­er Mas­chine, ein Kom­mu­nika­tions- oder Führung­sprob­lem sein oder Kon­flik­te der Mitar­beit­er untere­inan­der betr­e­f­fen. Wir kön­nen uns dabei im Bere­ich der nor­malen Gefährdungs­beurteilung bewe­gen und hin­ter­fra­gen gle­ichzeit­ig die psy­chis­che Kom­po­nente.

Bringt schon diese Zusam­me­nar­beit die erste Verbesserung?

Abso­lut. Allein, dass das Team zusam­men­sitzen darf und ihm die Zeit gegeben wird, ist wertvoll. Oft kom­men The­men deshalb auf, weil etwas nicht ganz ver­standen wurde. Bere­its die Erk­lärung, warum ein Sachver­halt sin­nvoll ist – und keine Schikane – hil­ft enorm. Häu­fig geht es auch um Schnittstel­len­prob­leme.

Wie empfind­en Sie die Sit­u­a­tion?

Je tiefer man ein­steigt, desto klar­er wird es. Mich begeis­tert es jedes Mal, wie aktiv die Leute dann an den The­men arbeit­en. Es ist wie die Sonne, die aufge­ht.

Ist die Mod­er­a­tion zwin­gend „die“ Meth­ode beim Ideen-Tre­ff?

Ich nutze auch gerne eine Kom­bi­na­tion und set­ze zunächst einen Frage­bo­gen ein, um schon ein Stück weit die The­men zu clus­tern. Anschließend gehe ich dann mit dem Team ins mod­erierte Ver­fahren.

Was passiert in der Mod­er­a­tionsaus­bil­dung?

Meis­tens bele­gen die Sicher­heits­beauf­tragten einen Work­shop mit ein bis zwei Ein­heit­en. Wir set­zen dann direkt Ideen-Tre­f­fen um. Dabei ler­nen die mod­erieren­den Per­so­n­en in der Prax­is, was in der Mod­er­a­tion nüt­zlich ist und was sie ver­mei­den soll­ten. Ich begleite sie dann noch eine Weile, bis sie das fed­er­führend alleine umset­zen.

Welche Per­so­n­en nehmen teil?

Das ist sehr unter­schiedlich. Ein­er­seits kön­nen wir abteilungsweise die ersten Ideen-Tre­f­fen machen und dann kristallisieren sich – durch die The­men – andere Gremien her­aus. Dies geschieht etwa, wenn eine Schnittstel­len­prob­lematik erkan­nt wurde. Dann lädt man sich wiederum die entsprechen­den Fach­leute, zum Beispiel aus der Pro­duk­tion oder dem Ver­trieb ein. Es kön­nen aber auch Repräsen­tan­ten aus den einzel­nen Werken sein. Das haben wir beispiel­sweise bei den Rheinis­chen Baustof­fw­erken gemacht.

Wie sich­ern Sie die geforderte wertschätzende Kom­mu­nika­tion?

Beim ersten Ideen-Tre­ff wer­den Kom­mu­nika­tion­sregeln vere­in­bart und aufgeschrieben. Eine hil­fre­iche Vor­lage liefert die DGUV-Broschüre „Ideen-Tre­f­fen“, die gegebe­nen­falls angepasst wer­den kann. Manche Grup­pen vere­in­baren zum Beispiel, dass beim Ideen-Tre­f­fen keine Handys genutzt wer­den. Wichtig ist zudem die Vere­in­barung, dass alles, was besprochen wurde, im Raum bleibt.

Stoßen Sie auch auf Wider­stände?

Ja – in erster Lin­ie dort, wo es um die Kom­mu­nika­tion, also um soziale Aspek­te geht. Und deswe­gen ist es ganz wichtig, dass wir vor­ab eine Ein­führungsver­anstal­tung aus­richt­en. Da hole ich mir immer gerne auch die Führungskräfte, die Geschäft­sleitung, den Betrieb­srat und dann natür­lich Sicher­heits­fachkräfte – aber auch die Qual­ität­sleitung – mit ins Boot. Diese wer­den erst ein­mal grundle­gend informiert. Je nach­dem benötigt man ja finanzielle Mit­tel oder jeman­den aus dem QM-Man­age­ment, weil sich her­ausstellt, dass eine Arbeit­san­weisung noch nicht ganz ein­deutig ist oder noch eine Check­liste erstellt wer­den muss. Das bedeutet für den einen oder anderen Mehrar­beit.

Wer beauf­tragt Sie?

Anstoß geben zum Beispiel Gesund­heit­sko­or­di­na­toren, die Sicher­heits­fachkraft oder die Geschäft­sleitung. Oft­mals werde ich durch die Beruf­sgenossen­schaft als Exper­tin ver­mit­telt. In andern Häusern arbeite ich bere­its als externe Sicher­heits­fachkraft. Ich sage immer: Wer mich engagiert, hat auch Ideen-Tre­f­fen im Haus.

