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Compli­ance und Arbeits­schutz

Serie Teil 3
Compli­ance und Arbeits­schutz

Foto: © Sondem/ Fotolia.com
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Compli­ance ist auch bei mittel­stän­di­schen Unter­neh­men inzwi­schen zu einem bedeut­sa­men Teil der Unter­neh­mens­füh­rung gewor­den. Dabei geht es um die Schaf­fung einer nach­hal­ti­gen Betriebs­or­ga­ni­sa­tion, durch die eine Gefahr von Rechts­ver­let­zun­gen vermie­den werden soll. Wegen der beson­de­ren Bedeu­tung des Arbeits- und Gesund­heits­schut­zes muss ein sach­ge­rech­tes Compliance-Management-System im Unter­neh­men auch diesen Bereich abde­cken. Der dritte Teil der Reihe „Compli­ance und Arbeits­schutz“ beschäf­tigt sich mit der Frage der Imple­men­tie­rung eines solchen Compliance-Systems im Unter­neh­men.

RA Matthias Klagge

Ein funk­tio­nie­ren­des Compliance-System zeich­net sich – auf das Wesent­li­che zusam­men­ge­fasst – dadurch aus, dass die gelten­den Schutz­vor­schrif­ten umge­setzt werden und jeder Verant­wort­li­che weiß, was er wann und wie zu tun hat. Ein Compliance-System wird in einem Unter­neh­men letzt­lich nur dann erfolg­reich sein, wenn es nach­hal­tig im Unter­neh­men und insbe­son­dere in die betrieb­li­chen Prozess­ab­läufe imple­men­tiert wird. Hierzu sind grund­sätz­lich fünf Schritte notwen­dig
1. Schritt: Compli­ance ist Chef­sa­che!
Zunächst sollte sich die Unter­neh­mens­lei­tung eindeu­tig zur Compli­ance beken­nen und eine entspre­chende Erklä­rung zur Selbst­ver­pflich­tung („commit­ment“) abge­ben. Ohne dass die Unternehmenslei-tung selbst die Compli­ance als eines der obers­ten Unter­neh­mens­ziele aner­kennt, kann kein wirk­sa­mes Compliance-System instal­liert werden. Die Selbstverpflich-tungserklärung ist den Beschäf­tig­ten gegen­über zu kommu­ni­zie­ren. Man spricht hier auch vom „tone of the top“.
2. Schritt: Risi­ko­ana­lyse
Jedes Unter­neh­men ist anders. Es gibt kein Compliance-System von der Stange. Daher muss die Unter­neh­mungs­füh­rung die Kern­fel­der des Compliance-Programms bestim­men und konkrete Maßnah­men zur Umset­zung defi­nie­ren. Die Kern­fel­der lassen sich regel­mä­ßig in einer unternehmens- und branchenspezifi-schen Risi­ko­eva­lu­ie­rung heraus­ar­bei­ten. Im Übri­gen sind alle für das Unter­neh­men bedeu­ten­den Rege­lun­gen und Vorschrif­ten zu sammeln. Das Kern­feld Arbeits­schutz muss in jedem Betrieb im Rahmen des Compliance-Systems eine heraus­ra­gende Rolle spie­len. Die zu tref­fen­den Maßnah­men erge­ben sich aus dem Arbeits­schutz­ge­setz und damit einher­ge­hen­den Schutz­vor­schrif­ten. Die gesetz­lich vorge­schrie­bene Gefähr­dungs­be­ur­tei­lung ist dabei die zentrale Richt­schnur, nach der sich die Risi­ko­ana­lyse im Betrieb zu rich­ten hat.
