1 Monat GRATIS testen, danach für nur 3,90€/Monat!
Startseite » Sicherheitsnews » Arbeitsschutzorganisation »

Rechtssicherheit und digitale Unterweisungen

Tricks und Tipps
Mehr Rechtssicherheit durch digitale Unterweisungen?

3D_illustration_-_Datenstrudel
Digitalisierung um der Digitalisierung Willen? Dann besser beim Bewährten bleiben. Foto: © 3dkombinat – stock.adobe.com
Um vor­ab mal einen Irrtum aufzuk­lären: Es gibt keine dig­i­tal­en Unter­weisun­gen, es gibt nur Dig­i­tal­isierung bei Unter­weisun­gen, heißt Soft­ware­plat­tfor­men, die helfen Unter­weisun­gen, welche von Men­schen erstellt wor­den sind, an die betr­e­f­fend­en Mitar­bei­t­erin­nen und Mitar­beit­er zu verteilen und gegebe­nen­falls nachzuhalten.

Zu Unter­weisun­gen, welche rechtssich­er doku­men­tiert wer­den müssen, zählen Arbeitssicher­heit und alle damit rel­e­van­ten The­men wie Brand­schutz, Gefahrstoffe, Erste Hil­fe, Daten­schutz und andere für Ihre Branche gel­tenden geset­zlichen Vorschriften.

Und da sind wir auch schon beim ersten Punkt – Arbeitssicher­heit­sun­ter­weisun­gen sind stinke­lang­weilig und dig­i­tal noch lang­weiliger, und dann ständig diese berühmten 20%, hin­ter denen man ständig hin­ter­her sein muss, damit sie es irgend­wie mit­machen! Das ken­nt jede Sifa, jede SiGeKo und auch jed­er im Unternehmen, der Arbeitssicher­heit­sun­ter­weisun­gen durch­führt. Jed­er ken­nt die berühmten 20%, die in der let­zten Rei­he pen­nen oder auf ihrem Mobil­tele­fon spie­len oder die gar nicht erschienen sind und hin­ter denen jet­zt herge­laufen wer­den muss.

20% verur­sachen 80% der Risiken (altes Pare­to-Knowhow), weil diese Mitar­bei­t­erin­nen und Mitar­beit­er häu­fig zeigen, dass ihnen vieles völ­lig egal ist. Und es sind häu­fig nicht wenige Führungskräfte bis hin in die Geschäft­sleitung darunter.

Und wenn dann eine Sicher­heits­fachkraft (intern oder extern) nach­fragt, begin­nt die Märchen­stunde: Es war ein­mal eine Führungskraft, die hat­te sooo viel zu tun und über­haupt keine Zeit … oder die Mitar­bei­t­erin, der nie etwas passiert … oder dem Chef, der in so etwas keinen Sinn sieht und fordert, die Geset­zte müssen geän­dert wer­den – ja, dann geh doch zu Net­to oder nach Berlin!

Also mal Hand auf Herz, Chefs: Arbeitssicher­heit begin­nt beim Arbeitsweg und endet beim Arbeitsweg, bein­hal­tet Führen von Fir­men-PKWs eben­so wie den Umgang mit Gefahrstof­fen oder den Schutz vor gefährlichen oder lebens­bedro­hen­den Gefährdun­gen durch entsprechende PSA. Und mit­tler­weile auch sehr wichtig: die Arbeit im Home-Office!

Also, am ein­fach­sten erhal­ten Sie Rechtssicher­heit, indem sich alle Mitar­beit­er, Führungskräfte bis hin zur Geschäft­sleitung an den geset­zlich vorgeschriebe­nen Prozess hal­ten, heißt unter­weisen mit arbeit­splatzbe­zo­ge­nen Inhal­ten gemäß den geset­zlichen Vor­gaben. In weni­gen Fällen schreibt das Gesetz eine Präsen­zun­ter­weisung vor, in anderen Fällen empfehlen wir eine Präsen­zun­ter­weisung oder wollen Sie, dass Ihre Mitar­beit­er mit­tels VR Brille die Ret­tungswege erkun­den? Und ein ganz wichtiger Punkt ist das Gespräch mit der Führungskraft! Was nicht heißt, dass Mitar­beit­er einen Test beste­hen müssen, um unter­wiesen zu sein!

Im Regelfall wird dies bei Präsen­zun­ter­weisun­gen gle­ich mit­gemacht mit dem berühmten Satz: Gibt’s noch Fra­gen? Nein! Dann tra­gen Sie sich mal in die Liste ein und schreiben Ihren Namen und dann unter­schreiben Sie daneben. Was passiert mit dieser Liste: Sie lan­det auf einem Schreibtisch und wird irgend­wann in Excel erfasst (wenn Sie fortschrit­tlich sind) oder ein­fach nur irgend­wo abgelegt. Das steigert im Nor­mal­fall schon ein­mal Ihre Rechtssicher­heit um 80%! Und dazu brauchen Sie keine Digitalisierung!

