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Klare Botschaften verbreiten

Gekonnt kommunizieren: Aushänge und Hausmitteilungen
Klare Botschaften verbreiten

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Ein weitverbreitetes Instrument zur internen Kommunikation im Betrieb: Das „Schwarze Brett“. Foto: © Ekaterina Pokrovsky - stock.adobe.com
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Ein Schwarzes Brett gibt es in nahezu jedem Betrieb. Es dient zur inter­nen Kom­mu­nika­tion, üblicher­weise in Form von Haus­mit­teilun­gen und Aushän­gen. Doch wie wer­den solche Schreiben platziert, for­muliert und gestal­tet, sodass die Infor­ma­tion auch bei den Beschäftigten ankommt?

„Ich mach mal einen Aushang“, heißt es nicht sel­ten nach ein­er Besprechung. Doch Aushänge sind nicht in jedem Fall oder einzig und allein das ide­ale Mit­tel, um etwas mitzuteilen. Ein Aushang eignet sich immer dann, wenn …

  • sich der Inhalt in weni­gen Worten sagen lässt, wie zum Beispiel „Rauchen ver­boten“ oder „Ruhe bitte“.
  • Mitar­beit­er an einem bes­timmten Ort oder in ein­er konkreten Sit­u­a­tion an etwas erin­nert wer­den sollen, wie beispiel­sweise daran, dass beim Ver­lassen des Gebäudes die Tür abzuschließen ist.
  • es um Infor­ma­tio­nen geht, die im Not­fall unmit­tel­bar zur Hand sein müssen, wie zum Beispiel die Anweisung für das Ver­hal­ten im Brandfall.

Aushänge formulieren

Fol­gende Regeln tra­gen dazu bei, dass Infor­ma­tio­nen klar und unmissver­ständlich bei möglichst allen ankommen:

  • Wählen Sie eine per­sön­liche Anrede: „Liebe Kol­le­gen“ statt „An alle Mitar­beit­er der Abteilung XY“.
  • For­mulieren Sie den Inhalt klar und grif­fig in zwei bis drei Sätzen. Kurze Botschaften, die im Vor­beige­hen gele­sen wer­den kön­nen, bleiben bess­er im Gedächtnis.
  • Ver­wen­den Sie zusät­zlich Bilder und Sym­bole, wie zum Beispiel eine durchgestrich­ene Zigarette.
  • Verse­hen Sie den Aushang mit einem Datum, damit jed­er sieht, was aktuell ist.
  • Unter­schreiben Sie jeden Aushang möglichst per­sön­lich: „Vie­len Dank, Wal­ter Rapp.“
  • Platzieren Sie den Aushang dort, wo die Mitar­beit­er die betr­e­f­fende Infor­ma­tion brauchen, also das Schild „Handy auss­chal­ten“ im Ein­gangs­bere­ich, den Aushang „Schmutziges Geschirr bitte in die Spül­mas­chine“ über dem Spül­beck­en und „Licht und Druck­er aus?“ am Ausgang.

Auf die Gestaltung Wert legen

Beson­dere Aufmerk­samkeit erfährt ein Aushang durch eine gute grafis­che Gestaltung.

  • Für einen „Hin­guck­er“ eignet sich neon­far­benes Papier.
  • Für eine gute Les­barkeit sollte der Text mit dem Com­put­er getippt sein.
  • Eine große und zum Teil fette Schrift erhöht die Aufmerksamkeit.
  • Damit sich keine Tippfehler ein­schle­ichen, emp­fiehlt es sich, den Aushang von einem Kol­le­gen gegen­le­sen zu lassen.

Gibt es oft und viele Aushänge im Betrieb, bietet es sich an, das Schwarze Brett in Rubriken aufzuteilen oder die Aushänge je nach The­menge­bi­et far­blich zu markieren. Außer­dem ist es wichtig, ver­al­tete Aushänge abzuhän­gen. Soll ein Aushang dauer­haft an ein­er Stelle bleiben, lohnt es sich, ihn zu laminieren, damit er nicht verschmutzt.

