Damit im Homeoffice die Grenzen zwischen Beruf und Privatem nicht verschwimmen, ist es wichtig, sich zunächst die unterschiedlichen Erwartungen aus dem beruflichen und privaten Umfeld – unter anderem von Vorgesetzen, Kollegen und Kolleginnen wie auch Familienmitgliedern – bewusst zu machen. Außerdem sollte man seine beruflichen Aufgabenstellungen gut kennen und Rahmenbedingungen für den Arbeitstag festlegen. Für das Selbstmanagement im Homeoffice sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Wie kann ich mir die Arbeitszeiten aufteilen?
- Wie schnell muss ich auf E‑Mails antworten?
- Wann muss ich Ergebnisse abliefern?
Die Trennung zwischen Arbeitszeit und Freizeit ist für alle Beschäftigten im Homeoffice eine Herausforderung. Wer selbstständig entscheiden kann, wann er seine Arbeit erledigt, braucht für diese Freiheit viel Selbstdisziplin. Ein konsequentes Selbstmanagement ist der Schlüssel dazu, seine Arbeitszeit produktiv zu nutzen und seine Freizeit genießen zu können. Im Homeoffice Tätige sind dabei auch für das eigene Wohlbefinden und den Erhalt ihrer Leistungsfähigkeit weitgehend selbst verantwortlich. Gutes Selbstmanagement bedeutet deshalb auch Ressourcenmanagement. Das hohe Maß an Eigenständigkeit und Selbstverantwortung kann sonst nach einer gewissen Zeit zu Erschöpfung oder Frust führen.
Basics für einen produktiven Tag
Für viele startet der Tag im Homeoffice entspannter, weil Wege- oder Pendelzeiten wegfallen. Trotzdem sollte eine gewisse Routine, zum Beispiel in Form eines regelmäßigen Arbeitsbeginns oder durch fixe Kernarbeitszeiten, als Basis für einen produktiven Tag eingehalten werden. Für entspanntes Arbeiten und gute Arbeitsergebnisse sorgt eine Tagesstruktur, die am eigenen Biorhythmus ausgerichtet ist. Denn die „Lerche“ schafft in den Morgenstunden gerne eine Menge Arbeit weg, während „Eulen“ in den Abendstunden produktiver sind. Spätestens um 20 Uhr sollte der Arbeitstag jedoch enden, denn bei den meisten führt abendliches Arbeiten zu schlechtem Schlaf. Dies wirkt sich negativ auf die Produktivität am nächsten Tag aus.
Tipp: Seien Sie gütig zu sich selbst. Wenn ein Tag nicht so verläuft wie geplant, haken Sie ihn ab und planen Sie neu. Belohnen Sie sich für das, was Sie in Ihrer Arbeitszeit geschafft haben – zum Beispiel durch angenehme Gartenarbeit oder durch ein Telefonat mit einer Freundin. Im Homeoffice sind Sie auch für die tägliche Wertschätzung selbst verantwortlich.
Realistische Tagesplanung
Viele überschätzen ihre Ressourcen an Zeit, Energie und Motivation und nehmen sich zu viel vor. So bleibt am Ende des Tages das unbefriedigende Gefühl, nicht das geschafft zu haben, was man eigentlich schaffen wollte. Je mehr man den Arbeitsalltag zu Hause selbst gestalten kann, desto mehr ist man selbst für Planung, Organisation und Umsetzung der Arbeitsaufgaben zuständig. Die zeitliche Einteilung des Arbeitstages stellt im Homeoffice – besonders an terminfreien Tagen – eine große Herausforderung dar. Wann soll mit welcher Arbeitsaufgabe begonnen werden? Und wie lange wird die Bearbeitung dauern? Dafür sind Zeitmanagement-Methoden wie zum Beispiel die ABC-Analyse oder das Eisenhower-Prinzip hilfreich. Unterstützung bieten zudem Tools wie To-do-Listen oder Kanban-Tafeln, die es auch als Apps gibt. Realistisch werden To-do-Listen mit einem einfachen Trick:
- Erstellen Sie eine Liste mit den dringendsten und wichtigsten Aufgaben.
- Halbieren Sie diese Liste anschließend und strukturieren Sie, was übrig ist.
- Welche Verabredungen für Telefonate oder Videokonferenz gibt es?
- Formulieren Sie jede Aufgabe konkret und definieren Sie dazu Anfangs- und Endzeit.
- Prüfen Sie, ob genug Pufferzeiten über den Tag vorhanden sind, damit geplante Tätigkeiten auf einen anderen Zeitpunkt verschoben werden können, wenn etwas Unvorhergesehenes dazwischenkommt.
Mit dieser Vorgehensweise können auch Vorgesetzte To-do-Listen für ihre Mitarbeitenden erstellen.
Tipp: Wenn es Ihnen schwerfällt, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, beginnen Sie den Tag mit einfachen Tätigkeiten, die schnelle Erfolge versprechen. Wenn Sie dann im Arbeitsmodus sind, nehmen Sie die lästige Aufgabe in Angriff. Jetzt sind Sie bereit für „harte Brocken“ und die Arbeit wird Ihnen leichter fallen.
