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Ideen-Treffen: Systematisches und analytisches Vorgehen

Interview mit Evelyn Heinen zu Ideen-Treffen
Syste­ma­ti­sches und analy­ti­sches Vorge­hen

Ideen-Treffen
Evelyn Heinen, Foto: ims
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Evelyn Heinen ist eine Pionie­rin auf dem Gebiet der Ideen-Treffen. Im Inter­view erklärt sie, wie sich die Methode erfolg­reich anwen­den lässt und warum bei ihr immer wieder „die Sonne aufgeht“.

Frau Heinen, wie kamen Sie zum Thema Ideen-Treffen?

Den Anstoß dafür gab eine Basis­qua­li­fi­zie­rung Arbeits­psy­cho­lo­gie bei der BG RCI, der Berufs­ge­nos­sen­schaft Rohstoffe und chemi­sche Indus­trie. Aufsichts­per­son Dr. Günter Klesper fragte mich, ob ich in meiner Projekt­ar­beit die Methode im Unter­neh­men anwen­den mag. So testete ich vor fast zehn Jahren im Rahmen meiner Ausbil­dung eine frühe Version des Konzepts Ideen-Treff im Feld.

Sie haben also das Fein­tu­ning über­nom­men?

Genau. Der Ablauf war kreiert und ich habe das Konzept im Unter­neh­men auspro­biert und Rück­mel­dung gege­ben. Meine ersten Erfah­run­gen zur prak­ti­schen Umset­zung refe­rierte ich dann gemein­sam mit Herrn Dr. Portuné in Maikam­mer.

Heute leiten Sie Semi­nare, in denen Sie Ideen-Treffen-Moderatoren ausbil­den und in der Praxis beglei­ten. Welche Themen begeg­nen Ihnen dabei?

Das ist sehr unter­schied­lich: Es kann Lärm an einer Maschine, ein Kommunikations- oder Führungs­pro­blem sein oder Konflikte der Mitar­bei­ter unter­ein­an­der betref­fen. Wir können uns dabei im Bereich der norma­len Gefähr­dungs­be­ur­tei­lung bewe­gen und hinter­fra­gen gleich­zei­tig die psychi­sche Kompo­nente.

Bringt schon diese Zusam­men­ar­beit die erste Verbes­se­rung?

Abso­lut. Allein, dass das Team zusam­men­sit­zen darf und ihm die Zeit gege­ben wird, ist wert­voll. Oft kommen Themen deshalb auf, weil etwas nicht ganz verstan­den wurde. Bereits die Erklä­rung, warum ein Sach­ver­halt sinn­voll ist – und keine Schi­kane – hilft enorm. Häufig geht es auch um Schnitt­stel­len­pro­bleme.

Wie empfin­den Sie die Situa­tion?

Je tiefer man einsteigt, desto klarer wird es. Mich begeis­tert es jedes Mal, wie aktiv die Leute dann an den Themen arbei­ten. Es ist wie die Sonne, die aufgeht.

Ist die Mode­ra­tion zwin­gend „die“ Methode beim Ideen-Treff?

Ich nutze auch gerne eine Kombi­na­tion und setze zunächst einen Frage­bo­gen ein, um schon ein Stück weit die Themen zu clus­tern. Anschlie­ßend gehe ich dann mit dem Team ins mode­rierte Verfah­ren.

Was passiert in der Mode­ra­ti­ons­aus­bil­dung?

Meis­tens bele­gen die Sicher­heits­be­auf­trag­ten einen Work­shop mit ein bis zwei Einhei­ten. Wir setzen dann direkt Ideen-Treffen um. Dabei lernen die mode­rie­ren­den Perso­nen in der Praxis, was in der Mode­ra­tion nütz­lich ist und was sie vermei­den soll­ten. Ich begleite sie dann noch eine Weile, bis sie das feder­füh­rend alleine umset­zen.

Welche Perso­nen nehmen teil?

Das ist sehr unter­schied­lich. Einer­seits können wir abtei­lungs­weise die ersten Ideen-Treffen machen und dann kris­tal­li­sie­ren sich – durch die Themen – andere Gremien heraus. Dies geschieht etwa, wenn eine Schnitt­stel­len­pro­ble­ma­tik erkannt wurde. Dann lädt man sich wiederum die entspre­chen­den Fach­leute, zum Beispiel aus der Produk­tion oder dem Vertrieb ein. Es können aber auch Reprä­sen­tan­ten aus den einzel­nen Werken sein. Das haben wir beispiels­weise bei den Rhei­ni­schen Baustoff­wer­ken gemacht.

Wie sichern Sie die gefor­derte wert­schät­zende Kommu­ni­ka­tion?

Beim ersten Ideen-Treff werden Kommu­ni­ka­ti­ons­re­geln verein­bart und aufge­schrie­ben. Eine hilf­rei­che Vorlage liefert die DGUV-Broschüre „Ideen-Treffen“, die gege­be­nen­falls ange­passt werden kann. Manche Grup­pen verein­ba­ren zum Beispiel, dass beim Ideen-Treffen keine Handys genutzt werden. Wich­tig ist zudem die Verein­ba­rung, dass alles, was bespro­chen wurde, im Raum bleibt.

Stoßen Sie auch auf Wider­stände?

