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Schwierige Gespräche

Kritik am Chef? Wie geht das?

Schwierige Gespräche führen machen die wenigsten gerne. Wie sollten Sicherheitsbeauftragte vorgehen?
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Wer sich in einem schwie­ri­gen Gespräch gelas­sen und sach­lich zeigt, wird als posi­ti­ver und kompe­ten­ter Gesprächs­part­ner in Erin­ne­rung blei­ben. Ausschlag­ge­bend dafür ist eine gute Vorbe­rei­tung.

 

Schon seit fast zwei Jahren ist Cars­ten S. Sicher­heits­be­auf­trag­ter. Mit Enga­ge­ment hat er die Aufgabe über­nom­men und an der Schu­lung bei der Berufs­ge­nos­sen­schaft teil­ge­nom­men. Doch wenn er seinem Chef einen Vorschlag in Sachen Sicher­heit macht oder auch nur mit ihm ins Gespräch kommen will, winkt dieser genervt ab. Dafür habe er jetzt keine Zeit, viel­leicht nächs­ten Monat. Cars­ten S. hat immer mehr das Gefühl, dass er nur der Form halber zum Sicher­heits­be­auf­trag­ten bestellt wurde. Nun schwankt er zwischen „Ich schmeiß alles hin“ und „Ich versu­che noch einmal, mit dem Chef zu spre­chen“. Doch ein gutes Gefühl hat er dabei nicht.

Kriti­sche Fragen und Probleme anzu­spre­chen erfor­dert Mut und Über­win­dung – insbe­son­dere gegen­über dem Vorge­setz­ten. Doch wenn sich das Verhal­ten eines Chefs nega­tiv auf den wirt­schaft­li­chen Erfolg auswirkt oder die Sicher­heit und Gesund­heit der Mitar­bei­ter gefähr­det, ist Kritik berech­tigt und sogar gewünscht: Laut Betriebs­ver­fas­sungs­ge­setz dürfen einem Mitar­bei­ter keine Nach­teile entste­hen, wenn er auf Miss­stände aufmerk­sam macht bezie­hungs­weise sich beschwert (siehe auch Urteil „Gefähr­dungs­an­zeige nach § 16 Arbeits­schutz­ge­setz – War die Abmah­nung rech­tens?“). Doch viele Mitar­bei­ter – selbst die mit Zusatz­auf­ga­ben – schwei­gen lieber.

Auch Cars­ten S. schiebt das Gespräch mit seinem Vorge­setz­ten vor sich her. Doch je länger er davor zurück­scheut, desto größer werden seine Zwei­fel. Wider­sprüch­li­che Gedan­ken und Befürch­tun­gen führen dazu, dass er irgend­wann denkt „Das kann doch nur schief gehen!“ Ein geschwäch­tes Selbst­wert­ge­fühl ist jedoch keine gute Ausganglage für ein schwie­ri­ges Gespräch.

Gesprä­che über schwie­rige oder belas­tende Themen erzeu­gen oft unan­ge­nehme Gefühle – und zwar auf beiden Seiten. Deshalb sollte man nie unvor­be­rei­tet in den Austausch gehen.

Die Gesprächs­vor­be­rei­tung

  • Über­le­gen Sie: Was ist Ihre Rolle und was sind Ihre Ziele?
  • Welche Gefühle wie etwa Ärger, Abnei­gung, Angst et cetera haben Sie, wenn Sie an das Gespräch denken?
  • Wie schät­zen Sie die Möglich­kei­ten und Gren­zen des Gesprächs ein?
  • Was sind Sie selbst bereit zu tun und was erwar­ten Sie von Ihrem Gesprächs­part­ner?
  • Welche Fragen könn­ten Sie stel­len?
  • Welchen Lösungs­weg sehen Sie selbst für das Problem?

Zunächst notiert Cars­ten S., welche Ideen, Befürch­tun­gen und Ziele er im Zusam­men­hang mit dem Gespräch hat und struk­tu­riert seine Gedan­ken. So kris­tal­li­siert sich heraus, was er errei­chen will. Nun kann er entschei­den, was er dem Vorge­setz­ten sagen und was er auf keinen Fall erwäh­nen möchte.

In einem zwei­ten Schritt formu­liert Cars­ten S. sach­lich die wich­tigs­ten Punkte. Dabei achtet er darauf, dass er auch konkrete Beispiele und konstruk­tive Lösungs­vor­schläge einbringt. Die kann sich sein Vorge­setz­ter wert­frei anhö­ren und anneh­men.

Einlei­tun­gen und Fragen lassen sich gut vorab formu­lie­ren. Unter Stress kann man dann darauf zurück­grei­fen und läuft keine Gefahr, in Vorwürfe abzu­glei­ten (Beispiele: „Folgende Infor­ma­tio­nen aus Gesprä­chen mit den Mitar­bei­tern spre­chen aus meiner Sicht dafür, dass …“. „Was bräuch­ten Sie von mir, damit Sicherheits‐ und Gesund­heits­schutz­the­men im betrieb­li­chen Alltag mehr berück­sich­tigt werden können?“).

