Die Dokumentationspflicht im Arbeitsschutz. Gefährdungsbeurteilung erstellen -
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Gefährdungsbeurteilung erstellen

Die Doku­men­ta­ti­ons­pflicht im Arbeits­schutz

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Arbeits­schutz soll die Sicher­heit und Gesund­heit der Arbeit­neh­mer gewähr­leis­ten. Dabei spie­len die Gefähr­dungs­be­ur­tei­lung und insbe­son­dere auch deren Doku­men­ta­tion eine erheb­li­che Rolle. Dies hat der Gesetz­ge­ber durch seine Novel­lie­rung des Arbeits­schutz­ge­set­zes im Herbst vergan­ge­nen Jahres noch­mals hervor­ge­ho­ben. So hat er neben ande­ren Ände­run­gen auch die Ausnahme zur Doku­men­ta­ti­ons­pflicht von Klein­be­trie­ben („Klein­be­triebs­klau­sel“) bei der Gefähr­dungs­be­ur­tei­lung gestri­chen.
Welche gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen an eine ordnungs­ge­mäße Doku­men­ta­tion zu stel­len sind und welche Konse­quen­zen für die Verant­wort­li­chen bei Fehlern drohen, beleuch­tet der folgende Beitrag.

Welche Nach­teile eintre­ten, wenn der Arbeits­schutz dem Profit weicht, hat zuletzt der tödli­che Arbeits­un­fall eines 19jährigen Auszu­bil­den­den bei einer Glas­firma in Dersum gezeigt. Der Unfall ereig­nete sich, weil die Geschäfts­lei­tung Sicher­heits­vor­rich­tun­gen an einer Maschine abbauen ließ, damit diese weni­ger Ausschuss produ­zierte. Dadurch konnte das Unter­neh­men Kosten einspa­ren.
Das Land­ge­richt Osna­brück (Az. 10 KLs 16/13) verur­teilte im Septem­ber 2013 die Geschäfts­füh­rer sowie den Produk­ti­ons­lei­ter wegen fahr­läs­si­ger Tötung zu Haft­stra­fen auf Bewäh­rung und verhängte Geld­auf­la­gen in Höhe von 100.000,- Euro. Seit Februar dieses Jahres ist das Urteil rechts­kräf­tig.
Doch ist die Sache für die Verant­wort­li­chen immer noch nicht ausge­stan­den. Pres­se­be­rich­ten zufolge fordern nun die Eltern hohe fünf­stel­lige Schadensersatz‐ und Schmer­zens­geld­sum­men von den Verant­wort­li­chen. Darüber hinaus dürfte der Image­scha­den und Repu­ta­ti­ons­ver­lust des Unter­neh­mens beträcht­lich sein.
Natür­lich wäre dieser Unfall allein durch eine schrift­li­che Gefähr­dungs­be­ur­tei­lung nicht zu verhin­dern gewe­sen. Dennoch ist die Wirkung einer sach­ge­rech­ten Doku­men­ta­tion nicht zu unter­schät­zen. Arbeits­schutz ist Bestand­teil des betrieb­li­chen Risi­ko­ma­nage­ments (Compli­ance). Die Doku­men­ta­tion dient neben der Trans­pa­renz und Kontrolle der Arbeits­schutz­si­tua­tion im Betrieb vor allem auch der Nach­voll­zieh­bar­keit der getrof­fe­nen Maßnah­men. Sind die einge­lei­te­ten Maßnah­men des Arbeits­schut­zes sach­ge­recht, fördert dies gleich­zei­tig die Entlas­tung der verant­wort­li­chen Perso­nen gegen­über Arbeits­schutz­be­hörde, Unfall­ver­si­che­rungs­trä­ger und auch der Staats­an­walt­schaft, wenn diese Ermitt­lun­gen nach einem Arbeits­un­fall aufnimmt.