Achtung: Ablenkung
Jedem fällt es schwer, ungeliebte Aufgaben anzugehen. Kurze Wege zum Kühlschrank? Ein sonniger Balkon? Zu Hause gibt es attraktive Ablenkungen und private Aufgaben, die mit den beruflichen konkurrieren. So kann man den Tag beispielsweise mit beruflichen Mails oder mit Wäscheaufhängen beginnen oder immer wieder Arbeitsphasen für häusliche Tätigkeiten unterbrechen. Die Aufschieberitis – wissenschaftlich als Prokrastination bezeichnet – findet zu Hause viel „Futter“. Plötzlich bügelt man sogar lieber, als eine berufliche Herausforderung anzugehen. Mit einem guten Selbstmanagement lassen sich diese Herausforderungen in den Griff bekommen.
Tipp zum Selbstmanagement im Homeoffice: Arbeitszeit ist Arbeitszeit. Schalten Sie Ihr Smartphone aus. Ihre Zeit im Homeoffice ist ohne WhatsApp, Instagram und Facebook garantiert produktiver als mit.
Auch für sich allein: An regelmäßige Pausen denken
Eine Kaffeepause unter Kollegen oder ein kurzes Gespräch auf dem Flur mit Mitarbeitenden aus einer anderen Abteilung gehören zum Arbeitsalltag. Im Homeoffice müssen solche sozialen Kontakte selbst aktiv organisiert werden. Über Mittag bietet es sich beispielsweise an, mit Freunden zu telefonieren oder sich zu einer gemeinsamen Mittagspause zu verabreden.
Spätestens alle eineinhalb bis zwei Stunden sollte eine Pause von 10 bis 15 Minuten gemacht werden. Dann heißt es aufstehen, in die Küche gehen, einen Kaffee kochen, Wäsche aufhängen, Blumen gießen – alles ist recht, solange Abstand zur Homeoffice-Arbeit besteht und wenigstens ein bisschen Bewegung damit verbunden ist. Allein vergisst man Pausen gerne einmal. Hier können ein Wecker oder eine Erinnerungs-App helfen.
Tipp: Planen Sie in Ihre Tagesstruktur feste Pausen- und Familien- beziehungsweise Freundeszeiten und den Beginn Ihres Feierabends ein.
Feierabend machen
Um mit einem guten Gefühl in den Feierabend zu starten, sollte man seinen Arbeitstag bewusst abschließen. Dazu empfiehlt sich folgendes Ritual:
- Werten Sie den Tag aus: Was haben Sie nicht geschafft? Warum nicht? Haben Aufgaben länger gedauert als erwartet? Was haben Sie geschafft? Klopfen Sie sich dafür auf die Schulter.
- Schreiben Sie die drei Aufgaben auf, die am nächsten Tag am dringendsten erledigt werden müssen.
- Räumen Sie Tassen und Gläser weg, sortieren Sie Ihre Unterlagen, entsorgen Sie alte Notizen.
- Verabschieden Sie sich per E‑Mail oder durch eine kurze Video-Schalte bei Ihren Kollegen und Kolleginnen.
- Packen Sie Ihre Arbeitsutensilien zusammen und entfernen sie aus Ihrem Blickfeld oder schließen Sie die Tür zu Ihrem Homeoffice.
- Ersetzen Sie den fehlenden Heimweg mit einem Spaziergang, um Abstand zwischen die Arbeit und Ihr Privatleben zu bringen.
Basis für einen produktiven Arbeitstag daheim
Auch das gehört zum Selbstmanagement im Homeoffice:
- Wenn Sie konzentriert arbeiten wollen, brauchen Sie einen eigenen Raum.
- Richten Sie Ihr Homeoffice so ein, dass Sie sich wohl fühlen und sich gerne dort aufhalten.
- Besorgen Sie sich eine ergonomische Ausstattung, damit Sie unter anderem gut sitzen und blendfrei arbeiten können.
- Wechseln Sie zwischen Arbeits- und Freizeitkleidung. Das hilft Ihnen beim Grenzen setzen.
Selbstmanagement
Selbstmanagement kann in Eigeninitiative, in Weiterbildungsangeboten oder angeleitet von einer Führungskraft erlernt werden. Es bedeutet vor allem:
- sich eigenverantwortlich zu organisieren,
- sich selbst gut zu strukturieren,
- mit Stress umgehen zu können,
- sich selbst zu motivieren,
- Emotionen regulieren zu können,
- Verantwortung für die eigene Wahl zu übernehmen sowie
- sich persönliche und berufliche Ziele zu setzen und darauf hinzuarbeiten.
Weitere Informationen zum Selbstmanagement im Homeoffice
- Leitfaden „Sicher und gesund im Homeoffice arbeiten“ der Unfallkasse Baden-Württemberg (UKBW)
- Veröffentlichung „Neue Kompetenzen im Homeoffice“ der Randstad Stiftung
- Internetbeitrag „Selbstorganisation im Homeoffice – so arbeiten Sie produktiver und gewinnen Zeit“ auf der Seite Lern- und Berufswelt beim Bildungswerk der Niedersächsischen Wirtschaft gGmbH
Autorin:
Bettina Brucker
Freie Autorin und Journalistin
