Sifa-Jahrestätigkeitsbericht

In der Kürze liegt die Würze, sagt schon der Volksmund. Warum soll dies nicht auch für den Tätigkeitsnachweis einer Fachkraft für Arbeitssicherheit gelten? Zumal Führungskräfte in Unternehmen sich meistens sowieso kaum in den Details des Arbeitsschutzes auskennen, und diese sie meistens auch gar nicht interessieren. Funktionieren soll der Arbeitsschutz, das reicht.

Die DGUV Vorschrift 2 Betriebsärzte (BA) und Fachkräfte für Arbeitssicherheit (Sifa) schreibt in § 5 Bericht vor: „Der Unternehmer hat die gemäß § 2 dieser Unfallverhütungsvorschrift bestellten Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit zu verpflichten, über die Erfüllung der übertragenen Aufgaben regelmäßig schriftlich zu berichten. Die Berichte sollen auch über die Zusammenarbeit der Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit Auskunft geben.“

Weiterhin ist in den „Hintergrundinformationen für die Beratungspraxis“ zur DGUV Vorschrift 2 unter Punkt „3.6 Dokumentation der Maßnahmen und Leistungen“ ausgeführt: „Im Rahmen der Gesamtbetreuung haben Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit den Unternehmer nicht nur bei der Erstellung von Dokumentationen zu unterstützen, sondern regelmäßig über ihre Tätigkeit sowie deren Ergebnisse zu berichten. Die Verteilung des gesamten Betreuungsaufwandes ist dabei ebenfalls aufzulisten. Der Bericht sollte zudem Verbesserungsvorschläge an den Arbeitgeber enthalten und Auskunft über den Stand ihrer Umsetzung geben. Die erbrachten Leistungen der betriebsspezifischen Betreuung sind anhand der Aufwandskriterien zu beschreiben sowie der daraus resultierende Personalaufwand für Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit festzuhalten. Auf der Basis des gemeinsamen Berichts über die geleistete Arbeit lässt sich dann auch ein neues Angebot für die zukünftige Arbeit erstellen und in Form einer Zielvereinbarung mit dem Unternehmer festschreiben.“

Einige Betriebsärzte und Sifa sind der Meinung, dass durch die schriftlichen Berichte über Betriebsstätten-/Arbeitsplatzbegehungen bzw. mündliche Ausführungen im Rahmen des Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses (ASA) diese Anforderungen bereits erfüllt sind — was aber nicht das ist, was die DGUV Vorschrift 2 fordert.

Jährlicher Tätigkeitsbericht

Einige Unternehmen fordern jedoch einen gesonderten jährlichen Tätigkeitsbericht ihrer Sifa (ggf. vertraglich vereinbart). Dieser ist auch aus verschiedenen Gründen im Interesse der Sifa.

Der Aufwand zur Erstellung dieser Jahresberichte ist beim ersten Mal etwas höher, aber dann bei den Folgeberichten vergleichsweise gering. Und ein jährlicher Tätigkeitsbericht bietet etliche Chancen, um für seine Arbeit und den Arbeitsschutz zu werben.

Es stellt sich jedoch sofort die Frage:

Wie umfangreich und detailliert sollte dieser Bericht sein?

Dazu zwei Beispiele aus meiner Beratungspraxis:

Der CEO eines namhaften Automobilherstellers hatte seinem Leiter Konzernsicherheit vorgegeben, dass Berichte, Vorlagen usw. nicht länger als eine DIN A4-Seite sein dürfen, sonst werde er sie nicht lesen („Management summary“).
Ein Manager einer Bank hatte mir in ähnlicher Angelegenheit klar gemacht: Führungskräfte haben wenig Zeit, lesen keine umfangreichen Berichte sondern wollen „auf einen Blick“ erfassen können: was wurde getan, ist alles in Ordnung bzw. wo nicht, was ist zu tun und/oder geplant? Auch hier die eindeutige Botschaft: sich kurz fassen ist zwingend gefordert.