Anfor­de­run­gen an eine ordnungs­ge­mäße Doku­men­ta­tion

Vorschrif­ten zur Doku­men­ta­tion von Arbeits­schutz­maß­nah­men finden sich in den diver­sen Verord­nun­gen zum Arbeits­schutz – beispiel­haft seien hier die Arbeits­stät­ten­ver­ord­nung, die Verord­nung zur arbeits­me­di­zi­ni­schen Vorsorge oder die Betriebssicherheits‐Verordnung genannt. Zentrale Norm ist hinge­gen der Para­graf sechs (§ 6) des Arbeits­schutz­ge­set­zes.
Gemes­sen an der Bedeu­tung sind die gesetz­li­chen Vorga­ben an eine Doku­men­ta­tion der Gefähr­dungs­be­ur­tei­lung jedoch eher dürf­tig. Die Vorschrift verlangt ledig­lich, dass der Arbeit­ge­ber über die erfor­der­li­chen Unter­la­gen verfü­gen muss, aus denen das Ergeb­nis der Gefähr­dungs­be­ur­tei­lung, die von ihm fest­ge­leg­ten Maßnah­men des Arbeits­schut­zes und das Ergeb­nis ihrer Über­prü­fung ersicht­lich sind. Bei gleich­ar­ti­gen Gefähr­dungs­la­gen können Unter­la­gen zusam­men­ge­fasst werden. Darüber hinaus gibt das Gesetz die Pflicht auf, Arbeits­un­fälle mit tödli­chem Ausgang und solche, die zu einer Arbeits­un­fä­hig­keit von mehr als drei Tagen führen, zu doku­men­tie­ren.
Das Gesetz schreibt die Doku­men­ta­ti­ons­pflicht in erster Linie dem Arbeit­ge­ber zu. Aller­dings kann er diese Aufga­ben auf geeig­nete und zuver­läs­sige Perso­nen dele­gie­ren. Dies können insbe­son­dere die Fach­kraft für Arbeits­si­cher­heit oder der Sicher­heits­be­auf­tragte sein. Eine Dele­ga­tion ist unter bestimm­ten Voraus­set­zun­gen eben­falls auf nach­ge­ord­nete Führungs­kräfte möglich, etwa den Betriebs‐ oder Bereichs­lei­ter sowie den Schicht‐ oder Maschi­nen­füh­rer. Aller­dings ist der Arbeit­ge­ber mit der Dele­ga­tion noch nicht aus der Haftung. Überwachungs‐ und Kontroll­pflich­ten blei­ben bestehen.