Wenn Sie sich aber den Prozess ein­fach­er und schlanker gestal­ten wollen und auch allen inter­nen und exter­nen eige­nen Mitar­bei­t­erin­nen und Mitar­beit­ern und betrieb­s­frem­den Dien­stleis­tern und Besuch­ern die Möglichkeit geben wollen, an Arbeitssicherheits‑, Sicher­heit­sun­ter­weisun­gen teil­nehmen zu kön­nen, dann brauchen Sie Digitalisierung!

Denn, wie wir alle wis­sen sind dann die Unter­weisun­gen, wie bei einem großen Web­shop, 7 Tage die Woche, 24 Stun­den am Tag ver­füg­bar, und das heißt nicht, dass diese außer­halb der Arbeit­szeit erledigt wer­den. Nein! Vor allem hat auch der Betrieb­srat im Rah­men der Mitbes­tim­mung hier ein gewichtiges Wort mitzureden.

Wie vorgehen?

Ein paar ein­fache Tricks und Tipps, um Rechtssicher­heit und Akzep­tanz zu steigern:

  1. Leg­en Sie saubere Prozesse fest – Dig­i­tal­isierung hil­ft beste­hende funk­tion­ierende Prozesse zu vere­in­fachen, nicht diese zu repari­eren oder gar einzuführen – Shit in – Shit out!
  2. Alle Führungskräfte bis hin zur Geschäft­sleitung acht­en darauf, dass diese Prozesse auch durch sie einge­hal­ten wer­den, denn nur wenn Sie als Geschäft­sleitung Ihre Ver­ant­wor­tung für Sicher­heit wahrnehmen, dann tun dies auch Ihre Mitar­beit­er – Lead­ing by Exam­ple (Jack Welch, CEO Gen­er­al Elec­tric Copo­ra­tion bis 2002)
  3. Wenn Sie daran denken eine Plat­tform einzuführen, involvieren Sie frühzeit­ig den Betrieb­srat und einige Key Play­er aus der Mitarbeiterschaft.
  4. Unter­weisun­gen, die eine Präsen­zver­anstal­tung erfordern, müssen in Präsenz oder per Videokon­ferenz durchge­führt wer­den, aber Sie kön­nen dig­i­tal doku­men­tiert wer­den, was das Herum­schick­en von Unter­schrift­slis­ten obso­let macht.
  5. Unter­schrift­slis­ten und Unter­weisungsnach­weise müssen ein­deutig einem Mitar­beit­er oder ein­er Mitar­bei­t­erin, und zwar nur ein­er Per­son zuor­den­bar sein, heißt wenn Sie zwei Peter Maier im Unternehmen haben, dann brauchen Sie klare Ein­deutigkeit beim Nachweis.
  6. Dig­i­tale Sig­na­turen und keine hand­schriftlichen Noti­zen: Viele der Auf­sichtsper­so­n­en und auch der Rechtsabteilun­gen der Beruf­sgenossen­schaften erwarten rechtssichere Unter­schriften. Wenn Sie in die §§ 26 und 26a des BGs hinein­schauen, erwarten Sie Sig­naturkarten und andere Zer­ti­fizierungsver­fahren, die ein Unternehmen sel­ten leis­ten kann. Daher stellen Sie sich­er, dass beim Erstellen des Nach­weis­es für die Unter­weisun­gen alle Angaben mit drauf sind, vor allem die, die Ihr(e) Auf­sichts­beamte® fordert, und dass Sie das Gespräch zur Unter­weisung zwis­chen Mitar­bei­t­erIn und Führungskraft bestätigt haben.
  7. Was Sie unbe­d­ingt beacht­en müssen: Unter­weisun­gen müssen kon­form zum Arb­SchG und den Vor­gaben der BGen sein und vor allem: Alle Unter­wiese­nen müssen im Rah­men eines direk­ten Aus­tauschs mit der Führungskraft oder Sifa die Möglichkeit bekom­men, ihre Fra­gen zu Unter­weisun­gen stellen zu kön­nen, und dies muss auch doku­men­tiert sein!
  8. Nuggetlearn­ing: Unser Tipp, Unter­weisun­gen müssen kurz und knack­ig sein und in einem Zeitraum von 5 bis 15 Minuten abgeschlossen sein, dann machen auch viele mit – lieber 12 x 10 Minuten als zwei Stun­den am Stück, das fördert die intrin­sis­che Motivation.
  9. Mobiles Arbeit­en: Unter­weisun­gen müssen auf allen Geräten vernün­ftig bear­beit­bar sein. Die heißt, es erfordert eine native App mit opti­miert­er Anzeige des Inhalts und nicht eine Web App, die je nach Brows­er gut oder weniger gut les­bar ist.
  10. Arbeit­splatzbe­zo­gen: Inhalte müssen arbeit­splatzbe­zo­gen sein, somit müssen auch extern zugekaufte Inhalte, wie Stan­dar­d­un­ter­weisun­gen, anpass­bar sein.
  11. Mitar­beit­er sollen vor jed­er dig­i­tal­en Unter­weisung bestäti­gen, dass sie über ihre Rechte und Pflicht­en aufgek­lärt wur­den und dies ver­standen haben und nach jed­er Unter­weisung ein­mal bestäti­gen, dass sie diese Unter­weisung selb­st­ständig durchge­führt haben.
  12. Revi­sion­ssichere Inhalte: Unter­weisungsin­halte dür­fen nicht OTF (on-the-fly) änder­bar sein, und es muss klar doku­men­tiert wer­den, welche® Mitar­bei­t­erIn welche Unter­weisung bear­beit­et hat, was meist kri­tisch ist.
  13. Bar­ri­ere­freier Zugang: Was nutzt Ihnen ein Haufen Train­ings und Kurse, die hin­ter sich­er ver­schlosse­nen Fire­walls liegen und sich ein(e) Mitar­bei­t­erIn erst­mal über ein VPN ein­loggen muss oder ein von der IT zer­ti­fiziertes Mobil­gerät braucht, um sich einzu­loggen, dann sich noch ein­mal ein­loggen muss und und … make it easy, dann bekom­men Sie auch take it easy.
  14. Benutzer­fre­undlichkeit: Eine dig­i­tale Plat­tform muss es jedem, der über entsprechende Rechte ver­fügt, erlauben, Inhalte auch kurzfristig zu ändern und zu pri­or­isieren, damit Kol­le­gen auch nach Erstel­lung ein­er neuen Gefährdungs­beurteilung schnell unter­wiesen wer­den können.
  15. In-House: Eine dig­i­tale Lösung darf nicht dazu führen, dass alle Arbeit­en nur extern erledigt wer­den kön­nen, wie zum Beispiel das Ändern von zugekauften Inhal­ten. Das führt zu Zeitver­lust und kostet auch häu­fig eine Menge Geld.
  16. Nutzer­fre­undlichkeit: Lang­weilen Sie Ihre Mitar­beit­er nicht mit end­losen Videos und Hochglanz­train­ings, alle haben heute viel zu tun und alle wollen schnell fer­tig wer­den und sich nicht mit lästi­gen Hard­wareprob­le­men oder end­losen Down­load­zeit­en rumschlagen.
  17. Und nochmals: Bevor Sie dig­i­tal­isieren, fix­en Sie Ihre Prozesse, denn was vorher nicht richtig läuft, wird durch Dig­i­tal­isierung auch nicht richtig laufen. Jed­er muss seine Ver­ant­wor­tung ken­nen und auch bere­it sein, diese zu leben!

