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Erarbeitung eines neuen Fremdfirmenmanagementsystems

Ein Instrument der Sicherheitskultur
Die Erarbeitung eines neuen Fremdfirmenmanagementsystems

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Für Unternehmen, die ihr erstes Fremd­fir­men­man­age­ment ein­führen oder ein vorhan­denes Sys­tem weit­er­en­twick­eln, ist dieser Schritt meis­tens ein­herge­hend mit einem Verän­derung­sprozess der betrieblichen Sicher­heit­skul­tur. Wie dies passieren kann, schildert der fol­gende Beitrag.

“Bei Arbeit­en an ein­er Rohrleitung ereignet sich ein uner­warteter Pro­duk­taus­tritt eines ätzen­den Gefahrstoffes. Ein betrieb­s­fremder Beschäftigter ein­er Fremd­fir­ma erlei­det hier­bei Verätzun­gen im Augen­bere­ich und muss in einem Kranken­haus medi­zinisch behan­delt wer­den.” Arbeit­ge­ber, die sich erst nach dem Ein­tritt des Arbeit­sun­falls mit den Fragestel­lun­gen der Ver­ant­wortlichkeit­en und Organ­i­sa­tion­sstruk­tur befassen, haben im Voraus nicht recht­skon­form gehan­delt. Juris­tis­che Fol­gen sind nicht auszuschließen. Deshalb ist es bess­er und eine sin­nvolle Option, ein Fremd­fir­men­man­age­mentsys­tems zu entwick­eln. Wie dies in unserem Unternehmen gemacht wurde, wird im Rah­men des Artikels dargestellt.

Rechtliche Anforderungen

Der Arbeit­ge­ber ist im Sinne des Arbeitss­chutzge­set­zes (Arb­SchG) für die Sicher­heit sein­er Beschäftigten ver­ant­wortlich. Diese Ver­ant­wor­tung besitzt er unter anderem gemäß §8 Arb­SchG auch bei der Zusam­me­nar­beit von mehreren Arbeit­ge­bern, im weit­eren Fremd­fir­men genan­nt. Hier­bei gilt es, die gegen­seit­i­gen Gefährdun­gen zu beacht­en und entsprechende Schutz­maß­nah­men einzuleit­en.

Weit­ere Anforderun­gen ergeben sich beispiel­sweise durch die Betrieb­ssicher­heitsverord­nung (Betr­SichV) und die Gefahrstof­fverord­nung (Gef­Stof­fV) beim Umgang mit Arbeitsmit­teln bzw. Gefahrstof­fen. Detail­liert­er kön­nen die Anforderun­gen durch den Arbeit­ge­ber jew­eils aus der DGUV Infor­ma­tion 211–006 „Sicher­heit und Gesund­heitss­chutz durch Koor­dinieren“ sowie der DGUV Infor­ma­tion 215–830 „Ein­satz von Fremd­fir­men im Rah­men von Werkverträ­gen“ ent­nom­men wer­den.

Bedeutung für den Arbeitgeber

Die rechtlichen Rah­menbe­din­gun­gen bedeuten für den Arbeit­ge­ber, dass die Prozesse und Struk­turen im Umgang mit Fremd­fir­men regelmäßig geprüft und bei Bedarf angepasst wer­den müssen. Insofern eine Anpas­sung erforder­lich wird, ist ein neues recht­skon­formes Fremd­fir­men­man­age­mentsys­tem zu entwick­eln und einzuführen.

In Unternehmen, die entwed­er ihr erstes Fremd­fir­men­man­age­ment ein­führen oder ein vorhan­denes Sys­tem weit­er­en­twick­eln, ist dieser Schritt meis­tens ein­herge­hend mit einem Verän­derung­sprozess der betrieblichen Sicher­heit­skul­tur. Damit das neue Fremd­fir­men­man­age­ment eine hohe Akzep­tanz find­et und nach­haltig in der Prax­is angewen­det wird, bedarf es der Ein­bindung der rel­e­van­ten betrieblichen Stake­hold­er.

Denn: Durch bessere Prozesse und Struk­turen im Arbeitss­chutz sowie einem hohen Sicher­heits­be­wusst­sein erhöht sich nach­weis­lich auch die Qual­ität der Prozesse und Dien­stleis­tun­gen sowie die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens.

Die Umset­zung der rechtlichen Anforderun­gen in die betriebliche Prax­is kann inner­halb von Unternehmen unter­schiedlich erfol­gen. Eine mögliche method­is­che Vorge­hensweise ist hier­bei die Zusam­me­nar­beit aller betrieblichen Stake­hold­er in einem Pro­jekt.

