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ISO 45001 und Kommunikation

Austausch und Bereitstellung von Informationen sind zentral
ISO 45001 und Kommu­ni­ka­tion

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Im März 2018 wurde ISO 45001, die neue inter­na­tio­nale Norm für „Sicher­heit und Gesund­heit bei der Arbeit“ (SGA), erst­mals veröf­fent­licht. Die Absicht dahin­ter: Arbei­ten soll mit der Anwen­dung des Regel­werks spür­bar siche­rer werden. Die interne und externe Kommu­ni­ka­tion eines Unter­neh­mens spie­len dabei eine zentrale Rolle. Um die wesent­li­chen Aspekte der Kommu­ni­ka­tion in einem SGA-Managementsystem etwas näher zu beleuch­ten, haben wir mit einem Exper­ten für Arbeits­si­cher­heit, Andreas Ritter von der DQS, ein Inter­view geführt.

Das Inter­view führte Weigand Naumann

Herr Ritter, was versteht ISO 45001 eigent­lich unter Kommu­ni­ka­tion?

Das Kapi­tel 3 Begriffe liefert keine Defi­ni­tion von Kommu­ni­ka­tion. Was die Norm unter Kommu­ni­ka­tion versteht, wird erst im Kontext der Anfor­de­run­gen deut­lich, und dann auch sehr konkret: Mit Kommu­ni­ka­tion ist nicht nur der Austausch von Infor­ma­tio­nen gemeint – was der Begriff ansons­ten nahe­legt -, sondern auch deren Mittei­lung, also das Senden von Infor­ma­tio­nen. Dies zu wissen, kann für das Verständ­nis eini­ger Anfor­de­run­gen durch­aus hilf­reich sein.

Haben Sie dafür ein Beispiel?

Typisch ist zum Beispiel die Formu­lie­rung der folgen­den Passage aus Kapi­tel 7.4 Kommu­ni­ka­tion: „Die Orga­ni­sa­tion muss sicher­stel­len, dass die zu kommu­ni­zie­ren­den SGA-Informationen mit den Infor­ma­tio­nen über­ein­stim­men, die inner­halb des SGA-Managementsystems erzeugt werden, und dass diese verläss­lich sind.“ Es geht hier klar um die Mittei­lung von SGA-Informationen, nicht etwa um einen Austausch darüber.

Gibt es eine über­ge­ord­nete Anfor­de­rung an die Kommu­ni­ka­tion?

Grund­le­gend ist sicher die Anfor­de­rung nach Fest­le­gung, Umset­zung und Aufrecht­erhal­tung eines geeig­ne­ten Kommunikations-Prozesses, einschließ­lich der für das Funk­tio­nie­ren eines SGA-Managementsystems zentra­len Fest­le­gung, worüber, wann, mit wem und wie kommu­ni­ziert wird. Inter­es­san­ter­weise fordert die Norm aber keine Fest­le­gung, „wer“ kommu­ni­ziert, jeden­falls nicht expli­zit – anders als etwa die Quali­täts­ma­nagement­norm ISO 9001:2015.

Das müssen Sie uns erklä­ren.

Die expli­zite Fest­le­gung, wer kommu­ni­ziert, gibt es in ISO 45001 nicht. Für die interne Kommu­ni­ka­tion braucht es daher einen Umkehr­schluss: Aus der Anfor­de­rung, fest­zu­le­gen, „mit wem“ unter welchen Umstän­den intern zu kommu­ni­zie­ren ist, ergibt sich quasi auto­ma­tisch, „wer“ diese Aufgabe des „Sendens“ in der Orga­ni­sa­tion verbind­lich über­nimmt. Grund­sätz­lich gilt: Für einen funk­tio­nie­ren­den Kommu­ni­ka­ti­ons­pro­zess bedarf es einer koor­di­nie­ren­den Ebene, zum Beispiel einer Stabs­stelle „Krisen­kom­mu­ni­ka­tion“, und ebenso braucht es unmit­tel­bar zugäng­li­che Infor­ma­tio­nen, wer an welcher Stelle im Haus kommu­ni­ziert.

Stich­wort „Krisen­kom­mu­ni­ka­tion“ – da geht es doch im Wesent­li­chen um Arbeits­un­fälle?