Längere Ausführungen

Die interne Kom­mu­nika­tion im Betrieb sollte nicht nur über das Aushang­we­sen erfol­gen, son­dern über mehrere Kanäle. Der Aushang dient oft als zusät­zliche Erin­nerung oder Infor­ma­tion für etwas, dass in ein­er Mitar­beit­er­ver­samm­lung besprochen oder in ein­er Haus­mit­teilung bere­its ver­bre­it­et wurde.

Die Haus­mit­teilung eignet sich für alles, was sich nicht in wenige Worte fassen lässt. Dazu zählen unter anderem verbindliche Vere­in­barun­gen wie …

  • die Regelung zur Inter­net-Nutzung am Arbeitsplatz,
  • Regeln zur Nutzung der Teeküche oder
  • Vor­gaben zur pri­vat­en Tele­fon­nutzung am Arbeitsplatz.

Mit ein­er Haus­mit­teilung lassen sich Infor­ma­tio­nen oft bess­er ver­mit­teln als in ein­er Ver­samm­lung. Zudem spart sie Zeit und erre­icht alle Empfänger.

Hausmitteilungen formulieren

Die Haus­mit­teilung entspricht der Form nach einem Brief. Sie wird an jeden Mitar­beit­er ver­schickt, für den der Inhalt wichtig ist. Ein „habe ich nicht gewusst“ lässt sich so ver­mei­den. Fol­gende Regeln sind beim Schreiben zu beachten:

  • Ver­fassen Sie jede Haus­mit­teilung nach dem gle­ichen for­malen Schema.
  • Berück­sichti­gen Sie, dass jede Haus­mit­teilung nur ein The­ma zum Inhalt hat.
  • For­mulieren Sie fre­undlich, ver­wen­den Sie „bitte“ und „danke“ und sprechen Sie Ihre Kol­le­gen per­sön­lich, aber nicht namentlich an.
  • Nen­nen Sie die Gründe, die zu ein­er Regelung ver­an­lassen. Ver­bi­eten Sie also beispiel­sweise nicht ein­fach die pri­vate Inter­net-Nutzung, son­dern erk­lären Sie, dass Sie den betrieblichen Rech­n­er vor Viren schützen müssen, damit das Unternehmen arbeits­fähig bleibt.
  • For­mulieren Sie klar und ein­deutig, damit sich die Betrof­fe­nen entsprechend ver­hal­ten kön­nen. Unmissver­ständliche For­mulierun­gen erle­ichtern auch das kon­se­quente Vorge­hen bei Regelverstößen.
  • Informieren Sie alle betrof­fe­nen Führungskräfte vor­ab, bevor Sie die Haus­mit­teilung versenden.

Oft ist eine Kom­bi­na­tion aus Haus­mit­teilung und Aushang sin­nvoll. Soll beispiel­sweise ein betrieblich­es Rauchver­bot einge­führt wer­den, teilen Sie dies in einem Rund­schreiben allen Mitar­beit­ern mit – ein­schließlich der Angabe von Grün­den und Kon­se­quen­zen bei einem Ver­stoß. Anschließend hän­gen Sie an den üblichen Raucher­plätzen „Rauchen verboten“-Schilder auf.


Foto: privat

Autorin: Bet­ti­na Brucker

Fachjour­nal­istin


So kommen Hinweise besser an

Schreiben Sie, wie Sie sprechen. Dann wirken Ihre Texte authen­tisch und ansprechend und erzeu­gen Aufmerksamkeit.

  • Beispiel­satz: „Aus gegeben­em Anlass möcht­en wir darauf hin­weisen, dass die Sicher­heitsvorschriften aus­nahm­s­los einzuhal­ten sind.“
  • For­mulieren Sie bess­er so: „Es hat in let­zter Zeit immer wieder Ver­stöße gegen die Sicher­heitsvorschriften gegeben. Bitte hal­ten Sie sich ohne Aus­nahme an alle Vor­gaben.
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