Zur Ermit­tlung der rel­e­van­ten Stake­hold­er müssen die vorhan­de­nen Prozesse und Struk­turen im Umgang mit Fremd­fir­men analysiert wer­den. Mit dem Ergeb­nis der Analyse kann anschließend das Pro­jek­t­team definiert wer­den. Beispiel­sweise kön­nen die fol­gen­den Stake­hold­er ein Inter­esse an der Entwick­lung des funk­tion­ieren­den und recht­sicheren Fremd­fir­men­man­age­ment besitzen:

  • Fachkräfte für Arbeitssicher­heit
  • Einkauf
  • Betrieb­srat
  • Betreiber/ Führungskraft
  • Beschäftigte
  • Abteilung Instand­hal­tung
  • Gebäude­m­an­age­ment
  • Werk­sicher­heit

Inner­halb eines Work­shops sollte gemein­sam die Dif­ferenz zwis­chen dem Ist-Zus­tand und den rechtlichen Anforderun­gen an ein Fremd­fir­men­man­age­ment erar­beit­et wer­den. Hier­durch erken­nen alle Akteure die Notwendigkeit zur Ein­leitung von Verän­derun­gen.

Bei der Entwick­lung von neuen Prozessen und Struk­turen ist es von wesentlich­er Bedeu­tung, dass die Argu­mente und Anforderun­gen von allen Stake­hold­ern betra­chtet und bew­ertet wer­den. Die Abteilung Einkauf besitzt beispiel­sweise ein hohes Inter­esse an dem Kauf von preiswerten Pro­duk­ten und Dien­stleis­tun­gen. Bei der Steigerung von Anforderun­gen an die Sicher­heit ergeben sich erfahrungs­gemäß jedoch steigende Preise. In einem zweit­en Beispiel hat die Pro­duk­tion­sleitung die Anforderung, dass ein Maschi­nen­still­stand auf Grund­lage eines tech­nis­chen Defek­ts kurzfristig behoben wird. Unter Umstän­den müssen jedoch beson­dere Qual­i­fizierun­gen vor­liegen, welche die täglich vor Ort befind­lichen Fremd­fir­men nicht besitzen. In ein­er solchen Gemen­ge­lage ist es beson­ders wertvoll einen Pro­jek­tleit­er oder Mod­er­a­tor zu haben, der zwis­chen den Stake­hold­ern ver­mit­teln kann und zugle­ich die Ein­hal­tung der rechtlichen Anforderun­gen immer wieder ein­fordert. Nur wenn abschließend zum Pro­jekt alle Stake­hold­er ein gemein­sames Ver­ständ­nis zu den neuen betrieblichen Rah­menbe­din­gun­gen besitzen, ist mit ein­er hohen Akzep­tanz und nach­halti­gen Umset­zung zu rech­nen.

Die Imple­men­tierung des neuen Fremd­fir­men­man­age­ments führt zur Anpas­sung von vorhan­de­nen Struk­turen und Prozessen in allen Unternehmens­bere­ichen. Hierzu zählen beispiel­sweise die Beauf­tra­gungs- und Abstim­mung­sprozesse mit Fremd­fir­men, die Aus­bil­dung und der Ein­satz von Koor­di­na­toren für Fremd­fir­men sowie das klare Beken­nt­nis zum sicher­heits­gerecht­en Arbeit­en. Im Fol­gen­den wer­den Beispiele für durchge­führte Verän­derun­gen in einem mit­tel­ständis­chen Unternehmen dargestellt.

Beauftragung von Fremdfirmen

Wird durch einen Auf­tragsver­ant­wortlichen ein Bedarf an ein­er exter­nen Dien­stleis­tung fest­gestellt, ist die Art der Dien­stleis­tung durch den Auf­tragsver­ant­wortlichen zu beschreiben. Hierzu wird ein entsprechen­der Bedarf an die Abteilung Einkauf weit­ergeleit­et. Bei der Entschei­dung für eine Fremd­fir­ma erhält diese vor Auf­tragsver­gabe die Betrieb­sor­d­nung für Fremd­fir­men zugeschickt. Hier­bei han­delt es sich um ein Doku­ment, in dem die betrieblichen sicher­heit­stech­nis­chen Anforderun­gen dargestellt sind.

Die Anerken­nung der Betrieb­sor­d­nung ist zur Über­nahme ein­er Dien­stleis­tung verpflich­t­end. Aus diesem Grunde muss der Ver­ant­wortliche der Fremd­fir­ma alle einge­planten betrieb­s­frem­den Beschäftigten anhand der Betrieb­sor­d­nung unter­weisen und einen schriftlichen Nach­weis der Unter­weisung an das beauf­tra­gende Unternehmen senden. Nach dem Ein­gang des Nach­weis­es erfol­gt die Auf­tragsver­gabe an die entsprechende Fremd­fir­ma.