Genau. Für die Absicht, die Unfall­zah­len weiter zu vermin­dern, ist geeig­nete Kommu­ni­ka­tion eine wesent­li­che Voraus­set­zung. Und nicht zu verges­sen: Hier stehen beson­ders auch gesetz­li­che Anfor­de­run­gen und damit recht­li­che Verpflich­tun­gen einer Orga­ni­sa­tion im Raum, die auch jenseits der SGA-Norm unbe­dingt erfüllt werden müssen.

An welche Situa­tio­nen denken Sie dabei vor allem?

Bei einem Notfall müssen oft Rettungs­dienste alar­miert werden. Sind die Abläufe für die Alar­mie­rung klar fest­ge­legt, retten Sie damit gege­be­nen­falls Leben. Manche Notfall­si­tua­tio­nen, wie die Frei­set­zung von Schad­stof­fen, zum Beispiel nach einer Explo­sion, verlan­gen nicht nur nach einer schnel­len und koor­di­nier­ten Alar­mie­rung von Rettungs­diens­ten. Sie ziehen in der Regel auch eine unver­züg­li­che Meldung an die zustän­di­gen Behör­den nach sich. In solchen Fällen geht es even­tu­ell auch um den Schutz und die Sicher­heit der Bevöl­ke­rung.

Welche orga­ni­sa­to­ri­schen Risi­ken bestehen in einem solchen Fall?

Die Orga­ni­sa­tion muss bei bestehen­der Melde­pflicht genau wissen, welche Behör­den anhand welcher Vorga­ben benach­rich­tigt werden müssen. Aber das ist noch nicht alles. Ist diese Notfall­si­tua­tion tragi­scher­weise noch mit einem Todes­fall verbun­den, muss der Arbeit­ge­ber umge­hend eine Unfall­an­zeige bei der Berufs­ge­nos­sen­schaft einrei­chen – das alles berührt im Übri­gen auch das Thema „rele­vante inter­es­sierte Parteien“. Wer in der Orga­ni­sa­tion für eine solche Anzeige zustän­dig ist, hat meist keine Zeit für lange Recher­chen, an wen und auf welche Weise gemel­det werden muss. Wird der Unfall zu spät oder an der falschen Stelle gemel­det, zieht das unwei­ger­lich recht­li­che Folgen nach sich.

Und mit der Berufs­ge­nos­sen­schaft ist es ja auch nicht getan, oder?

Rich­tig, auch andere rele­vante inter­es­sierte Parteien müssen wahr­heits­ge­mäß infor­miert werden, bezie­hungs­weise wollen wahr­heits­ge­mäß infor­miert werden. Denken Sie bitte in der eben beschrie­be­nen Notfall­si­tua­tion an Staats­an­walt­schaft, Poli­zei, Fern­se­hen und Presse. Diesen inter­es­sier­ten Parteien müssen kompe­tente Perso­nen aus dem Unter­neh­men Rede und Antwort stehen können, damit nicht Falsch­mel­dun­gen an die Öffent­lich­keit gelan­gen, die dem Unter­neh­men scha­den.

Orga­ni­sa­tio­nen soll­ten also grund­sätz­lich auf einen Notfall vorbe­rei­tet sein?

Unbe­dingt, da genügt ein Blick in Kapi­tel 8.2 Notfall­pla­nung und Reak­tion. Hier wird von der Orga­ni­sa­tion gefor­dert, sich anhand eines fest­ge­leg­ten Prozes­ses auf mögli­che Notfall­si­tua­tio­nen vorzu­be­rei­ten, damit eine plan­volle Reak­tion möglich ist – dabei spielt auch Kapi­tel 6.1.2.1 Ermitt­lung von Gefähr­dun­gen eine Rolle. Man kann anhand dieser Verknüp­fun­gen inner­halb der Norm sehr gut erken­nen, welchen Stel­len­wert Kommu­ni­ka­tion einnimmt.

Beim Thema Kommu­ni­ka­tion geht es aber nicht nur um Notfall­ma­nage­ment. ISO 45001 greift hier auch Arbeit­neh­mer­rechte und allge­meine Aspekte auf.