Planung und Gesprächs­ver­lauf

  • Verein­ba­ren Sie einen Termin, der für alle Betei­lig­ten passend ist.
  • Kündi­gen Sie an, worüber Sie spre­chen wollen.
  • Klären Sie vorab, welchen Zeit­rah­men das Gespräch haben kann.
  • Los geht‘s: Erschei­nen Sie pünkt­lich zum Gespräch. So signa­li­sie­ren Sie, dass Sie Ihren Part­ner ernst nehmen und respek­tie­ren.
  • Schil­dern Sie die Situa­tion, mit der Sie unzu­frie­den sind und wozu Sie sich eine Verän­de­rung wünschen.
  • Zeigen Sie auf, welche Vorteile eine Verän­de­rung der Situa­tion hätte.
  • Nennen Sie gezielt Verbes­se­rungs­mög­lich­kei­ten.
  • Stel­len Sie nicht das Problem, sondern die Lösung in den Mittel­punkt. Dann weist die Kritik in die rich­tige Rich­tung – nämlich nach vorn auf die Lösung zu (Beispiel: „Wenn wir die Arbeits­ein­sätze anders, zum Beispiel stadt­teil­be­zo­gen planen, könn­ten wir den Termin­druck redu­zie­ren. Das würde die Mitar­bei­ter entlas­ten, sie wären mit ihrer Arbeit wieder zufrie­de­ner und bereit zu mehr Leis­tung. Im Endef­fekt bringt das eine Erhö­hung der Produk­ti­vi­tät und der Arbeits­si­cher­heit…“).

Welche Themen der Sicher­heits­be­auf­tragte gegen­über dem Chef anspre­chen will, ergibt sich unter ande­rem aus Mitar­bei­ter­be­fra­gun­gen zur Zufrie­den­heit oder durch ein anony­mes Vorschlags­we­sen. Doch Vorsicht: Der soge­nannte „Mecker‐Kasten“ verliert schnell an Wirk­sam­keit, wenn Vorschläge oder Kritik zwar geäu­ßert werden können, sich danach aber nichts verän­dert und auch nicht kommu­ni­ziert wird, warum dies so ist.

Grund­la­gen der Gesprächs­füh­rung

  • Blei­ben Sie stets respekt­voll! Nehmen Sie Ihr Gegen­über, also Ihren Chef, ernst. Nur so können Sie auch für sich selbst Respekt erwar­ten.
  • Denken Sie daran: Der Ton macht die Musik.
  • Führen Sie das Gespräch nicht perso­nen­ori­en­tiert im „Beschul­di­ger­stil“ („Ihre Meinung ist falsch …“, „Sie müssen…“), sondern sach­lich, aufga­ben­be­zo­gen und lösungs­ori­en­tiert.
  • Verwen­den Sie „Ich‐ Botschaf­ten“ anstelle von „Du‐Botschaften“.
  • Vermei­den Sie Verall­ge­mei­ne­run­gen und unver­bind­li­che Ausdrü­cke wie „immer“, „nie“ oder „man“.
  • Haben Sie Geduld! Erwar­ten Sie nicht, dass ein Termin zu einer voll­stän­di­gen Klärung und Lösung ausreicht. Planen Sie lieber kleine Ziele und gehen Sie schritt­weise vor.

Wenn es uner­war­tet laut wird…

Sollte das Gespräch trotz guter Vorbe­rei­tung eine unan­ge­nehme Wendung nehmen, soll­ten Sie sich weder vertei­di­gen noch zum Gegen­an­griff über­ge­hen. Als Sofort­maß­nahme hilft tief durch­at­men. Das senkt den Blut­druck, der durch die Aufre­gung hoch­ge­schos­sen ist. Auch die Ausschüt­tung des Stress­hor­mons Adre­na­lin wird zurück­ge­fah­ren. Danach lässt sich die Situa­tion nüch­ter­ner betrach­ten. Eine Frage kann dann helfen, die Diskus­sion weni­ger emotio­nal und weni­ger laut fort­zu­set­zen. Oft reicht schon ein „Habe ich Sie rich­tig verstan­den?“ Ansons­ten empfiehlt es sich, eine Pause zu machen oder das Gespräch zu einem späte­ren Zeit­punkt fort­zu­set­zen.

Cars­ten S. weiß, in welchen Berei­chen sich seine Kolle­gen Verbes­se­run­gen wünschen. Seine Aufgabe ist es jedoch nicht, entspre­chende Maßnah­men zu planen und umzu­set­zen. Als Mitt­ler infor­miert er seinen Chef und über­legt even­tu­ell gemein­sam mit ihm, was sinn­voll und möglich ist und wer was wann umset­zen könnte. Verant­wort­lich für den Arbeits­schutz ist immer der Arbeit­ge­ber.

 


Autorin:

Bettina Brucker, Fach­jour­na­lis­tin

Foto: privat

Verhal­tens­tipps für einen erfolg­rei­chen Gesprächs­ver­lauf

  • Seien Sie offen und sehen Sie das Gespräch als Chance an.
  • Der Gesprächs­be­ginn sollte posi­tiv gestal­tet werden.
  • Das Gespräch sollte
    – in Ruhe und am besten als Vier‐Augen‐Gespräch statt­fin­den.
  • – nicht emotio­nal und persön­lich, sondern fach­lich und sach‐ bezie­hungs­weise lösungs­ori­en­tiert geführt werden.
  • – möglichst zu einem Ergeb­nis führen und posi­tiv been­det werden.
  • Drohun­gen, Vorwürfe und persön­li­che Angriffe sind tabu.
  • Kritik­punkte sind konkret anzu­spre­chen und beispiel­haft zu schil­dern.
  • Die Sicht­weise des Gegen­übers sollte erfragt und auf dessen Argu­mente einge­gan­gen werden.
  • Inner­halb des Gesprächs ist es wich­tig, Blick­kon­takt zu suchen bezie­hungs­weise zu halten.

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