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So werden Sie gehört!

Sieben Tipps für Sicher­heits­be­auf­tragte für eine erfolg­rei­che Kommu­ni­ka­tion

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Viele Unter­neh­men vertrauen noch immer auf das Prin­zip der spon­ta­nen Selbst­or­ga­ni­sa­tion, wenn es um die Kommu­ni­ka­tion zwischen den Mitar­bei­tern geht. Was in klei­nen Einhei­ten funk­tio­nie­ren kann, wird bei den komple­xe­ren Aufga­ben des Sicher­heits­be­auf­trag­ten jedoch zur Orga­ni­sa­ti­ons­auf­gabe. Wie man diese lösen kann, verra­ten die Exper­ten­tipps von Kommu­ni­ka­ti­ons­be­ra­ter Chris­toph Fasel.

 

Sicher­heits­be­auf­tragte haben eine span­nende, kommu­ni­ka­tive, abwechs­lungs­rei­che und verant­wor­tungs­volle Aufgabe. Sie kümmern sich um die Sicher­heit ihrer Kolle­gin­nen und Kolle­gen und gestal­ten den Sicher­heits­all­tag in ihrer Unter­neh­mens­ab­tei­lung mit. Wer in die Unter­neh­men hinein­schaut, erlebt aber nicht selten folgen­des Phäno­men: Die Regel, dass im Beruf vor allem Reden und nicht Schwei­gen Gold ist, hat offen­sicht­lich ihre Gren­zen – insbe­son­dere wenn es um die Kommu­ni­ka­tion der Mitar­bei­ter mit dem Sicher­heits­be­auf­trag­ten und auch unter­ein­an­der geht.

Unzu­rei­chende Kommu­ni­ka­tion hat verschie­dene Ursa­chen:

  • Eine Berufs­hier­ar­chie, die noch immer in vielen Firmen ausge­prägt ist: Weiter­hin bestehen hier­ar­chi­sche Schran­ken, die sich nur lang­sam abbauen lassen.
  • Eine unko­ope­ra­tive Führung nach dem Alleinherrscher-Prinzip: Sie dekre­tiert von oben nach unten, ohne die Mitar­bei­ter wirk­lich zu Wort kommen zu lassen. Obwohl dieser Führungs­stil unzeit­ge­mäß und inef­fi­zi­ent ist, wird er immer noch in Unter­neh­men ange­trof­fen.
  • Mangelnde Zeit: Stark beschäf­tige Mitar­bei­ter und immer weiter wach­sende Aufga­ben lassen den Kolle­gen immer weni­ger Spiel­raum, sich unter­ein­an­der so gut zu verstän­di­gen, wie es zur Erfül­lung ihrer Aufga­ben nötig wäre.
  • Die Sorge, sich zu offen­ba­ren: Gerade dort, wo kein koope­ra­ti­ves und wert­schät­zen­des Führungs­ver­hal­ten zu finden ist, halten viele Mitar­bei­ter aus Sorge vor Nach­tei­len lieber den Mund: „Dazu sage ich lieber nichts…“

Dies alles führt dazu, dass in vielen Unter­neh­men immer noch zu wenig kommu­ni­ziert wird. Diese Tatsa­che schlägt vor allem auf die Sicher­heits­be­auf­trag­ten zurück. Denn wenn nicht sach­ge­recht kommu­ni­ziert wird, werden unter Umstän­den wich­tige Infor­ma­tio­nen nicht an sie heran­ge­tra­gen. Mitar­bei­ter können sich verun­si­chert fühlen, Stim­mung und Moti­va­tion bis auf den Gefrier­punkt sinken. Die Atmo­sphäre im gesam­ten Unter­neh­men leidet.

