Jüngste Befragungen zeigen klar, dass nur wenige Arbeitnehmende, die während der Pandemie von zu Hause aus gearbeitet haben, künftig ganz auf diese Möglichkeit verzichten möchten. Der weit überwiegende Teil von ihnen wünscht sich einen Mix aus Homeoffice und Präsenzarbeit – und lehnt ein einfaches „back to office“ klar ab.
Die Folgen sehen wir gerade in fast allen Unternehmen: Büroraum steht an vielen Tagen leer, wird „entmietet“ oder im Hinblick auf Shared Desk-Konzepte und neue Formen der hybriden Zusammenarbeit umgestaltet. Das ändert vieles – gerade auch im Bereich der Sicherheit und des Arbeitsschutzes. Unternehmen stehen vor vielfältigen Herausforderungen. So sind sie beispielsweise gefordert, Homeoffice sicher in die Arbeitswelt einzubinden. Zudem fragen sich viele, wie sie ihre Mitarbeitenden am besten für die neuen Anforderungen schulen.
Hybrid ist das „New Normal“
Wo viel Hype ist, entsteht fast immer auch viel Unsicherheit und Verwirrung. Virtuelle Teams etwa, heißt es vielfach, seien die „neue Normalität“. In der Praxis sehen wir allerdings: Das stimmt so gar nicht. Im Gegenteil: Teams, die wirklich rein virtuell zusammenarbeiten – also ohne sich je persönlich, physisch zu begegnen –, bleiben nach wie vor die Ausnahme. Zur Regel werden hybride Teams, in denen Menschen anlassbezogen teils in Präsenz und teils mithilfe digitaler Medien zusammenarbeiten.
Damit gehen gewisse Freiheiten und ein Mehr an Flexibilität einher: Das große Versprechen der hybriden Zusammenarbeit ist immerhin die weitgehende Orts- und Zeit-Unabhängigkeit. Das aber setzt wiederum voraus, dass nicht nur die erforderliche Infrastruktur vorgehalten wird, sondern Menschen auch über die notwendigen Fertigkeiten im Umgang mit den digitalen Technologien verfügen.
Eine kaum mehr überschaubare Zahl an Lösungen und Apps verspricht, den Austausch und die Zusammenarbeit in Teams zu verbessern oder neudeutsch „auf ein neues Level zu heben“. Welches Tool für die jeweiligen Teams davon das beste und zielführendste ist, können am Ende allerdings nur die Teams selbst herausfinden. Der Tipp, den wir in der Regel geben, lautet deshalb simpel: Ausprobieren! Erfahrungen sammeln – aber nicht planlos.
Digitale Kommunikationsformate stellen hohe Anforderungen
Ungeachtet, für welche Tools und Software-Lösungen man sich entscheidet, wir sind der Überzeugung: Am Ende zählen auch in der virtuellen und halb-virtuellen Zusammenarbeit und Kommunikation vor allem die Inhalte. Der Umgang mit digitalen Kommunikationsformaten ist vor allem eine Frage der Übung und Routine. Die weitaus größere Veränderung bedeutet in vielen Fällen die Umstellung der Teams und Individuen auf die neuen Arbeitsformen – und das ist eine Frage der Kultur.
Tatsächlich stellt gerade die Hybridität – also die Mischung aus Vor-Ort- und virtueller Präsenz in einem Meeting – für viele Teams die größte Herausforderung dar. Reine Vor-Ort- oder rein virtuelle Meetings und Workshops verlaufen oft reibungsloser als hybride. Der Grund dafür liegt auf der Hand: In beiden Fällen findet die Zusammenarbeit der Teilnehmenden unter identischen Bedingungen statt. Wenn sich aber ein Teil von ihnen gemeinsam in einem Raum und die übrigen zum Beispiel im Homeoffice einzeln vor ihrem Bildschirm befinden, hat die Gruppe vor Ort klare Vorteile.
Um trotz dieses Gefälles gut zusammenarbeiten zu können, braucht es viel Disziplin und die Bereitschaft der Personen vor Ort, ihre Kolleginnen und Kollegen vor den Bildschirmen immer aktiv einzubeziehen. Um das sicherzustellen, benötigen hybride Formate deshalb in der Regel ein bis zwei Moderatorinnen oder Moderatoren, die sich genau darum kümmern und dafür sorgen, dass alle gehört werden und wirklich teilnehmen können.
Kommunikation in hybriden Teams
Ein Schlüssel zur erfolgreichen Zusammenarbeit in hybriden Teams ist deshalb eine gute Kommunikation. Gerade wenn die direkten Begegnungen vor Ort seltener werden, ist es wichtig, dass man sich auf dem Laufenden hält, sich enger abstimmt und den aktuellen Stand der Arbeit an einem Projekt fortlaufend teilt. Auch hier sind agile Grundsätze wie das frühe Teilen hilfreich.
Aber Vorsicht: Der höhere Abstimmungs- und Kommunikationsbedarf in hybriden Teams führt nicht selten dazu, dass ihre Mitglieder einen beträchtlichen Teil ihrer Arbeitszeit in Videokonferenzen zubringen – was auf Dauer sehr kraftraubend werden kann. Auch hier können agile Formate wie kurze tägliche oder wöchentliche Stand-ups mit ihrer klaren Struktur eine gute Alternative bilden.
Für größere Organisationen, in denen hybride Settings zunehmend zum Standard werden, bieten zudem meinungsstarke digitale Kommunikationsformate eine Möglichkeit, den Informationsfluss und den Austausch zu verbessern. Dazu zählen Blogs, die von Einzelpersonen oder Teams geführt werden, aber auch Podcasts, die regelmäßig über neue Entwicklungen informieren. Beides sind zugleich Formate, die sich hervorragend eignen, um für relevante Themen wie beispielsweise Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz zu sensibilisieren.
Überblick zu Kommunikationstools und ihren Einsatzgebieten:
Über Commha Consulting
Commha Consulting ist eine Beratung für Communication, Change und Collaboration mit Hauptsitz in Heidelberg. Das interdisziplinäre Team aus rund 40 Beraterinnen und Beratern sowie Content-Spezialistinnen und ‑Spezialisten unterstützt seine Klienten in der Entwicklung und Umsetzung von Strategien für die Unternehmens- und Marketing-Kommunikation, in Veränderungs- und Innovationsprozessen sowie in der Team- und Organisationsentwicklung. Zum Kundenkreis zählen Unternehmen aus den Branchen Verpackung, Maschinenbau, Chemie, Healthcare/Life Sciences, Informationstechnologie, Dienstleistung sowie Organisationen des öffentlichen Sektors. Commha Consulting ist Veranstalter der jährlichen Collaboration Conference Rhein-Neckar.
Autor:
Thorsten Diehl
Geschäftsführer bei Commha Consulting
