Da die Unterweisungen regelmäßig (§12 Abs. 1 ArbSchG), mindestens jedoch jährlich (§4 Abs. 1 DGUV-Vorschrift 1) durchzuführen sind, reicht es theoretisch aus, die Nachweise bis zur jeweils nächsten erfolgten Unterweisung aufzubewahren.
Analog Gefahrstoffverordnung
Die einzige Schrift im Regelwerk, die sich mit der Aufbewahrungsfrist von Unterweisungsnachweisen befasst, ist die DGUV-Information 211–005 (früher BGI 527). Hier wird unter Kapitel 10 mit Verweis auf die Gefahrstoffverordnung empfohlen, auch die anderen Unterweisungsnachweise zwei Jahre aufzubewahren.
Unterweisungsnachweis als Nachweisdokument
Da der Unterweisungsnachweis nur als Nachweisdokument Bedeutung hat und im Ernstfall dem Arbeitgeber oder sonst zur Unterweisung Verpflichteten die entsprechende Exkulpation (Entlastung) vom Vorwurf, die Unterweisungspflichten vernachlässigt zu haben, verschaffen soll und bei gebotener Qualität auch kann, sollte man sogar noch einen Schritt weitergehen und die Anlehnung an die gesetzliche Verjährung aus dem Zivilrecht in Betracht ziehen. Hierdurch kann nämlich dann auch eine nachhaltige und ordentliche Organisation der Unterweisung nachgewiesen werden. Auch lassen sich hiermit die Höchstfrist der ordnungswidrigskeitsrechtlichen Verjährung (§31 Abs. 2 OWiG), die für Bußgelder nach §25 ArbSchG gilt, einfangen.
Sozial- und strafrechtliche Verjährung
Die sozialrechtliche Verjährung aus dem SGB I, die auch für Ansprüche aus dem SGB VII gelten dürfte, beträgt vier Jahre. In diesem Zeitraum könnte mit Forderungen der BG gerechnet werden. Will man gar die strafrechtliche Verfolgungsverjährung (§78 StGB) einbeziehen, dann müssten die Unterlagen in Ansehung der in Rede stehenden §§222 und 229 StGB fünf Jahre aufbewahrt werden.
Eigene Festlegung ist erforderlich
Letztlich muss, da es keine Vorschriften gibt und alle Aussagen bis auf die aus der Gefahrstoffverordnung nur Empfehlungscharakter haben, selbst entschieden werden, wie lange die Nachweise aufbewahrt werden, wobei die oben erwähnten Hinweise in Betracht genommen werden sollten:
- 1 Jahr: mindestens bis zur nächsten Unterweisung
- 2 Jahre: sinnvoll und in Anlehnung an die Gefahrstoffverordnung
- 3 Jahre: empfehlenswert und in Ansehung der üblichen zivilrechtlichen
Verjährung und als Nachweis einer nachhaltigen Organisation sowie OWiG-Verjährung - 4 Jahre: löblich und zur Abwehr sozialrechtlicher Forderungen
- 5 Jahre: vorsorglich
Längere Fristen sind juristisch natürlich auch begründbar, wenn man an die Verjährungsfrist deliktsrechtlicher Forderungen denkt. Allerdings kann man in Frage stellen, ob Unterweisungsnachweise geeignete Dokumente darstellen, solche Forderungen abzuwehren – das heißt, einen Exkulpations-/Entlastungsbeweis zu führen. Letztlich läuft es auf die folgende, Empfehlung mit Begründung hinaus.
Empfehlung
Grundsätzlich kann man zu 3 Jahren tendieren, da sich sozialrechtliche und deliktsrechtliche Forderungen sowie strafrechtliche Verfahren meist bereits früher abzeichnen werden und die mit diesen im Zusammenhang stehenden Unterlagen dann im Einzelfall präventiv länger aufgehoben werden können.
Ansonsten ist man mit 3 Jahren, die mit Ablauf des 31. Dezembers des Jahres beginnen, in dem die Unterweisung stattgefunden hat, auf einer hinreichend sicheren Seite. Eine generelle Festlegung im Unternehmen im Rahmen des integrierten Managementsystems wäre sicherlich geboten.
Autor: Dipl.-Wirtsch.-Ing. (FH)
Markus Klar LL.M.
EABCon – Ingenieurbüro Klar –
Consulting Elektrotechnik-Arbeitsschutz-
Betriebsorganisation