Autor: Dipl.-Ing. & Dipl.-Wirt.-Ing.
Achim Schaller

In sein­er beru­flichen Lauf­bahn mit dem The­ma Führung und Änderung hat er viele Erfahrun­gen als Vor­stand und Geschäfts­führer gemacht. Die Ein­bindung aller Mitar­beit­er in Arbeitssicher­heit und Com­pli­ance und eine rechtssichere Doku­men­ta­tion sind für ihn der Schlüs­sel zu weniger Unfällen und mehr Rechtssicherheit.

Kon­takt und Links: as@moraleda.de, www.moraleda.de

Newsletter

Jet­zt unseren Newslet­ter abonnieren

Gewinnspiel
Meistgelesen
Jobs
Sicherheitsbeauftragter
Titelbild Sicherheitsbeauftragter 9
Ausgabe
9.2021
ABO
Sicherheitsingenieur
Titelbild Sicherheitsingenieur 9
Ausgabe
9.2021
ABO

Industrie.de Infoservice
Vielen Dank für Ihre Bestellung!
Sie erhalten in Kürze eine Bestätigung per E-Mail.
Von Ihnen ausgesucht:
Weitere Informationen gewünscht?
Einfach neue Dokumente auswählen
und zuletzt Adresse eingeben.
Wie funktioniert der Industrie.de Infoservice?
Zur Hilfeseite »
Ihre Adresse:














Die Konradin Verlag Robert Kohlhammer GmbH erhebt, verarbeitet und nutzt die Daten, die der Nutzer bei der Registrierung zum Industrie.de Infoservice freiwillig zur Verfügung stellt, zum Zwecke der Erfüllung dieses Nutzungsverhältnisses. Der Nutzer erhält damit Zugang zu den Dokumenten des Industrie.de Infoservice.
AGB
datenschutz-online@konradin.de