Aufbewahrungsfrist für Unterweisungsnachweise

Da die Unter­weisun­gen regelmäßig (§12 Abs. 1 Arb­SchG), min­destens jedoch jährlich (§4 Abs. 1 DGUV-Vorschrift 1) durchzuführen sind, reicht es the­o­retisch aus, die Nach­weise bis zur jew­eils näch­sten erfol­gten Unter­weisung aufzubewahren.

Analog Gefahrstoffverordnung

Die einzige Schrift im Regel­w­erk, die sich mit der Auf­be­wahrungs­frist von Unter­weisungsnach­weisen befasst, ist die DGUV-Infor­ma­tion 211–005 (früher BGI 527). Hier wird unter Kapi­tel 10 mit Ver­weis auf die Gefahrstof­fverord­nung emp­fohlen, auch die anderen Unter­weisungsnach­weise zwei Jahre aufzubewahren.

Unterweisungsnachweis als Nachweisdokument

Da der Unter­weisungsnach­weis nur als Nach­weis­doku­ment Bedeu­tung hat und im Ern­st­fall dem Arbeit­ge­ber oder son­st zur Unter­weisung Verpflichteten die entsprechende Exkul­pa­tion (Ent­las­tung) vom Vor­wurf, die Unter­weisungspflicht­en ver­nach­läs­sigt zu haben, ver­schaf­fen soll und bei geboten­er Qual­ität auch kann, sollte man sog­ar noch einen Schritt weit­erge­hen und die Anlehnung an die geset­zliche Ver­jährung aus dem Zivil­recht in Betra­cht ziehen. Hier­durch kann näm­lich dann auch eine nach­haltige und ordentliche Organ­i­sa­tion der Unter­weisung nachgewiesen wer­den. Auch lassen sich hier­mit die Höch­st­frist der ord­nungswidrigskeit­srechtlichen Ver­jährung (§31 Abs. 2 OWiG), die für Bußgelder nach §25 Arb­SchG gilt, einfangen.

Sozial- und strafrechtliche Verjährung

Die sozial­rechtliche Ver­jährung aus dem SGB I, die auch für Ansprüche aus dem SGB VII gel­ten dürfte, beträgt vier Jahre. In diesem Zeitraum kön­nte mit Forderun­gen der BG gerech­net wer­den. Will man gar die strafrechtliche Ver­fol­gungsver­jährung (§78 StGB) ein­beziehen, dann müssten die Unter­la­gen in Anse­hung der in Rede ste­hen­den §§222 und 229 StGB fünf Jahre auf­be­wahrt werden.

Eigene Festlegung ist erforderlich

Let­ztlich muss, da es keine Vorschriften gibt und alle Aus­sagen bis auf die aus der Gefahrstof­fverord­nung nur Empfehlungscharak­ter haben, selb­st entsch­ieden wer­den, wie lange die Nach­weise auf­be­wahrt wer­den, wobei die oben erwäh­n­ten Hin­weise in Betra­cht genom­men wer­den sollten:

• 1 Jahr: min­destens bis zur näch­sten Unterweisung
• 2 Jahre: sin­nvoll und in Anlehnung an die Gefahrstoffverordnung
• 3 Jahre: empfehlenswert und in Anse­hung der üblichen zivilrechtlichen
  Ver­jährung und als Nach­weis ein­er nach­halti­gen Organ­i­sa­tion sowie OWiG-Verjährung
• 4 Jahre: löblich und zur Abwehr sozial­rechtlich­er Forderungen
• 5 Jahre: vorsorglich

Län­gere Fris­ten sind juris­tisch natür­lich auch begründ­bar, wenn man an die Ver­jährungs­frist delik­t­srechtlich­er Forderun­gen denkt. Allerd­ings kann man in Frage stellen, ob Unter­weisungsnach­weise geeignete Doku­mente darstellen, solche Forderun­gen abzuwehren – das heißt, einen Exkul­pa­tions-/Ent­las­tungs­be­weis zu führen. Let­ztlich läuft es auf die fol­gende, Empfehlung mit Begrün­dung hinaus.

Empfehlung

Grund­sät­zlich kann man zu 3 Jahren tendieren, da sich sozial­rechtliche und delik­t­srechtliche Forderun­gen sowie strafrechtliche Ver­fahren meist bere­its früher abze­ich­nen wer­den und die mit diesen im Zusam­men­hang ste­hen­den Unter­la­gen dann im Einzelfall präven­tiv länger aufge­hoben wer­den können.

Anson­sten ist man mit 3 Jahren, die mit Ablauf des 31. Dezem­bers des Jahres begin­nen, in dem die Unter­weisung stattge­fun­den hat, auf ein­er hin­re­ichend sicheren Seite. Eine generelle Fes­tle­gung im Unternehmen im Rah­men des inte­gri­erten Man­age­mentsys­tems wäre sicher­lich geboten.

Foto: © privat

Autor: Dipl.-Wirtsch.-Ing. (FH)

Markus Klar LL.M.

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