Sieben Tipps für die Kommu­ni­ka­tion

Funk­tio­niert das Gespräch nicht, kann das gravie­rende Auswir­kun­gen für die Abtei­lung und ihre Sicher­heit haben. Was kann der Sicher­heits­be­auf­tragte tun, um das Gespräch in Gang zu brin­gen, um Kommu­ni­ka­tion möglich zu machen? Diese Tipps helfen weiter:

1. Kommu­ni­zie­ren Sie zuge­wandt und freund­lich

Ein rauer Ton mag auf dem Bau oder in einer Fabrik­halle üblich sein. Doch wenn der Sicher­heits­be­auf­tragte Menschen auf konkrete Verhal­tens­wei­sen anspricht, führt solch ein Ton selten weiter. Besser ist es, sich stets dem Gesprächs­part­ner mit freund­li­chem Gesicht und freund­li­cher Gestik zuzu­wen­den und ihm mit aufmun­tern­dem Blick und einem Lächeln zu bedeu­ten: „Ich würde jetzt gerne mit Dir ein paar Worte wech­seln.“

2. Begin­nen Sie mit Small­talk

Nichts ist unpas­sen­der als bei einem Gespräch, das viel­leicht proble­ma­ti­sche Verhal­tens­wei­sen des Gegen­übers anspricht, gleich mit der Tür ins Haus zu fallen. Die Englän­der bezeich­nen eine freund­li­che Gesprächs­ein­lei­tung als „small­talk“, das kleine Gespräch. Das kann über Wind und Wetter gehen, über den letz­ten Urlaub oder über die Bundes­li­ga­ta­belle – Haupt­sa­che, es öffnet den Raum für einen tiefer gehen­den Austausch. So fällt es viel leich­ter, die womög­lich schwie­rige Botschaft zu plat­zie­ren: „Du, Horst, ich wollte mal kurz mit Dir über den Schalt­schrank spre­chen. Ich hab’ da gestern gese­hen, wie Du und Deine Azubis.…“

Nach einer freund­li­chen Einlei­tung besteht die Chance, dass Horst dem Sicher­heits­be­auf­trag­ten wirk­lich zuhört – und sich nicht einfach abwen­det.

3. Bieten Sie Emotio­nen

Aus der Kommu­ni­ka­ti­ons­wis­sen­schaft wissen wir seit vier­zig Jahren: Ein Gespräch zwischen Menschen glückt nur dann, wenn es zwei Bestand­teile hat – einen sach­li­chen und einen emotio­na­len. Doch wie soll­ten diese verteilt sein? In den sieb­zi­ger Jahren fand man dazu die soge­nannte „70 zu 30 Prozent Regel“. Wer nun glaubt, dass sich die 70 Prozent auf die Fakten bezie­hen, liegt falsch: Es sind 70 Prozent emotio­nale Anteile und nur 30 Prozent Fakten, die darüber entschei­den, ob ein Gespräch für beide Seiten erfolg­reich verläuft. Deshalb der Rat: Zeigen Sie Gefühle beim Spre­chen!

Verschan­zen Sie sich nicht hinter Sach­po­si­tio­nen, wenn Sie Ermah­nun­gen ertei­len. Also bitte nicht: „Kollege, Sie wissen genau: Nach Para­graph 11 Absatz 3 der Unfall­ver­hü­tungs­vor­schrif­ten ist im Betrieb das…“ Sondern besser: „Lieber Fritz: Ich möchte nicht, dass Deine Frau und Deine Kinder Dich morgen im Kran­ken­haus besu­chen müssen. Deshalb…“

4. Reden Sie verständ­lich

Gerade heut­zu­tage müssen Mitar­bei­ter mehr wissen als nur das, was sie zur unmit­tel­ba­ren Erle­di­gung ihrer Aufgabe brau­chen. Weiter­ge­hende Infor­ma­tio­nen über Stra­te­gien ihrer Firma in Sicher­heits­fra­gen und bei Weiter­ent­wick­lun­gen soll­ten kein Geheim­nis blei­ben. Das muss in einer Spra­che gesche­hen, die zum Beispiel auch Kolle­gen aus dem Ausland nach­voll­zie­hen können: Klare Inhalte, geläu­fige Wörter und kurze Sätze helfen dem Sicher­heits­be­auf­trag­ten, verstan­den zu werden.