Gehört aus Ihrer Sicht also das Ini­ti­ieren von Ideen-Tre­f­fen in das Port­fo­lio ein­er Sicher­heits­fachkraft?

Ja. Es ist auch ihre Auf­gabe, sich mit den Gefährdun­gen durch psy­chis­che Belas­tun­gen auseinan­derzuset­zen – wozu sich diese Meth­ode sehr gut eignet.

Welche Rolle nehmen die Sicher­heits­beauf­tragten ein?

Sie sind bei mir meist die Ansprech­part­ner, die zu Mod­er­a­toren bei den Ideen-Tre­f­fen aus­ge­bildet wer­den. Denn sie sind ja die Sprachrohre ihrer Kol­le­gen, sprechen die gle­iche Sprache und sehen ganz viel. Wenn in einem Haus mehrere Sicher­heits­beauf­tragte tätig sind, kön­nen sie sich auch aus­tauschen.

Verän­dert die Rolle als Mod­er­a­tor auch etwas an ihrem Anse­hen?

Abso­lut. Was sie bei dieser Auf­gabe eben­falls mit­nehmen, ist sys­tem­a­tisch und ana­lytisch vorzuge­hen. Das bringt eben die Meth­ode und ist ein großer Mehrw­ert.

Gibt es auch Handw­erk­szeug für die Doku­men­ta­tion, die ja ein Schrift­führer oder Mod­er­a­tor ver­ant­wortet?

Gut geschulte Mod­er­a­toren schaf­fen bei­des: Mod­er­a­tion und Doku­men­ta­tion. Aber es ist schon ent­las­tend, wenn das jemand anderes übern­immt. In der Broschüre gibt es dazu Unter­la­gen, aber ich habe eine eigene Vor­lage entwick­elt, die das Unternehmen dann noch anpassen kann. Wir machen meis­tens ein Foto­pro­tokoll und schreiben dann alles auf, was besprochen wor­den ist.

Wie geht es dann weit­er?

Das Pro­tokoll geht dann immer noch ein­mal in die Gruppe zur Freiga­be, um sicherzustellen, dass alles richtig notiert wurde. Mit dem fer­ti­gen Pro­tokoll gebe ich auch eine Excel-Liste weit­er, in der das The­ma, Lösun­gen, Maß­nah­men, Ver­ant­wortliche und Ter­mine fest­ge­hal­ten sind. In bes­timmten Abstän­den fol­gt dann eine Wirk­samkeit­skon­trolle. Ich schaue auch immer gerne noch ein­mal, was das The­ma war und gehe dann in die Liste der Gemein­samen Deutschen Arbeitss­chutzs­trate­gie, um die Belas­tungs­fak­toren zu analysieren (siehe Link­tipps auf Seite 23).

Welche The­men wer­den bei den Ideen-Tre­f­fen häu­fig ange­sprochen?

Sehr oft geht es um Zeit­druck oder Arbeitsin­ten­sität.

Und was bewirken in so einem Fall die Ideen-Tre­f­fen?

In einem Unternehmen waren die Mitar­beit­er sehr über­lastet, unter anderem durch die Anzahl der Tele­fo­nan­rufe und dem gle­ichzeit­i­gen Schreiben von Aufträ­gen. In den Ideen-Tre­f­fen sind wir den Ursachen auf den Grund gegan­gen. Wir haben uns dabei die Arbeit­szeit angeschaut und gefragt: Wie viele Aufträge sowie Tele­fonate kom­men rein? Es zeigte sich, dass das Aufkom­men in acht Stun­den nicht bewältigt wer­den kann.

Wur­den also neue Leute eingestellt?

Nein, in diesem Fall nicht. Den Mitar­beit­ern wurde ein hal­ber Tag eingeräumt, an dem sie nur Aufträge schreiben. Der pos­i­tive Effekt war, dass sie in diesen vier Stun­den viel mehr Aufträge abar­beit­en kon­nten, als das vorher möglich war. In ein­er anderen Fir­ma hinge­gen wurde ein neuer Mitar­beit­er für die Ware­nan­nahme eingestellt, weil deut­lich wurde, dass das Arbeit­saufkom­men zu hoch war.

Das Gespräch führte Andrea Stick­el.


Zur Person: Evelyn Heinen

Die Bon­ner Arbeitss­chutzex­per­tin Eve­lyn Heinen ist seit fast zwanzig Jahren als Sicher­heits­fachkraft, Mod­er­a­torin und Coach tätig. Sie hat das Konzept des Ideen-Tre­ffs der DGUV in der Prax­is getestet und verbessert. Zu ihren beru­flichen Schw­er­punk­ten zählen die The­men­felder Kom­mu­nika­tion, Mod­er­a­tion, sys­temis­ches Coach­ing sowie Sucht­präven­tion.

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