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Sifa-Jahrestätigkeitsbericht als Kurzfassung

Mehr geht immer, muss aber nicht sein
Der Sifa-Jahrestätigkeitsbericht als Kurzfassung auf einer Seite

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In der Kürze liegt die Würze, sagt schon der Volksmund. Warum soll dies nicht auch für den Tätigkeit­snach­weis ein­er Fachkraft für Arbeitssicher­heit gel­ten? Zumal Führungskräfte in Unternehmen sich meis­tens sowieso kaum in den Details des Arbeitss­chutzes ausken­nen, und diese sie meis­tens auch gar nicht inter­essieren. Funk­tion­ieren soll der Arbeitss­chutz, das reicht.

Die DGUV Vorschrift 2 Betrieb­särzte (BA) und Fachkräfte für Arbeitssicher­heit (Sifa) schreibt in § 5 Bericht vor: „Der Unternehmer hat die gemäß § 2 dieser Unfal­lver­hü­tungsvorschrift bestell­ten Betrieb­särzte und Fachkräfte für Arbeitssicher­heit zu verpflicht­en, über die Erfül­lung der über­tra­ge­nen Auf­gaben regelmäßig schriftlich zu bericht­en. Die Berichte sollen auch über die Zusam­me­nar­beit der Betrieb­särzte und Fachkräfte für Arbeitssicher­heit Auskun­ft geben.“

Weit­er­hin ist in den „Hin­ter­grund­in­for­ma­tio­nen für die Beratung­sprax­is“ zur DGUV Vorschrift 2 unter Punkt „3.6 Doku­men­ta­tion der Maß­nah­men und Leis­tun­gen“ aus­ge­führt: „Im Rah­men der Gesamt­be­treu­ung haben Betrieb­särzte und Fachkräfte für Arbeitssicher­heit den Unternehmer nicht nur bei der Erstel­lung von Doku­men­ta­tio­nen zu unter­stützen, son­dern regelmäßig über ihre Tätigkeit sowie deren Ergeb­nisse zu bericht­en. Die Verteilung des gesamten Betreu­ungsaufwan­des ist dabei eben­falls aufzulis­ten. Der Bericht sollte zudem Verbesserungsvorschläge an den Arbeit­ge­ber enthal­ten und Auskun­ft über den Stand ihrer Umset­zung geben. Die erbracht­en Leis­tun­gen der betrieb­sspez­i­fis­chen Betreu­ung sind anhand der Aufwand­skri­te­rien zu beschreiben sowie der daraus resul­tierende Per­son­alaufwand für Betrieb­särzte und Fachkräfte für Arbeitssicher­heit festzuhal­ten. Auf der Basis des gemein­samen Berichts über die geleis­tete Arbeit lässt sich dann auch ein neues Ange­bot für die zukün­ftige Arbeit erstellen und in Form ein­er Zielvere­in­barung mit dem Unternehmer festschreiben.“

Einige Betrieb­särzte und Sifa sind der Mei­n­ung, dass durch die schriftlichen Berichte über Betrieb­sstät­ten-/Ar­beit­splatzbege­hun­gen bzw. mündliche Aus­führun­gen im Rah­men des Sitzun­gen des Arbeitss­chutzauss­chuss­es (ASA) diese Anforderun­gen bere­its erfüllt sind — was aber nicht das ist, was die DGUV Vorschrift 2 fordert.

Jährlicher Tätigkeitsbericht

Einige Unternehmen fordern jedoch einen geson­derten jährlichen Tätigkeits­bericht ihrer Sifa (ggf. ver­traglich vere­in­bart). Dieser ist auch aus ver­schiede­nen Grün­den im Inter­esse der Sifa.

Der Aufwand zur Erstel­lung dieser Jahres­berichte ist beim ersten Mal etwas höher, aber dann bei den Fol­ge­bericht­en ver­gle­ich­sweise ger­ing. Und ein jährlich­er Tätigkeits­bericht bietet etliche Chan­cen, um für seine Arbeit und den Arbeitss­chutz zu wer­ben.

Es stellt sich jedoch sofort die Frage:

  • Wie umfan­gre­ich und detail­liert sollte dieser Bericht sein?

Dazu zwei Beispiele aus mein­er Beratung­sprax­is:

  • Der CEO eines namhaften Auto­mo­bil­her­stellers hat­te seinem Leit­er Konz­ern­sicher­heit vorgegeben, dass Berichte, Vor­la­gen usw. nicht länger als eine DIN A4-Seite sein dür­fen, son­st werde er sie nicht lesen („Man­age­ment sum­ma­ry“).
  • Ein Man­ag­er ein­er Bank hat­te mir in ähn­lich­er Angele­gen­heit klar gemacht: Führungskräfte haben wenig Zeit, lesen keine umfan­gre­ichen Berichte son­dern wollen „auf einen Blick“ erfassen kön­nen: was wurde getan, ist alles in Ord­nung bzw. wo nicht, was ist zu tun und/oder geplant? Auch hier die ein­deutige Botschaft: sich kurz fassen ist zwin­gend gefordert.