Vor dem ersten Review der betrieblichen Richtlin­ie zum Fremd­fir­men­man­age­ment soll­ten die Fremd­fir­men erst nach Auf­tragsver­gabe die Nach­weise beim Unternehmen ein­re­ichen. Diese Lösung hat sich jedoch man­gels Rück­melde­mo­ti­va­tion nicht bewährt.

Zutritt zum Betriebsgelände

Neben der unter­schriebe­nen Betrieb­sor­d­nung für Fremd­fir­men müssen alle betrieb­s­frem­den Beschäftigten vor dem Betreten des Betrieb­s­gelän­des an ein­er dig­i­tal­en Sicher­heit­sun­ter­weisung teil­nehmen. Hier­bei wer­den die grundle­gen­den Ver­hal­tensweisen auf dem Betrieb­s­gelände dargestellt. Abschließend müssen Ver­ständ­nis­fra­gen beant­wortet wer­den. Soll­ten die Ver­ständ­nis­fra­gen wieder­holend nicht beant­wortet wer­den kön­nen, darf der betrieb­s­fremde Beschäftigte das Betrieb­s­gelände nicht betreten.

Im Emp­fangs­bere­ich des Unternehmens wird eben­falls bei der Anmel­dung geprüft, ob die let­zte Unter­weisung noch gültig ist oder ob ein betrieb­s­fremder Beschäftigter ein Hausver­bot besitzt. Eine Unter­weisung kann stets vor Ort nachge­holt wer­den. Bei einem Hausver­bot wird par­al­lel zum Auf­tragsver­ant­wortlichen der Leit­er Werk­sicher­heit informiert.

Dauerdienstleister

Betrieb­s­fremde Beschäftigte dür­fen sich auf dem Betrieb­s­gelände im Nor­mal­fall nur in Begleitung eines Beschäftigten bewe­gen. Eine Aus­nahme stellen betrieb­s­fremde Beschäftigte mit dem Sta­tus eines Dauer­di­en­stleis­ters dar. Bei einem Dauer­di­en­stleis­ter han­delt es sich immer um eine natür­liche Per­son. Ein pauschaler Sta­tus für eine gesamte Fremd­fir­ma ist nicht möglich. Der Entschei­dung­sprozess zur Ein­stu­fung eines betrieb­s­frem­den Beschäftigten wird final durch eine Fachkraft für Arbeitssicher­heit abgeschlossen.

Abstimmungsprozesse

Mit der Ein­führung des neuen Fremd­fir­men­man­age­ments haben sich die Abstim­mungen zwis­chen dem Unternehmen und den entsprechen­den Fremd­fir­men sowie die inter­nen Abstim­mungen verbessert. So erfol­gt durch den Auf­tragsver­ant­wortlichen bzw. den Koor­di­na­tor mit dem Ver­ant­wortlichen der Fremd­fir­ma ein Vorge­spräch. Hier­bei wer­den die Arbeitss­chritte definiert sowie mögliche gegen­seit­ige Gefährdun­gen bei der Ausübung der Tätigkeit ermit­telt. Soll­ten gegen­seit­ige Gefährdun­gen beste­hen, wird gemein­sam eine betriebliche Gefährdungs­beurteilung erstellt. Ergänzend hierzu muss bei Bedarf das Erlaub­niss­chein­ver­fahren angewen­det wer­den. Das Unternehmen behält sich weit­er­hin vor, die Gefährdungs­beurteilun­gen der Fremd­fir­ma stich­probe­nar­tig zu über­prüfen.

Koordinator für Fremdfirmen

Mit der Umset­zung der betrieblichen Richtlin­ie zum Fremd­fir­men­man­age­ment erfol­gte die Aus­bil­dung und die schriftliche Bestel­lung von mehreren Koor­di­na­toren für Fremd­fir­men. Für die Fort­bil­dung der Koor­di­na­toren wurde ein Weit­er­bil­dungsin­ter­vall von max­i­mal drei Jahren fest­gelegt. Die Überwachung wird über die jew­eilige Führungskraft mit­tels ein­er Soft­ware mit Erin­nerungs­funk­tion vorgenom­men.

Den Auf­tragsver­ant­wortlichen ist bekan­nt, dass bei gegen­seit­i­gen Gefährdun­gen grund­sät­zlich ein Koor­di­na­tor für Fremd­fir­men erforder­lich wird. Den­noch hat die betriebliche Prax­is gezeigt, dass ins­beson­dere bei uner­fahre­nen Auf­tragsver­ant­wortlichen eine Unsicher­heit bei der Entschei­dungs­find­ung zum Ein­satz von Koor­di­na­toren beste­ht. Zur Unter­stützung der Auf­tragsver­ant­wortlichen wurde deshalb eine Entschei­dung­shil­fe entwick­elt, die sich mit­tler­weile in der Anwen­dung bewährt hat (Auszug in Abb. 3).