5. Wieder­ho­len Sie Ihre Botschaft

Die Kommu­ni­ka­ti­ons­for­schung kennt ebenso diesen Grund­satz: Bitte vermittle in einem Gespräch nicht gleich drei Botschaf­ten auf einmal, sondern nur eine Botschaft – die aber gleich drei Mal. Wer als Sicher­heits­be­auf­trag­ter möchte, dass seine Botschaft verstan­den und ange­nom­men wird, sollte das Gesetz eines berühm­ten ameri­ka­ni­schen Massen­pre­di­gers beher­zi­gen. Das Geheim­nis seiner Wirkung im Publi­kum erklärte er folgen­der­ma­ßen: „Erst stelle ich mich vor die Leute und sage ihnen, was ich ihnen sagen werde. Dann sage ich ihnen, was ich ihnen sagen will. Und schließ­lich sage ich ihnen, was ich ihnen gesagt habe!“

Und noch ein Tipp: Sicher­heits­be­auf­tragte soll­ten schnell sein. Infor­ma­tio­nen zur Sicher­heit müssen umge­hend erfol­gen, bevor es zu (weite­ren) Verlet­zun­gen kommt.

6. Blei­ben Sie glaub­wür­dig

Sicher­heits­be­auf­tragte leben von ihrer Glaub­wür­dig­keit. Das heißt, sie werden nur so lange ihre Kolle­gin­nen und Kolle­gen im Betrieb mit ihren Ratschlä­gen errei­chen, wie ihre Ratschläge plau­si­bel, nach­voll­zieh­bar und ehrlich klin­gen. Deshalb gilt: Nicht über­trei­ben, keine schreck­li­chen Drohun­gen ausspre­chen, keine unrea­lis­ti­schen Beispiele etwa für Unfall­fol­gen ausspre­chen – sondern bei den Tatsa­chen blei­ben.

7. Sorgen Sie für zwei Gewin­ner

Verfol­gen Sie eine Gesprächs­stra­te­gie, die nicht einen Unter­le­ge­nen und einen Gewin­ner zurück­lässt. Das Beschwer­de­ge­spräch soll im Ideal­fall so ausge­hen, dass beide Gesprächs­part­ner Gewin­ner sind. Das heißt:

  • Die Gesprächs­part­ner begeg­nen sich mit Respekt
  • Sie inter­es­sie­ren sich für die Sicht­weise des ande­ren
  • Sie akzep­tie­ren ein Anders­den­ken
  • Sie hören aktiv zu und lassen den ande­ren ausre­den

Auf diese Weise bekommt der Ange­spro­chene den Eindruck, dass er aktiv an der Lösung des ange­spro­che­nen Problems betei­ligt wird. Bei der Gewinner-Gewinner-Strategie entsteht kein Ungleich­ge­wicht zwischen den Gesprächs­part­nern, wie es bei der „Sieger-Verlierer-Strategie“ der Fall ist: Bei dieser veral­te­ten Macht­stra­te­gie denkt sich der Sieger:„Ha, dem habe ich es mal so rich­tig gezeigt“, während der Verlie­rer gekränkt vom Platz zieht und womög­lich auf Rache sinnt.

Fazit: Klar­heit zählt!

Gesprä­che über die Sicher­heit können häufig kriti­sche Situa­tio­nen enthal­ten. Diese zu entschär­fen bedeu­tet nicht, dass der Sach­ver­halt immer zur Zufrie­den­heit beider Gesprächs­part­ner gere­gelt wird. Entschei­dend ist statt­des­sen, dass Gren­zen zwischen den Menschen nicht verletzt und Lösun­gen gemein­sam erar­bei­tet werden.


Praxis-Tipps

Bei der gemein­sa­men Suche nach Lösun­gen soll­ten Sicher­heits­be­auf­tragte in der Gesprächs­füh­rung daran denken

  • Menschen und Probleme getrennt vonein­an­der zu sehen und zu behan­deln
  • sich nicht auf Posi­tio­nen, sondern auf Inter­es­sen zu konzen­trie­ren
  • nach Möglich­kei­ten für beider­sei­ti­gen Nutzen zu suchen
  • das Ergeb­nis auf objek­ti­ven Regeln aufzu­bauen
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