3. Schritt: Orga­ni­sa­tion des Compliance-Systems
Im nächs­ten Schritt geht es um die Einrich­tung von Maßnah­men, die notwen­dig sind, um das Compliance-System im Unter­neh­men einzu­rich­ten und die evalu­ier­ten Risi­ken zu elimi­nie­ren. Hierzu ist zunächst erfor­der­lich, dass die Unter­neh­mens­füh­rung eine für die Compli­ance zustän­dige Stelle benennt. In Berei­chen außer­halb des Arbeits­schut­zes hat sich hier die Rolle des soge­nann­ten „Compliance-Beauftragten“ oder „Compliance-Officers“ etabliert. Wich­tig für diese Funk­tion sind neben der Verbun­den­heit zum Unter­neh­men eine entspre­chende Erfah­rung, Inte­gri­tät und Kommunika-tionsfähigkeit. Der Compliance-Beauftragte hat eine bera­tende Funk­tion und ist regel­mä­ßig direkt der Leitungs­ebene unter­stellt. Er hat allge­mein auf Compli­ance im Unter­neh­men hinzu­wir­ken, darf sich hier­für über­all infor­mie­ren, Hinweise und Ratschläge geben sowie Prüfun­gen durch­füh­ren. Er berich­tet peri­odisch oder anlass­be­zo­gen der Leitungs­ebene. Dort werden die gebo­te­nen Entschei­dun­gen getrof­fen. Der Compliance-Beauftragte hat selbst kein Weisungs­recht gegen­über Mitar­bei­tern. Die Funk­tion des Compliance-Beauftragten ist gesetz­lich nicht vorge­schrie­ben. Es handelt sich also um eine frei­wil­lige Insti­tu­tion der Unternehmensfüh-rung. Dennoch hat der Bundes­ge­richts­hof entschie­den, dass Compliance-Beauftragte unter bestimm­ten Voraus­set­zun­gen für die Nicht­ein­hal­tung von Vorschrif­ten und daraus resul­tie­ren­den Schä­den haft­bar gemacht werden können.
Im Bereich des Arbeits­schut­zes hinge­gen sind qua Gesetz die Betriebs­ärzte und Fach­kräfte für Arbeits­si­cher­heit zu Compliance-Beauftragten beru­fen. Denn sie sind nach den Vorschrif­ten des Arbeits­si­cher­heits­ge­set­zes vom Arbeit­ge­ber zu bestel­len und sollen ihn beim Arbeits­schutz und bei der Unfall­ver­hü­tung in allen Fragen der Arbeits­si­cher­heit einschließ­lich der menschen­ge­rech­ten Gestal­tung der Arbeit unter­stüt­zen. Damit erfül­len Sie letzt­lich die Aufga­ben im Bereich des Arbeits­schut­zes, welche die frei­wil­lig instal­lier­ten Compliance-Beauftragten in den Compliance-Kernfeldern außer­halb des Arbeits­schut­zes haben.
4. Schritt: Hinweis­ge­ber­sys­tem („Whist­leb­lowing“)
Ein weite­res wesent­li­ches Merk­mal von Compliance-Systemen ist die Einrich­tung eines Hinweisgeber-Systems. Die Unter­neh­mens­füh­rung ist darauf ange­wie­sen, von Regel­ver­stö­ßen zu erfah­ren, die im Betrieb began­gen werden. Denn nur so können diese abge­stellt werden. Daher sind inner- oder außer­be­trieb­li­che Stel­len einzu­rich­ten, z.B. ein Rechts­an­walt als Ombuds­mann, die – auch anonyme – Anzei­gen von Mitar­bei­tern von Compliance-Verstößen aufneh­men und unter­su­chen. Es muss sicher­ge­stellt sein, dass den Beschäf­tig­ten durch das „Anschwär­zen“ Drit­ter keine Nach­teile im Betrieb entste­hen. Da der Compliance-Begriff aus dem anglo­ame­ri­ka­ni­schen Rechts­raum stammt, hat sich auch hier­für eben­falls ein engli­scher Begriff etabliert, das soge-nannte „Whist­leb­lowing“ (über­setzt etwa: jeman­den verpfei­fen). Auch im Bereich des Arbeits­schut­zes ist ein solches Hinweis­ge­ber­sys­tem selbst­ver­ständ­lich von großem Nutzen. Der Gesetz­ge­ber hat im Arbeits­schutz­ge­setz sogar ein Infor­ma­ti­ons­recht des Beschäf­tig­ten gegen­über der Arbeits­schutz­be­hörde instal­liert. Der Beschäf­tigte sollte bei Verstö­ßen aber immer erst den Arbeit­ge­ber infor­mie­ren. Erst wenn dieser keine Abhilfe schafft, darf die Arbeits­schutz­be­hörde infor­miert werden. Betrieb­li­che bzw. arbeits­recht­li­che Nach­teile für den „Whist­leb­lower“ dürfen damit nicht verbun­den sein.