Eskalationsprogramm

Eine Verän­derung der Sicher­heit­skul­tur geht ein­her mit der Def­i­n­i­tion von ein­deuti­gen und trans­par­enten Regeln und entsprechen­den Eskala­tion­sstufen bei deren Über­schre­itung. Dieses Eskala­tion­spro­gramm muss bei betrieblichen und betrieb­s­frem­den Beschäftigten gle­ichar­tig Anwen­dung find­en.

Grund­sät­zlich wer­den jed­er Unfall sowie jede unsichere Sit­u­a­tion mit ein­er Fachkraft für Arbeitssicher­heit nach­bere­it­et. Zur Ein­stu­fung des Schw­ere­grades eines sicher­heitswidri­gen Ver­hal­tens ste­ht den betrieblichen Stake­hold­ern eine Bew­er­tungs­grund­lage zur Ver­fü­gung. Hier­bei wer­den das Fehlver­hal­ten sowie die Auswirkung bei Unfällen bzw. poten­zielle Auswirkung bei unsicheren Sit­u­a­tio­nen bew­ertet (siehe Abbil­dung 4). Im Ergeb­nis kann für den jew­eili­gen betrieb­s­frem­den Beschäftigten bzw. für die Fremd­fir­ma eine Ver­war­nung oder eine sofor­tige Arbeit­se­in­stel­lung mit Hausver­bot ste­hen. Die finale Bew­er­tung des Vor­falls wird in einem Form­blatt doku­men­tiert und der Abteilung Einkauf mit­geteilt. Diese leit­et die weit­eren Maß­nah­men ein.

Zusammenfassung

Die Weit­er­en­twick­lung ein­er Sicher­heit­skul­tur besitzt mehrere Facetten. Hier­bei ist wesentlich, dass der Verän­derung­sprozess sich nicht nur auf die eige­nen Beschäftigten beschränkt, son­dern die gle­ichen Anforderun­gen auch an betrieb­s­fremde Beschäftigte gel­ten. Aus diesem Grunde ist die Ein­führung eines recht­skon­for­men Fremd­fir­men­man­age­ments ein wesentlich­er Bestandteil ein­er neuen Sicher­heit­skul­tur.

Damit eine Sicher­heit­skul­tur bzw. das Fremd­fir­men­man­age­ment nach­haltig erhal­ten bleibt, sind hier­bei die rel­e­van­ten betrieblichen Stake­hold­er stets einzu­binden und die entsprechen­den Anforderun­gen zu beacht­en. Bei dem betrieblichen Beispiel hat sich das neue Fremd­fir­men­man­age­ment nach rund zwei Jahren in den Prozessen und Struk­turen des Unternehmens etabliert. Neben weit­eren Maß­nah­men zur Weit­er­en­twick­lung der Sicher­heit­skul­tur hat das Fremd­fir­men­man­age­ment zur Steigerung des Sicher­heits­be­wusst­seins der Beschäftigten sowie der täglich einge­set­zten Fremd­fir­men beige­tra­gen.

Quellen:

  • Bräun­ing, Kohstett (2013): Berech­nung des inter­na­tionalen „Return on Pre­ven­tion“ für Unternehmen: Kosten und Nutzen von Investi­tio­nen in den betrieblichen Arbeits- und Gesund­heitss­chutz. DGUV Report 1/2013.
  • Beruf­sgenossen­schaft Holz und Met­all (2015): Ein­satz von Fremd­fir­men im Rah­men von Werkverträ­gen. DGUV Infor­ma­tion 215–830.
  • Beruf­sgenossen­schaft Holz und Met­all (2013): Sicher­heit und Gesund­heitss­chutz durch Koor­dinieren, DGUV Infor­ma­tion 211–006.

Download Checklisten

Die bei­den Check­lis­ten „Entschei­dung­shil­fe Rel­e­vanz Koor­di­na­tor“ (Auszug in Abb. 3) sowie „Form­blatt Bew­er­tung sicher­heitswidriges Ver­hal­ten“ (Auszug in Abb. 4) find­en Sie zum Down­load nach Reg­istrierung unter

http://hier.pro/xniE6


Foto: pri­vat

Autor: Ste­fan Ganzke

Leit­er Abteilung Health, Safe­ty &
Envi­ron­ment

Dörken Ser­vice GmbH

E‑Mail: sganzke@doerken.de

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