Die erste Reak­tion als Sifa auf solche Forderun­gen von Führungskräften ist häu­fig: „Das ist unmöglich. Es sind doch so viele Aktiv­itäten gewe­sen, über die es zu bericht­en gilt, die wichtig sind. Dies alles darzustellen erfordert mehrere Seit­en Text, usw.“

So ver­ständlich dies auch ist, es wird dabei ein wichtiger Aspekt verkan­nt: der Bericht ist nicht für den Ersteller son­dern für den Empfänger gedacht – und muss daher adres­saten­gerecht sein.

Entsprechend habe ich vor Jahren begonnen, meine Jahres­berichte auf eine DIN A4-Seite zu kom­prim­ieren.

Auch wenn es zunächst schw­er­fällt: Es geht, weil man wichtiges von weniger wichtigem unter­schei­den bzw. etwas weglassen muss („Muss das der Leser wirk­lich wis­sen?“). Schließlich wird im Bericht stets ange­boten, dass ergänzende Auskün­fte und Infor­ma­tio­nen auf Wun­sch der Führungskraft zur Ver­fü­gung gestellt wer­den. Die Prax­is zeigt jedoch, dass davon kein Gebrauch gemacht wird.

In Abbil­dung 1 ist ein Muster eines der­ar­ti­gen Bericht­es zur Ori­en­tierung beige­fügt. Auch wenn das Muster branchen­spez­i­fisch ist, kann es leicht an die Gegeben­heit­en unter­schiedlich­ster Betriebe adap­tiert wer­den. Diese Berichte wer­den grund­sät­zlich an die Unternehmensleitung adressiert. Darüber hin­aus erhal­ten auch alle ASA-Mit­glieder diesen Bericht. In der Prax­is hat es sich auch als sin­nvoll erwiesen, diesen auf die Tage­sor­d­nung der näch­sten ASA-Sitzung zu nehmen. Dort wird dann darüber disku­tiert, eventuelle Fra­gen wer­den kurz beant­wortet, da sich jedes Mit­glied bere­its vor­ab ein­le­sen kon­nte.

Anmerkung: gemäß dem Zitat aus der DGUV Vorschrift 2 sollen auch Angaben zum Betreu­ungsaufwand gemacht wer­den. Dies kann natür­lich kurz im Tätigkeits­bericht erfol­gen. Meine Erfahrung zeigt, dass dies sel­ten von Inter­esse ist. Wichtig ist, dass die anste­hen­den Auf­gaben wahrgenom­men wur­den und notwendi­ge Aktiv­itäten stat­tfind­en – unab­hängig davon, ob sie unter die Grund- oder die betrieb­sspez­i­fis­che Betreu­ung fall­en.

Die zwis­chen­zeitlichen Erfahrun­gen und Feed­backs aus Führungskreisen und auch in ASA-Sitzun­gen sind uneingeschränkt pos­i­tiv. Speziell diese Kurz­fas­sung wird von den Empfängern geschätzt. Eine weit­ere Erken­nt­nis ist, dass diese Berichts­form auch eine gute Gele­gen­heit ist, auf die Bedeu­tung des Arbeitss­chutzes und der Unfal­lver­hü­tung aufmerk­sam zu machen und für diese The­matik zu sen­si­bil­isieren und zu wer­ben. Schließlich kann der Unternehmer bzw. dessen Beauf­tragter es auch als ein Ele­ment sein­er Kon­trollpflicht­en ver­ste­hen: nimmt die Sifa die ihr über­tra­ge­nen Auf­gaben auch angemessen wahr?

Hin­weis: die bish­eri­gen Aus­führun­gen sind aus der Sicht der Sifa dargestellt. In gle­ich­er Weise kön­nten auch die Betrieb­särzte ihre Tätigkeit­en in dieser Form präsen­tieren.

Abb. 1: Ein Muster eines Sifa-Jahrestätigkeits­berichts, auf eine Din A4 Seite passend. Foto: Rain­er Han­nich

Übri­gens: einige über­be­triebliche Dien­ste im Arbeitss­chutz erstellen zwar Jahres-Tätigkeits­berichte. Die Prax­is und das Feed­back aus Unternehmerkreisen zeigen jedoch, dass sich ein erhe­blich­er Teil der Berichte auf die (pos­i­tive) Unternehmens­darstel­lung des über­be­trieblichen Dien­stes bezieht und damit wenig zielführend im Sinne des „Kun­den“ ist.

Fazit

Der Jahrestätigkeits­bericht ein­er Sifa in „Man­ager­fas­sung“ ist ein wichtiges Instru­ment im Rah­men des Arbeitss­chutzes – nicht nur zur Erfül­lung geset­zlich­er Anforderun­gen. Er ist ein­fach zu erstellen und bietet vielfältige Chan­cen für die Sifa.

 


Foto: pri­vat

Autor: Rain­er Han­nich

Sicher­heits­ber­ater

 

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