Eigen­in­itia­tive ist gefragt

Mehr Vorga­ben macht der Gesetz­ge­ber nicht, weder zur Form, zum Inhalt noch zur Dauer der Aufbe­wah­rung. Das bedeu­tet im Umkehr­schluss, dass der Verant­wort­li­che hier einen großen Spiel­raum hat. Das kann aber auch nach­tei­lig sein, weil er sich selbst Gedan­ken machen muss, wie er poten­zi­elle Gefähr­dun­gen in seinem Betrieb sach­ge­recht erfasst und doku­men­tiert.
Dazu zählt als erstes die Frage der Gestal­tung und Aufbe­wah­rung. Da keine Schrift­form verlangt wird, ist die elek­tro­ni­sche Spei­che­rung ausrei­chend, z. B. auf PC oder einem Spei­cher­me­dium. Das erleich­tert nicht nur die Aufbe­wah­rung sondern auch spätere Aktua­li­sie­run­gen. Natür­lich empfiehlt sich auch das Erstel­len einer Siche­rungs­ko­pie.
Als nächs­tes stellt sich die Frage nach der äuße­ren Gestal­tung. Arbeits­schutz­be­hör­den und Berufs­ge­nos­sen­schaf­ten stel­len entspre­chende Muster und Vorla­gen für die Doku­men­ta­tion je nach Bran­che zur Verfü­gung. Es spricht auch nichts dage­gen, auf diese zurück­zu­grei­fen. Das Rad muss an dieser Stelle nicht neu erfun­den werden.
Die Doku­men­ta­tion muss zumin­dest für einen Fach­kun­di­gen schlüs­sig und nach­voll­zieh­bar formu­liert sein. Stich­punkte können reichen. Der Arbeit­ge­ber sollte im eige­nen Inter­esse zunächst prüfen, ob Unter­la­gen und Doku­mente vorhan­den sind, die bereits das Ergeb­nis von Gefähr­dungs­be­ur­tei­lun­gen darstel­len. Als Beispiele kommen unter ande­rem Betriebs­an­wei­sun­gen, Analy­sen, Stel­len­be­schrei­bun­gen oder Arbeits­frei­ga­be­scheine in Betracht. Diese Unter­la­gen können als Grund­lage verwen­det werden und müssen unter Umstän­den nur um konkret getrof­fene Maßnah­men und deren Kontrolle ergänzt werden.
Der Arbeit­ge­ber muss ledig­lich das Ergeb­nis der Gefähr­dungs­be­ur­tei­lung fest­hal­ten. Recht­fer­ti­gungs­sze­na­rien oder inves­ti­ga­tive Ausfor­schun­gen, warum er zu diesem und keinem ande­ren Ergeb­nis kam, sind fehl am Platze. Dies bedeu­tet im Umkehr­schluss natür­lich nicht, dass der Arbeit­ge­ber belie­big „Phantasie‐Ergebnisse“ nieder­schrei­ben darf, die mit dem Verlauf der Gefähr­dungs­be­ur­tei­lung nichts mehr zu tun haben.
Das Arbeits­schutz­ge­setz schreibt weiter vor, dass die fest­ge­leg­ten Maßnah­men des Arbeits­schut­zes ersicht­lich sein müssen. Daher reicht es aus, nur dieje­ni­gen Maßnah­men zu doku­men­tie­ren, die tatsäch­lich posi­tiv fest­ge­legt worden sind und eben nicht jene, die – aus welchen Grün­den auch immer – nicht getrof­fen worden sind. Zur Beweis­si­che­rung empfiehlt es sich aber, in bedeut­sa­men Fällen auch die tech­nisch mach­ba­ren, aber aus bestimm­ten Grün­den nicht gewähl­ten Maßnah­men fest­zu­hal­ten.
Auch die Fest­le­gung der notwen­di­gen Über­prü­fungs­in­ter­valle berei­tet mitun­ter Schwie­rig­kei­ten. Das Gesetz trifft eben­falls zu dieser Thema­tik keine Aussa­gen. Aktua­li­sie­rungs­pflich­ten würden sich auch nicht allge­mein­gül­tig durch Gesetz fest­le­gen lassen. Dafür sind die Situa­tio­nen in den Betrie­ben zu unter­schied­lich. Die Verant­wort­li­chen müssen daher auf ihre bran­chen­spe­zi­fi­schen Erfah­run­gen zurück­grei­fen. Als Faust­re­gel kann gelten, dass eine Über­prü­fung immer dann zu erfol­gen hat, wenn sich die Arbeits­be­din­gun­gen so wesent­lich verän­dern, dass sich die Gefähr­dungs­si­tua­tion am Arbeits­platz verschärft, z.B. weil eine neue Maschine einge­setzt wird oder sich das Arbeits­ver­fah­ren ändert. Eindeu­tig rechts­wid­rig wäre jeden­falls die einma­lige Gefähr­dungs­be­ur­tei­lung und Doku­men­ta­tion in einem Produk­ti­ons­be­trieb, die dann trotz laufen­der Produkt­an­pas­sun­gen an den Markt und ebenso häufi­gen Ände­run­gen der Herstel­lungs­ver­fah­ren für Jahr­zehnte im Akten­schrank des Meis­ters abge­legt werden.
Notwen­dige Basis­da­ten einer Doku­men­ta­tion:
  • 1. Fest­stel­lung der Gefähr­dung (Risi­ko­be­schrei­bung, Risi­ko­be­wer­tung)
  • 2. Getrof­fene Schutz­maß­nah­men
  • 3. Ergeb­nis der Über­prü­fung
  • 4. Verantwortlicher/Datum
  • 5. Nächs­ter Kontroll­ter­min

Das Prin­zip ‚Worst‐Case‐Szenario’