Die erste Reaktion als Sifa auf solche Forderungen von Führungskräften ist häufig: „Das ist unmöglich. Es sind doch so viele Aktivitäten gewesen, über die es zu berichten gilt, die wichtig sind. Dies alles darzustellen erfordert mehrere Seiten Text, usw.“

So verständlich dies auch ist, es wird dabei ein wichtiger Aspekt verkannt: der Bericht ist nicht für den Ersteller sondern für den Empfänger gedacht – und muss daher adressatengerecht sein.

Entsprechend habe ich vor Jahren begonnen, meine Jahresberichte auf eine DIN A4-Seite zu komprimieren.

Auch wenn es zunächst schwerfällt: Es geht, weil man wichtiges von weniger wichtigem unterscheiden bzw. etwas weglassen muss („Muss das der Leser wirklich wissen?“). Schließlich wird im Bericht stets angeboten, dass ergänzende Auskünfte und Informationen auf Wunsch der Führungskraft zur Verfügung gestellt werden. Die Praxis zeigt jedoch, dass davon kein Gebrauch gemacht wird.

In Abbildung 1 ist ein Muster eines derartigen Berichtes zur Orientierung beigefügt. Auch wenn das Muster branchenspezifisch ist, kann es leicht an die Gegebenheiten unterschiedlichster Betriebe adaptiert werden. Diese Berichte werden grundsätzlich an die Unternehmensleitung adressiert. Darüber hinaus erhalten auch alle ASA-Mitglieder diesen Bericht. In der Praxis hat es sich auch als sinnvoll erwiesen, diesen auf die Tagesordnung der nächsten ASA-Sitzung zu nehmen. Dort wird dann darüber diskutiert, eventuelle Fragen werden kurz beantwortet, da sich jedes Mitglied bereits vorab einlesen konnte.

Anmerkung: gemäß dem Zitat aus der DGUV Vorschrift 2 sollen auch Angaben zum Betreuungsaufwand gemacht werden. Dies kann natürlich kurz im Tätigkeitsbericht erfolgen. Meine Erfahrung zeigt, dass dies selten von Interesse ist. Wichtig ist, dass die anstehenden Aufgaben wahrgenommen wurden und notwendige Aktivitäten stattfinden – unabhängig davon, ob sie unter die Grund- oder die betriebsspezifische Betreuung fallen.

Die zwischenzeitlichen Erfahrungen und Feedbacks aus Führungskreisen und auch in ASA-Sitzungen sind uneingeschränkt positiv. Speziell diese Kurzfassung wird von den Empfängern geschätzt. Eine weitere Erkenntnis ist, dass diese Berichtsform auch eine gute Gelegenheit ist, auf die Bedeutung des Arbeitsschutzes und der Unfallverhütung aufmerksam zu machen und für diese Thematik zu sensibilisieren und zu werben. Schließlich kann der Unternehmer bzw. dessen Beauftragter es auch als ein Element seiner Kontrollpflichten verstehen: nimmt die Sifa die ihr übertragenen Aufgaben auch angemessen wahr?

Hinweis: die bisherigen Ausführungen sind aus der Sicht der Sifa dargestellt. In gleicher Weise könnten auch die Betriebsärzte ihre Tätigkeiten in dieser Form präsentieren.

Abb. 1: Ein Muster eines Sifa-Jahrestätigkeitsberichts, auf eine Din A4 Seite passend. Foto: Rainer Hannich

Übrigens: einige überbetriebliche Dienste im Arbeitsschutz erstellen zwar Jahres-Tätigkeitsberichte. Die Praxis und das Feedback aus Unternehmerkreisen zeigen jedoch, dass sich ein erheblicher Teil der Berichte auf die (positive) Unternehmensdarstellung des überbetrieblichen Dienstes bezieht und damit wenig zielführend im Sinne des „Kunden“ ist.

Fazit

Der Jahrestätigkeitsbericht einer Sifa in „Managerfassung“ ist ein wichtiges Instrument im Rahmen des Arbeitsschutzes – nicht nur zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Er ist einfach zu erstellen und bietet vielfältige Chancen für die Sifa.

Foto: privat