Ja – in erster Linie dort, wo es um die Kommu­ni­ka­tion, also um soziale Aspekte geht. Und deswe­gen ist es ganz wich­tig, dass wir vorab eine Einfüh­rungs­ver­an­stal­tung ausrich­ten. Da hole ich mir immer gerne auch die Führungs­kräfte, die Geschäfts­lei­tung, den Betriebs­rat und dann natür­lich Sicher­heits­fach­kräfte – aber auch die Quali­täts­lei­tung – mit ins Boot. Diese werden erst einmal grund­le­gend infor­miert. Je nach­dem benö­tigt man ja finan­zi­elle Mittel oder jeman­den aus dem QM-Management, weil sich heraus­stellt, dass eine Arbeits­an­wei­sung noch nicht ganz eindeu­tig ist oder noch eine Check­liste erstellt werden muss. Das bedeu­tet für den einen oder ande­ren Mehr­ar­beit.

Wer beauf­tragt Sie?

Anstoß geben zum Beispiel Gesund­heits­ko­or­di­na­to­ren, die Sicher­heits­fach­kraft oder die Geschäfts­lei­tung. Oftmals werde ich durch die Berufs­ge­nos­sen­schaft als Exper­tin vermit­telt. In andern Häusern arbeite ich bereits als externe Sicher­heits­fach­kraft. Ich sage immer: Wer mich enga­giert, hat auch Ideen-Treffen im Haus.

Gehört aus Ihrer Sicht also das Initi­ie­ren von Ideen-Treffen in das Port­fo­lio einer Sicher­heits­fach­kraft?

Ja. Es ist auch ihre Aufgabe, sich mit den Gefähr­dun­gen durch psychi­sche Belas­tun­gen ausein­an­der­zu­set­zen – wozu sich diese Methode sehr gut eignet.

Welche Rolle nehmen die Sicher­heits­be­auf­trag­ten ein?

Sie sind bei mir meist die Ansprech­part­ner, die zu Mode­ra­to­ren bei den Ideen-Treffen ausge­bil­det werden. Denn sie sind ja die Sprach­rohre ihrer Kolle­gen, spre­chen die glei­che Spra­che und sehen ganz viel. Wenn in einem Haus mehrere Sicher­heits­be­auf­tragte tätig sind, können sie sich auch austau­schen.

Verän­dert die Rolle als Mode­ra­tor auch etwas an ihrem Anse­hen?

Abso­lut. Was sie bei dieser Aufgabe eben­falls mitneh­men, ist syste­ma­tisch und analy­tisch vorzu­ge­hen. Das bringt eben die Methode und ist ein großer Mehr­wert.

Gibt es auch Hand­werks­zeug für die Doku­men­ta­tion, die ja ein Schrift­füh­rer oder Mode­ra­tor verant­wor­tet?

Gut geschulte Mode­ra­to­ren schaf­fen beides: Mode­ra­tion und Doku­men­ta­tion. Aber es ist schon entlas­tend, wenn das jemand ande­res über­nimmt. In der Broschüre gibt es dazu Unter­la­gen, aber ich habe eine eigene Vorlage entwi­ckelt, die das Unter­neh­men dann noch anpas­sen kann. Wir machen meis­tens ein Foto­pro­to­koll und schrei­ben dann alles auf, was bespro­chen worden ist.

Wie geht es dann weiter?

Das Proto­koll geht dann immer noch einmal in die Gruppe zur Frei­gabe, um sicher­zu­stel­len, dass alles rich­tig notiert wurde. Mit dem ferti­gen Proto­koll gebe ich auch eine Excel-Liste weiter, in der das Thema, Lösun­gen, Maßnah­men, Verant­wort­li­che und Termine fest­ge­hal­ten sind. In bestimm­ten Abstän­den folgt dann eine Wirk­sam­keits­kon­trolle. Ich schaue auch immer gerne noch einmal, was das Thema war und gehe dann in die Liste der Gemein­sa­men Deut­schen Arbeits­schutz­stra­te­gie, um die Belas­tungs­fak­to­ren zu analy­sie­ren (siehe Link­tipps auf Seite 23).

Welche Themen werden bei den Ideen-Treffen häufig ange­spro­chen?

Sehr oft geht es um Zeit­druck oder Arbeits­in­ten­si­tät.

Und was bewir­ken in so einem Fall die Ideen-Treffen?

In einem Unter­neh­men waren die Mitar­bei­ter sehr über­las­tet, unter ande­rem durch die Anzahl der Tele­fon­an­rufe und dem gleich­zei­ti­gen Schrei­ben von Aufträ­gen. In den Ideen-Treffen sind wir den Ursa­chen auf den Grund gegan­gen. Wir haben uns dabei die Arbeits­zeit ange­schaut und gefragt: Wie viele Aufträge sowie Tele­fo­nate kommen rein? Es zeigte sich, dass das Aufkom­men in acht Stun­den nicht bewäl­tigt werden kann.

Wurden also neue Leute einge­stellt?

Nein, in diesem Fall nicht. Den Mitar­bei­tern wurde ein halber Tag einge­räumt, an dem sie nur Aufträge schrei­ben. Der posi­tive Effekt war, dass sie in diesen vier Stun­den viel mehr Aufträge abar­bei­ten konn­ten, als das vorher möglich war. In einer ande­ren Firma hinge­gen wurde ein neuer Mitar­bei­ter für die Waren­an­nahme einge­stellt, weil deut­lich wurde, dass das Arbeits­auf­kom­men zu hoch war.

Das Gespräch führte Andrea Stickel.


Zur Person: Evelyn Heinen

Die Bonner Arbeits­schutz­ex­per­tin Evelyn Heinen ist seit fast zwan­zig Jahren als Sicher­heits­fach­kraft, Mode­ra­to­rin und Coach tätig. Sie hat das Konzept des Ideen-Treffs der DGUV in der Praxis getes­tet und verbes­sert. Zu ihren beruf­li­chen Schwer­punk­ten zählen die Themen­fel­der Kommu­ni­ka­tion, Mode­ra­tion, syste­mi­sches Coaching sowie Sucht­prä­ven­tion.

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