Allge­mein kann man sagen, dass Kommu­ni­ka­tion im SGA-Managementsystem dann ihren Zweck erfüllt, wenn die Kommu­ni­ka­ti­ons­part­ner einan­der verste­hen, bezie­hungs­weise die Adres­sa­ten von SGA-Informationen deren Inhalt problem­los erfas­sen können. ISO 45001 legt deshalb Wert darauf, dass Aspekte, die geeig­net sind, das gegen­sei­tige Verste­hen zu beein­träch­ti­gen oder gar zu verhin­dern, von der Orga­ni­sa­tion berück­sich­tigt werden – die Norm spricht in diesem Zusam­men­hang auch von Diver­si­täts­as­pek­ten.

Also von der Viel­falt von Menschen?

Ja, das ist ein ganz wich­ti­ger Aspekt, zum Beispiel mit Blick auf Fähig­kei­ten und Möglich­kei­ten von Menschen, bezo­gen etwa auf Geschlecht, Spra­che, Kultur, Lese- und Schreib­fä­hig­keit, Behin­de­rung et cetera. Für die Praxis bedeu­tet das: SGA-Informationen müssen so verfasst sein, dass ein belie­bi­ger Beschäf­tig­ter sie verste­hen kann, auch Mitar­bei­ter mit einge­schränk­ter Lese­fä­hig­keit oder solche, die die Spra­che, in der die Mittei­lung verfasst ist, nicht beherr­schen. Am Ende muss eine entspre­chende SGA-Information gege­be­nen­falls münd­lich über­bracht bezie­hungs­weise über­setzt werden.

Das geht tief ins Detail – wie kann eine Orga­ni­sa­tion das sicher­stel­len?

Ja, es braucht die Fest­le­gung geeig­ne­ter, also norm­kon­for­mer Kommu­ni­ka­ti­ons­pro­zesse, im Einzel­nen mit konkre­ten Arbeits­an­wei­sun­gen. Auch an den Inhalt von Mittei­lun­gen und an die Kommu­ni­ka­ti­ons­pro­zesse selbst stellt die SGA-Norm eine Reihe von Anfor­de­run­gen. Recht­li­che Verpflich­tun­gen und andere Anfor­de­run­gen der Orga­ni­sa­tion müssen ebenso berück­sich­tigt werden, wie die Ansich­ten und Bedürf­nisse exter­ner inter­es­sier­ter Parteien.

Was heißt das konkret?

Das heißt zum Beispiel, dass SGA-Informationen, die mitge­teilt werden, sach­lich formu­liert, plau­si­bel, konsis­tent, voll­stän­dig und natür­lich zuver­läs­sig sein müssen. Außer­dem müssen sie die Bedürf­nisse der Adres­sa­ten tref­fen, und sie soll­ten auch trans­pa­rent sein, zum Beispiel mit Blick auf die Frage, wie eine Nach­richt oder Infor­ma­tion zustande gekom­men ist. Umge­kehrt müssen rele­vante Äuße­run­gen oder Einga­ben seitens der Beleg­schaft, jeden­falls soweit sie das SGA-Managementsystem betref­fen, von der Orga­ni­sa­tion beach­tet werden, und zwar in Form einer ange­mes­se­nen Reak­tion.

ISO 45001 unter­schei­det ausdrück­lich zwischen inter­ner und exter­ner Kommu­ni­ka­tion – welche Schwer­punkte legt die Norm in ihren Anfor­de­run­gen jeweils?

Man kann es viel­leicht so zusam­men­fas­sen: Intern muss zwischen den verschie­de­nen Ebenen und Funk­tio­nen mit Blick auf SGA-relevante Infor­ma­tio­nen und Ände­run­gen des SGA-Managementsystems kommu­ni­ziert werden. Die Beschäf­tig­ten müssen die Möglich­keit haben, an der fort­lau­fen­den Verbes­se­rung unter ande­rem des SGA-Managementsystems teil­zu­ha­ben. Bei der exter­nen Kommu­ni­ka­tion liegt der Schwer­punkt hinge­gen auf der Kommu­ni­ka­tion bezie­hungs­weise der Mittei­lung rele­van­ter SGA-Informationen nach außen, und zwar unter Berück­sich­ti­gung recht­li­cher Verpflich­tun­gen und ande­rer Anfor­de­run­gen.

Herr Ritter, vielen Dank für das Gespräch!

 
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