Der Staat hat die grund­sätz­li­che Pflicht, das Leben und die Gesund­heit seiner Bürger zu schüt­zen – auch im Arbeits­le­ben. Die Arbeits­schutz­be­hör­den können aber allein schon aus Kapa­zi­täts­grün­den nicht jeden einzel­nen Betrieb präven­tiv aufsu­chen und über­prü­fen. Aus diesem Grund hat der Gesetz­ge­ber den Betrie­ben bestimmte Pflich­ten aufer­legt, um den betrieb­li­chen Arbeits­schutz zu gewähr­leis­ten. Hierzu zählt die Bestel­lung von betrieb­li­chen Arbeits­schutz­be­auf­trag­ten, aber auch die Pflicht, die von Arbeits­plät­zen ausge­hen­den Gefah­ren zu erfas­sen und zu doku­men­tie­ren.
Im Ideal­fall bekommt niemand außer­halb des Unter­neh­mens die Doku­men­ta­tion zu Gesicht. Denn dann ist alles rich­tig gemacht worden und Arbeits­un­fälle treten nicht auf. Im schlech­tes­ten Fall – wie nach dem tödli­chen Arbeits­un­fall bei der Glas­firma in Dersum – tauchen Behör­den und Staats­an­wälte im Unter­neh­men auf und prüfen, ob den Verant­wort­li­chen ein Schuld­vor­wurf zu machen ist. Bestehen Anhalts­punkte hier­für, ist der Staats­an­walt verpflich­tet, ein Verfah­ren wegen fahr­läs­si­ger Tötung oder Körper­ver­let­zung einzu­lei­ten.
Das Beispiel aus Dersum führt dieses Szena­rio eindrucks­voll vor Augen. Wer hinge­gen ordnungs­ge­mäß doku­men­tiert hat, kann dadurch bele­gen, dass er mögli­che Gefah­ren nicht nur erkannt hat, sondern auch versucht hat, sie zu bannen. Hier gilt die alte Redens­art: ‚wer schreibt, der bleibt’. Selbst wenn sich die Gefähr­dungs­be­ur­tei­lung hinter­her als unzu­tref­fend oder unvoll­stän­dig heraus­stel­len sollte, lässt sich durch eine Doku­men­ta­tion immer­hin nach­wei­sen, dass sich die Verant­wort­li­chen um die Sicher­heit ihrer Arbeit­neh­mer bemüht haben. Dies gibt zumin­dest Plus­punkte bei Fest­stel­lung einer straf­recht­li­chen Schuld oder des Umfangs der zivil­recht­li­chen Haftung. Unter bestimm­ten Umstän­den kann dies beispiels­weise auch darüber entschei­den, ob eine Frei­heits­trafe noch zur Bewäh­rung ausge­setzt wird oder nicht.
Bei der Doku­men­ta­tion sollte man sich also immer das Worst‐Case‐Szenario eines schwer­wie­gen­den Arbeits­un­falls vor Augen halten und daran denken, dass der Staats­an­walt in diesem Fall die Doku­men­ta­tion mit großem Inter­esse liest.

Sank­tio­nen bei unzu­rei­chen­der Doku­men­ta­tion

Den Behör­den stehen umfas­sende Einsichts­rechte in die Doku­men­ta­tio­nen zu. Das ergibt sich bereits aus dem Umstand, dass diese ja gerade für sie erstellt werden. Den betrieb­lich Verant­wort­li­chen steht kein Heraus­ga­be­ver­wei­ge­rungs­recht zu, denn die Doku­men­ta­tion ist gesetz­lich vorge­schrie­ben.
Im Fall einer Weige­rung kann die Behörde Anord­nun­gen dahin­ge­hend tref­fen, dass Doku­men­ta­tio­nen zu erstel­len bzw. heraus­zu­ge­ben sind. Verstöße gegen diese Anord­nun­gen können mit Bußgel­dern bis zu EUR 25.000 geahn­det werden. Geht mit der Weige­rung die Gefahr für Leib oder Leben eines Beschäf­tig­ten einher, droht sogar eine Frei­heits­strafe bis zu einem Jahr.

Fazit

Die Doku­men­ta­tion sollte nicht als forma­ler Vorgang oder zeit­rau­ben­des Übel betrach­tet werden. Denn sie hat für die Verant­wort­li­chen auch entschei­dende Vorteile. Sie dient nicht nur der Kontrolle und Trans­pa­renz von Arbeits­schutz­maß­nah­men im Betrieb sondern insbe­son­dere auch der recht­li­chen Absi­che­rung gegen­über der Arbeits­schutz­be­hörde und Staats­an­walt­schaft.
Der Gesetz­ge­ber macht keine Vorga­ben zur Form und zum Inhalt einer Doku­men­ta­tion. Die Spei­che­rung auf elek­tro­ni­schen Daten­trä­gern reicht daher aus. Zudem kann auf bran­chen­spe­zi­fi­sche Muster der Arbeits­schutz­be­hör­den und Berufs­ge­nos­sen­schaf­ten zurück­ge­grif­fen werden. Die Doku­men­ta­tion muss schlüs­sig und nach­voll­zieh­bar sein.
Bei der Erstel­lung ist stets zu beach­ten, dass im Ernst­fall nach einem Arbeits­un­fall die Doku­men­ta­tion zur Entlas­tung und Mini­mie­rung straf­recht­li­cher und zivil­recht­li­cher Haftung dienen kann und das auch soll. In Zwei­fels­fäl­len empfiehlt sich eine juris­ti­sche Bera­tung schon bei der Erstel­lung der Doku­men­ta­tion und nicht erst dann, wenn – wie bei den Verant­wort­li­chen des Glas­un­ter­neh­mens in Dersum – der Staats­an­walt vor der Tür steht.
Autor
Rechts­an­walt Matthias Klagge, LL.M.
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