5. Schritt: Kommu­ni­ka­tion
Getreu dem Motto „tue Gutes und rede darüber“ ist der nächste Schritt im Unter­neh­men, einen Verhal­tens­ko­dex zu erar­bei­ten, der die grund­sätz­li­chen Verhal­tens­re­ge­lun­gen für das Unter­neh­men, deren Organe und Mitar­bei­ter enthält. Dieser Kodex wird auch als „Code of Conduct“ bezeich­net. Abhän­gig von der Inten­si­tät der Rege­lun­gen in diesem Kodex können zusätz­li­che Richt­li­nien erfor­der­lich sein, die detail­lier­ter die Pflich­ten und Sank­tio­nen bei Verstö­ßen regeln. Außer­halb des Bereichs des Arbeits­schut­zes sind dies zumeist Regelun-gen zur Vermei­dung eines Korrup­ti­ons­ver­dachts (soge­nannte „Geschen­ke­richt­li­nien“ oder das „Vier-Augen-Prinzip“). Sobald diese inner­be­trieb­li­chen Regel­werke fest­ste­hen, sind die Beschäf­tig­ten zu infor­mie­ren und auf die rich­tige Anwen­dung hin verständ­lich zu schu­len, um die Akzep­tanz der Mitar­bei­ter zu errei­chen. Ein „aber das wusste ich nicht“ oder „ich habe es doch zum Vorteil des Unter­neh­mens getan“ soll es danach nicht mehr geben. Die leiten­den Ange­stell­ten des Unter­neh­mens und alle Mitar­bei­ter mit Unter­schrifts­be­fug­nis soll­ten zudem verpflich­tet werden, die Einhal­tung des Kodex alle zwei Jahre schrift­lich zu bestä­ti­gen. Auch die Kommu­ni­ka­tion nach außen kann wich­tig sein, zum Beispiel auf der unter­neh­mens­ei­ge­nen Home­page oder gegen­über Liefe­ran­ten und Kunden. Denn ein funk­tio­nie­ren­des Compliance-System ist ein wert­er­hö­hen­der Faktor für das Unter­neh­men und kann daher auch einen Wett­be­werbs­vor­teil gegen­über Konkur­renz­un­ter­neh­men darstel­len.
Damit wären die wich­tigs­ten Schritte für die Entwick­lung und die erste Implemen-tierung getan. Was folgt, ist die stän­dige Evalu­ie­rung und Verbes­se­rung des instal-lierten Compliance-Systems sowie eine regel­mä­ßige Audi­tie­rung (Selbst­über­prü­fung der einge­lei­te­ten Schritte durch einen exter­nen Fach­be­ra­ter).
Fazit
Die Imple­men­tie­rung eines funktio-nierenden Compliance-Systems ist eine verant­wor­tungs­volle Aufgabe für die Unter­neh­mens­füh­rung. Das System funk­tio­niert nur, wenn sich die Unter­neh­mungs­füh­rung dazu bekennt und Compli­ance im Betrieb gelebt wird. Hierzu gehö­ren eine sach­ge­rechte Risi­ko­ana­lyse, die Bestel­lun­gen von Verant­wort­li­chen für die Einhal­tung von Compli­ance sowie Schu­lun­gen der verant­wort­li­chen Mitar­bei­ter. Im Bereich des Arbeits­schut­zes hat der Gesetz­ge­ber das Gerüst eines Compliance-Systems durch vorgeschrie-bene Maßnah­men, wie etwa die Durch­füh­rung von Gefähr­dungs­be­ur­tei­lun­gen und die Stel­lung von Fach­kräf­ten für Arbeits­si­cher­heit und Betriebs­ärz­ten, bereits vorge­ge­ben.
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